Registro de vehículos
1. Descripción general
Es el maestro de la flota: la ficha completa de cada unidad, propia o de tercero.
Aquí no solo se registra la placa. La ficha reúne los datos técnicos, los documentos y sus vencimientos (SOAT, inspección técnica, MTC, pólizas), el conductor y el proveedor asignados, el kilometraje, los mantenimientos y las llantas. Es la pantalla que sostiene el control de la flota entera.
También permite suspender una unidad (sacarla de operación sin borrarla), importar vehículos desde un Excel y configurar qué columnas se ven en el listado.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Ingresa una unidad nueva a la flota.
- Se contrata una unidad de tercero.
- Hay que actualizar el kilometraje o un dato técnico.
- Vence el SOAT o la inspección técnica y se renueva el documento.
- Una unidad entra a taller o sale de operación: hay que suspenderla.
- Se cambia el conductor asignado.
- Hay que cargar muchos vehículos de golpe desde un Excel.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clases de vehículo | Define la clase de la unidad y si requiere remolcador. Es obligatoria. |
| Marcas y modelos | Provee la marca y el modelo. |
| Empleados | Provee el conductor asignado (solo empleados con ese cargo). |
| Clientes / Proveedores | Provee el proveedor de las unidades de tercero. |
| Tipo de documentos | Los tipos clasificados como VEHÍCULO son los que se adjuntan aquí. |
| Paquete vehicular | Toma de aquí los vehículos y semirremolques. |
| Viajes / Manifiestos | Solo las unidades activas se pueden despachar. |
| Mantenimiento y Combustible | Se apoyan en el kilometraje y los datos de esta ficha. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Vehículos > Registro de vehículos.
- La pantalla se titula «Vehiculos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
- Sin Suspender / Activar: estas acciones requieren permiso de edición.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar una unidad: sección 4.1. Suspender: 4.4. Importar desde Excel: 4.6.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Arriba a la derecha hay tres botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Registra una unidad. |
| Importación | Carga varios vehículos desde un archivo Excel. |
| Configuración | Elige qué columnas se muestran en el listado. |
Columnas disponibles en la tabla:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | EDITAR y menú ▾ con Suspender / Activar y Eliminar. |
| ESTADO | Si la unidad está activa o suspendida. |
| CLASE | Clase del vehículo. |
| PLACA | Placa de la unidad. |
| SERIE CHASIS | Número de serie del chasis. |
| MARCA / MODELO | Marca y modelo. |
| CAPACIDAD DE CARGA | Capacidad registrada. |
| TIPO DE FLETE / COSTO FLETE | Condiciones de flete. |
| KM ACTUAL | Kilometraje registrado. |
| SEMIREMOLQUE | Remolque asociado. |
| CONDUCTOR | Conductor asignado. |
| PROVEEDOR | Proveedor, en unidades de tercero. |
| CARROCERIA | Tipo de carrocería. |
El botón «Configuración» es su mejor aliado
El listado tiene muchas columnas. Con Configuración puede dejar visibles solo las que su operación mira a diario (placa, estado, conductor, km) y ocultar el resto. Se agregan y quitan con los botones Agregar y Quitar, y se confirma con Guardar Configuración.
3.2. Modal de registro / edición
El formulario está dividido en cinco pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| BÁSICO | Los datos esenciales de la unidad. |
| COMPLEMENTARIOS | Medidas, capacidades y características técnicas. |
| DATOS 3 | Documentos, vencimientos, seguros y equipamiento GPS. |
| MANTENIMIENTOS | Mantenimientos asociados a la unidad. |
| LLANTAS | Control de llantas. |
3.2.1. Pestaña «BÁSICO»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Clase (*) | Sí | Del catálogo de clases. |
| Tipo Contratación (*) | Sí | PROPIO o TERCERO. |
| Placa (*) | Sí | Placa de rodaje. |
| Año Fabricación (*) / Año Modelo (*) | Sí | Años de la unidad. |
| Marca (*) / Modelo (*) | Sí | Del catálogo de marcas y modelos. |
| Kilómetros Actual (*) | Sí | Kilometraje al momento del registro. |
| Registro de Inscripción de Placa (TUC) | No | Documento de inscripción. |
| Registro MTC (Registro MRP) | No | Registro ante el MTC. |
| Tipo Capacidad de Carga (*) | Sí | En qué se mide la capacidad (ej. TONELADAS). |
| Capacidad de Carga (*) | Sí | El valor de la capacidad. |
| Galones (*) | Sí | Capacidad de combustible. |
| Número de Motor, Serie Chasis, Color | No | Identificación física. |
| Semiremolque | No | Remolque asociado, si corresponde. |
| Proveedor (*) | Sí | Titular de la unidad; clave en unidades de TERCERO. |
| Conductor (*) | Sí | Conductor asignado. |
3.2.2. Pestaña «COMPLEMENTARIOS»
Características técnicas: Ruedas, Cilindros, Asientos, Pasajeros, Ejes, Configuración Vehicular, Peso Seco, Peso Bruto, Carga Útil, HP Motor, Longitud, Altura, Ancho, Piñas, Combustible, Carrocería, Región, Nombre Terminal / Planta / Origen, Plan de Contingencia Aprobado y Ruta.
