Documentos de personal
1. Descripción general
Es el archivo digital de los documentos de los empleados: licencias de conducir, certificados, carnés, constancias y cualquier documento con vencimiento que la empresa deba controlar.
Cada documento se registra con su fecha de emisión, su fecha de vencimiento y el archivo escaneado. Eso es lo que alimenta las alertas de documentos vencidos del dashboard.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Ingresa personal nuevo y hay que cargar sus documentos.
- Un colaborador renovó su licencia o un certificado.
- Hay que adjuntar el escaneo de un documento.
- Se revisa qué documentos están por vencer o vencidos.
- Se necesita el documento de alguien y no está el original a mano.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Empleados | Las personas cuyos documentos se registran. |
| Tipo de documentos | Provee los tipos clasificados como PERSONAL. |
| Dashboard general / por local | Muestran las alertas de documentos vencidos. |
| Paquete vehicular / Manifiestos | Los conductores deben tener sus documentos vigentes. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Documentos > Documentos de Personal.
- La pantalla se titula «Empleado», dentro de la sección Documentos.
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
Contiene documentación personal
Son datos personales de sus colaboradores. Restrinja el acceso a recursos humanos y jefaturas.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un documento: sección 4.1. Sin caducidad: 4.2. Renovar: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtro y listado
Botón Nuevo y un filtro Filtrar Empleado para acotar por persona.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Eliminar. |
| EMPLEADO | La persona. |
| TIPO DOCUMENTO | Clase de documento. |
| DOCUMENTO | Número o identificación del documento. |
| FECHA EMISION | Cuándo se emitió. |
| FECHA VENCIMIENTO | Cuándo vence. |
| ARCHIVO | El escaneo adjunto. |
Use «Filtrar Empleado» para ver el legajo de una persona
Es la forma rápida de revisar todo lo que tiene registrado un colaborador, en lugar de recorrer la tabla completa.
3.2. Ventana «Nuevo Documento» / «Editar Documento»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Empleado (*) | Sí | La persona a la que pertenece el documento. |
| Tipo Documento (*) | Sí | Del catálogo; solo aparecen los clasificados como PERSONAL. |
| Documento (*) | Sí | Número o identificación del documento. |
| Archivo | No | Escaneo o fotografía del documento. |
| No Caduca | No | Marca los documentos sin vencimiento. |
| Fecha Emisión (*) | Sí | Fecha de emisión. |
| Fecha Vencimiento (*) | Sí | Fecha de vencimiento. |
Botones: Cerrar y Guardar.
La casilla «No Caduca» es para documentos permanentes
Un DNI o un título profesional no vencen. Marcarla evita que aparezcan eternamente en las alertas de vencimiento del dashboard, que es lo que hace que el equipo deje de mirarlas.
Adjunte siempre el archivo
Sin el escaneo, esta pantalla es solo una lista de fechas. Con él, es un archivo digital al que se accede desde cualquier lugar cuando la autoridad, un cliente o una auditoría lo pide.
3.3. Ventana «Eliminar Documento»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un documento con vencimiento
- Documentos > Documentos de Personal → Nuevo.
- Seleccione el Empleado.
- Elija el Tipo Documento (por ejemplo, licencia de conducir).
- Registre el número en Documento.
- Escanee o fotografíe el documento y cárguelo en Archivo.
- Complete Fecha Emisión y Fecha Vencimiento.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar un documento que no vence
- Nuevo → complete empleado, tipo y número.
- Marque No Caduca.
- Adjunte el archivo y guarde.
4.3. Caso: Actualizar un documento renovado
- Ubique el documento con Filtrar Empleado.
- Pulse EDITAR.
- Actualice Fecha Emisión y Fecha Vencimiento.
- Reemplace el archivo por el escaneo del documento nuevo.
- Guarde.
Actualizar en el sistema es parte de la renovación
Un documento renovado físicamente pero no actualizado aquí sigue apareciendo como vencido en el dashboard. La renovación no termina en el trámite: termina cuando se carga en el sistema.
4.4. Caso: Revisar el legajo de un colaborador
- Use Filtrar Empleado y seleccione a la persona.
- Revise sus documentos y las columnas de vencimiento.
4.5. Caso: Consultar un documento cuando no está el original
- Filtre por el empleado y ubique el documento.
- Abra el ARCHIVO adjunto.
5. Buenas prácticas de uso
- Cargue los documentos al ingresar el personal, no cuando hacen falta.
- Adjunte siempre el escaneo: es la diferencia entre un registro y un archivo útil.
- Use «No Caduca» en los documentos permanentes, para que las alertas conserven su valor.
- Actualice el sistema el mismo día de la renovación.
- Revise las alertas del dashboard semanalmente.
- Priorice los documentos de conductores: son los que se fiscalizan en carretera.
- Trate la información como confidencial.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El tipo de documento no aparece en la lista
- Causa probable: el tipo está clasificado como VEHÍCULO y no como PERSONAL.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Tipo de documentos.
El empleado no aparece
- Causa probable: no está registrado.
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Empleados.
Un documento renovado sigue apareciendo como vencido
- Causa: se actualizó el físico pero no el registro.
- Cómo resolverlo: edite el documento y actualice sus fechas y su archivo.
El archivo no se adjunta
- Causa probable: el archivo es demasiado grande.
- Cómo resolverlo: reduzca la resolución del escaneo y reintente.
Las alertas del dashboard están llenas de documentos que no vencen
- Causa probable: se registraron con fecha de vencimiento en lugar de marcar No Caduca.
- Cómo resolverlo: edítelos y marque la casilla. Es lo que devuelve utilidad a las alertas.
No puedo guardar
- Causa probable: falta Empleado, Tipo Documento, Documento, Fecha Emisión o Fecha Vencimiento.
- Cómo resolverlo: complete los campos con (*).
No veo el menú «Documentos de Personal»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Este módulo es el legajo digital de su personal: bien mantenido, resuelve auditorías y fiscalizaciones sin buscar papeles.
- El archivo adjunto es lo que le da valor real; las fechas solas solo generan alertas.
- Integre la carga de documentos al procedimiento de alta de personal, junto con Empleados y Usuarios.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.