Roles y permisos
1. Descripción general
Define qué puede ver y hacer cada perfil dentro de Bigdrive.
Un rol es un conjunto de permisos que se arma una vez y se asigna a muchas personas: COUNTER, SUPERVISOR DE OPERACIONES, ADMINISTRACIÓN, TESORERÍA. En lugar de configurar a cada usuario por separado, se configura el rol y todos los usuarios que lo tengan heredan esos permisos.
Los permisos se otorgan por sección del sistema y en cuatro niveles: VER, CREAR, EDITAR y ELIMINAR.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Configuración inicial: armar los perfiles de la empresa.
- Un colaborador dice que no ve un menú que sí necesita.
- Alguien tiene acceso a algo que no le corresponde.
- Aparece un puesto nuevo en la organización.
- Quiere que un perfil no vea el Dashboard.
- Auditoría interna de accesos.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Usuarios | Cada usuario recibe un rol. Un usuario sin rol queda como Super Administrador y ve todo. |
| Todos los módulos | Este rol es el que decide si aparecen o no en el menú de la persona. |
Roles y permisos define qué pantallas ve el perfil. Usuarios (pestaña Permisos y Restricciones) define qué puede hacer esa persona dentro de esas pantallas y qué datos ve. Los dos se suman: si el rol no da acceso al menú, ningún permiso individual lo compensa.
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Roles y permisos.
- La pantalla se titula «Roles & Permisos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista sobre este ítem.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Crear un rol: sección 4.1. Corregir accesos: 4.3 y 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y menú ▾ con Eliminar. |
| NOMBRE | Nombre del rol. |
3.2. Modal «Nuevo Rol» / «Modificar Rol»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del perfil (ej. COUNTER). |
| Ocultar Dashboard | No | Si se marca, quienes tengan este rol no verán el Dashboard al entrar. |
Debajo está la tabla de permisos, con una fila por sección del sistema y cuatro columnas de casillas:
| Columna | Qué habilita |
|---|---|
| VER | La sección aparece en el menú y se puede consultar. |
| CREAR | Habilita el botón Nuevo de esa sección. |
| EDITAR | Habilita el botón EDITAR. |
| ELIMINAR | Habilita Eliminar / Anular. |
Botones: Cerrar y Guardar.
Si VER está desmarcado, la sección no aparece en el menú y los otros tres permisos no sirven de nada. Al armar un rol, empiece siempre por VER.
Es el permiso que borra información de forma irreversible en la mayoría de módulos. Concédalo solo a los perfiles que realmente deban tenerlo, y nunca «por si acaso».
3.3. Secciones que se pueden permisar
La tabla cubre prácticamente todo el sistema. A modo de referencia, las secciones incluyen:
| Grupo | Secciones |
|---|---|
| General | Sistema General, Ventas Local, Cliente, KPIs |
| Configuración | Ajustes Avanzados, Plantillas de Notificación, Instancia de Whatsapp, Configuración correo, Usuarios, Roles y Permisos, Empresa, Locales Anexos, Artículos, Tarifas, Cuentas bancarias, Empleados, Clientes y Proveedores, Tipo Gastos Operativos, Tipo de Documentos, Notificaciones, Estados de Monitoreo, Gastos Recurrentes, Moneda / Tipo cambio, Unidad de Medida, Formas de Pago, Tipos de Servicio, Tipos de Entrega, Agencias Tercero, Cuadre Guia Transportista, Cuadre Guia Remitente, Paquete Vehicular |
| Documentos | Documentos de Empleado, Documentos de Vehículos, Importación |
| Operaciones | Pre Orden, Nueva Orden, Órdenes de Servicios, Cotizaciones Externas, Inventario de Órdenes, Guías de Transportista, Guías de Remitente, Manifiestos, Constancia Pesos y Medidas, Desembarque, Entrega de Carga, Reparto, Entrega en Reparto, Retorno de Cargos |
| Gastos y control | Gastos de Conductor, Vales de Pago, Gastos Operativos, Incidencias, Checklist |
| Almacén y compras | Artículos, Tipo de Artículo, Líneas y Sublíneas, Marcas, Unidades de Medida, Órdenes de Compras, Compras |
(La lista completa es la que muestra la propia pantalla; puede crecer con cada actualización del sistema.)
3.4. Modal «Eliminar Rol»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Crear el rol «COUNTER»
- Configuración > Roles y permisos → Nuevo.
- Nombre:
COUNTER. - En la tabla de permisos, marque VER en las secciones que necesita: Nueva Orden, Órdenes de Servicios, Guías, Manifiestos.
- Marque CREAR y EDITAR en Nueva Orden y Órdenes de Servicios.
- No marque ELIMINAR en nada.
- Deje todo Configuración sin marcar: el counter no debe tocar tarifas ni usuarios.