3.2.3. Pestaña «DATOS 3»
Es la pestaña de control documentario y de vencimientos. Agrupa:
| Grupo | Campos |
|---|---|
| Circulación | Vencimiento de Tarjeta de Circulación Tracto y Cisterna. |
| Cubicación | Empresa de Cubicación, Nro. de tarjeta, Vencimiento, Tabla de Aforo. |
| Seguridad | Tapas Manhole Soldadas, Scully y Válvulas de Fondo. |
| Seguros y revisiones | Vencimiento SOAT, Inspección Técnica (tracto y cisterna), N° DGH, Vencimiento Resolución MATPEL MTC, Vencimiento IQBF. |
| Pólizas | Nombre Empresa Aseguradora, Vencimiento Póliza Millón anual y mensual. |
| Clasificación | Tipología de unidades, Unidad dedicada. |
| GPS y equipamiento | Proveedor GPS, Modelo, Último mantenimiento, Fecha de fabricación, Página web / usuario / contraseña, y series de tablet, care drive, cámara, balones, lanzas y parches. |
Los vencimientos son el corazón del control de flota
Un SOAT o una inspección técnica vencidos significan multa e inmovilización. Registre todas las fechas de vencimiento en esta pestaña y revíselas periódicamente; no sirven de nada si quedan vacías.
Contraseñas del GPS
La ficha permite guardar el usuario y la contraseña del portal del GPS. Tenga presente que quien pueda editar vehículos podrá verlas: limite ese permiso.
3.3. Modales de acción
| Modal | Botón de confirmación |
|---|---|
| Suspender Vehiculo | Suspender Ahora! |
| Activar Vehículo | Activar Ahora! |
| Eliminar Vehiculo | Eliminar Ahora! (con casilla de confirmación) |
| Nueva Importación | Procesar Ahora! (tras elegir el archivo Excel) |
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar una unidad propia
- Verifique que existan la clase, la marca y modelo, el conductor y el proveedor. Si falta alguno, créelo primero.
- Configuración > Vehículos > Registro de vehículos → Nuevo.
- En BÁSICO, complete todos los campos con (*): Clase, Tipo Contratación PROPIO, Placa, años, Marca, Modelo, Kilómetros Actual, Tipo y Capacidad de Carga, Galones, Proveedor y Conductor.
- Agregue Número de Motor, Serie Chasis y Color si los tiene.
- Pase a COMPLEMENTARIOS y complete las características técnicas.
- Pase a DATOS 3 y registre todas las fechas de vencimiento que apliquen.
- Pulse Guardar.
- Verifique que la unidad aparece en el listado como activa.
4.2. Caso: Registrar una unidad de tercero
- Igual que el flujo anterior, pero en Tipo Contratación elija TERCERO.
- Preste especial atención al Proveedor: es el titular de la unidad y con quien se liquidará.
4.3. Caso: Actualizar el kilometraje
- EDITAR la unidad → pestaña BÁSICO → actualice Kilómetros Actual → Guardar.
- Por qué importa: los planes de mantenimiento y el control de combustible se apoyan en este número.
4.4. Caso: Suspender una unidad (entra a taller o sale de operación)
- Menú
▾de la fila → Suspender. - Confirme con Suspender Ahora!.