- Pulse Guardar.
- Asigne el rol a un usuario de prueba y verifique entrando con él.
La única forma seria de validar un rol es iniciar sesión con alguien que lo tenga y recorrer el menú. Lo que se ve en esta tabla no siempre coincide con lo que uno imagina.
4.2. Caso: Crear un rol de supervisor
- Nuevo → Nombre:
SUPERVISOR OPERACIONES. - Marque VER, CREAR y EDITAR en todo el bloque de Operaciones.
- Marque ELIMINAR solo donde el puesto realmente deba anular.
- Agregue VER en los reportes que necesite.
- Guardar.
- Complemente en Usuarios con las funciones individuales (por ejemplo, Supervisor o Permitir anular entrega de orden).
4.3. Caso: Un colaborador no ve un menú que necesita
- Averigüe qué rol tiene, en Configuración > Usuarios.
- EDITAR ese rol aquí.
- Marque VER en la sección faltante (y CREAR/EDITAR si debe operar en ella).
- Guardar.
- Pida a la persona que cierre sesión y vuelva a entrar.
Quien tenga la sesión abierta seguirá viendo el menú anterior hasta que cierre sesión y vuelva a entrar. No es un error del sistema.
4.4. Caso: Quitar un acceso indebido
- EDITAR el rol → desmarque los permisos que sobran.
- Guardar y pida a los afectados que reinicien sesión.
- Recuerde: si la persona no tiene rol asignado, es Super Administrador y verá todo igualmente. Revíselo en Usuarios.
4.5. Caso: Ocultar el Dashboard a un perfil
- EDITAR el rol → marque Ocultar Dashboard → Guardar.
4.6. Caso: Eliminar un rol
- Menú
▾→ Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
Si elimina un rol que está en uso, los usuarios que lo tenían pueden quedar sin permisos o, peor, quedar sin rol y comportarse como administradores. Reasígnelos primero en Usuarios.
5. Buenas prácticas de uso
- Principio del menor privilegio: empiece con lo mínimo y agregue lo que pidan, nunca al revés.
- Un rol por puesto real, no por persona. Si tiene un rol por empleado, perdió el sentido de los roles.
- ELIMINAR es la excepción, no la regla. Muy pocos perfiles deberían tenerlo.
- Configuración es zona restringida: tarifas, usuarios, empresa y cuentas bancarias solo para administración.
- Pruebe cada rol con un usuario de prueba antes de asignarlo a todo un equipo.
- Documente qué hace cada rol fuera del sistema, para no tener que deducirlo de la tabla.
- Audite los roles una o dos veces al año, junto con la lista de usuarios.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El usuario no ve un menú aunque le di el permiso
- Causa probable: no cerró sesión, o marcó CREAR/EDITAR pero no VER.
- Cómo resolverlo: verifique que VER esté marcado y pida a la persona que reinicie sesión.
El usuario ve todo el sistema pese a tener un rol limitado
- Causa probable: en realidad no tiene rol asignado y quedó como Super Administrador.
- Cómo resolverlo: revise su ficha en Configuración > Usuarios y asígnele el rol correcto.
Marqué permisos pero el botón «Nuevo» sigue sin aparecer
- Causa probable: falta el permiso CREAR en esa sección, o falta VER.
- Cómo resolverlo: marque ambos y reinicie sesión.
Aparece el aviso «No ha seleccionado ningún módulo»
- Causa: intentó guardar un rol sin ningún permiso marcado.
- Cómo resolverlo: marque al menos una sección antes de guardar.
Eliminé un rol y varios usuarios quedaron sin acceso
- Causa: los usuarios quedaron sin rol asignado.
- Cómo resolverlo: cree el rol de nuevo y reasígnelo a cada usuario afectado en Usuarios.
El usuario ve el menú pero no puede hacer nada
- Causa probable: tiene VER pero le faltan CREAR y EDITAR.
- Cómo resolverlo: agregue los permisos que su puesto requiere.
Le di el permiso pero sigue sin poder anular una entrega
- Causa probable: esa capacidad no depende solo del rol, sino de una función individual en Usuarios (Permitir anular entrega de orden).
- Cómo resolverlo: actívela en la ficha del usuario.
No puedo guardar el rol
- Causa probable: falta el Nombre, o no marcó ninguna sección.
- Cómo resolverlo: complete ambos.
No veo el menú «Roles y permisos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista a un administrador; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta es la pantalla de seguridad del sistema. Restrínjala a un grupo mínimo de administradores.
- Un rol mal armado no da error: simplemente deja a alguien viendo lo que no debe, en silencio. Por eso la auditoría periódica es indispensable.
- Combine siempre esta pantalla con la pestaña Permisos y Restricciones de Usuarios: son las dos mitades del control de acceso.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.