- Qué pasa: la unidad queda como suspendida y no se podrá despachar hasta reactivarla. Su historial se conserva íntegro.
4.5. Caso: Reactivar una unidad
- Menú
▾→ Activar → Activar Ahora!. - La unidad vuelve a estar disponible para despacho.
4.6. Caso: Importar varios vehículos desde Excel
- Pulse Importación.
- En el modal Nueva Importación, use Seleccionar Archivo excel y elija el archivo.
- Pulse Procesar Ahora!.
- Revise el resultado en el listado, unidad por unidad.
Pruebe la importación con pocas filas primero
Antes de cargar toda la flota, importe dos o tres unidades de prueba y verifique que los datos llegaron a los campos correctos. Corregir una importación masiva mal hecha es mucho más trabajo que repetirla con tres filas.
4.7. Caso: Elegir qué columnas ver en el listado
- Pulse Configuración.
- Use Agregar y Quitar para armar la lista de columnas visibles.
- Pulse Guardar Configuración.
4.8. Caso: Eliminar una unidad
- Menú
▾→ Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
Prefiera suspender antes que eliminar
Eliminar borra la ficha y su historial. Para una unidad vendida o dada de baja, suspenderla conserva la trazabilidad de todo lo que hizo mientras operó.
5. Buenas prácticas de uso
- Complete la pestaña DATOS 3 desde el primer día. Registrar la unidad sin sus vencimientos deja el control de flota a ciegas.
- Revise los vencimientos todas las semanas, con una rutina fija.
- Suspenda, no elimine, cuando una unidad salga de operación.
- Actualice el kilometraje con regularidad: sin eso, el mantenimiento preventivo no funciona.
- Cree primero los catálogos (clase, marca, modelo, conductor, proveedor); ahorra reprocesos.
- Placas siempre con el mismo formato, sin guiones unas veces sí y otras no: facilita las búsquedas.
- Limite quién puede editar vehículos: la ficha contiene datos sensibles, incluidas credenciales del GPS.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No encuentro la clase, la marca o el modelo
- Causa probable: no están cargados en sus catálogos.
- Cómo resolverlo: créelos en Vehículos > Clases y Vehículos > Marcas y modelos, y vuelva.
El conductor no aparece en la lista
- Causa probable: el empleado no está registrado con el cargo de conductor.
- Cómo resolverlo: corrija su ficha en Configuración > Empleados.
El semirremolque no aparece en su campo
- Causa probable: su clase no tiene marcada Requiere de un Remolcador.
- Cómo resolverlo: corrija la clase en Vehículos > Clases.
No puedo despachar una unidad
- Causa probable: está suspendida.
- Cómo resolverlo: revise la columna ESTADO y actívela si corresponde.
No puedo guardar el vehículo
- Causa probable: falta un campo obligatorio, y puede estar en otra pestaña que no está viendo.
- Cómo resolverlo: recorra BÁSICO buscando los campos marcados con (*) y complete los que falten.
La importación desde Excel no cargó nada o cargó mal
- Causa probable: el archivo no tiene el formato que espera el sistema, o hay columnas fuera de orden.
- Cómo resolverlo: revise el archivo, pruebe con pocas filas y, si persiste, envíe el Excel a soporte para validar el formato.
El listado tiene demasiadas columnas y no encuentro nada
- Cómo resolverlo: use el botón Configuración y deje solo las columnas que necesita.
Se venció un documento y nadie se dio cuenta
- Causa probable: las fechas de vencimiento están vacías en la pestaña DATOS 3.
- Cómo resolverlo: complételas en todas las unidades y establezca una revisión semanal.
No veo el menú «Registro de vehículos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
Eliminé un vehículo por error
- Causa: la eliminación es definitiva y se lleva la ficha.
- Cómo resolverlo: vuelva a registrarlo; el historial anterior puede no recuperarse. Contacte a soporte de inmediato.
7. Recomendaciones finales
- Esta es la pantalla más extensa de todo Configuración, y la que más rinde si se completa bien: alimenta mantenimiento, combustible, despacho y control documentario.
- Dedique tiempo al alta inicial de cada unidad. Un vehículo registrado a medias arrastra problemas durante toda su vida útil.
- Ponga la revisión de vencimientos en el calendario, no en la memoria de alguien.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.