Cómo emitir una factura
1. Descripción general
Es el emisor de comprobantes electrónicos: la pantalla donde se generan facturas, boletas, notas de crédito y notas de débito.
Aquí se define a quién se factura, con qué comprobante y serie, en qué moneda y condición de pago, qué ítems componen el documento y qué tipo de afectación de IGV les corresponde. También gestiona la detracción, la factura parcial y la vinculación con órdenes de servicio.
Un comprobante mal emitido no es un error de sistema: es un problema tributario. Verifique los datos del cliente, la serie y los importes antes de emitir, porque corregir después implica notas de crédito y coordinación con su contador.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Facturar una o varias órdenes de servicio.
- Emitir una boleta a un cliente sin RUC.
- Emitir una nota de crédito para anular o corregir un comprobante.
- Emitir una nota de débito.
- Facturar con detracción.
- Emitir una factura parcial cuando el cliente paga solo una parte.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | Es lo que normalmente se factura; también se emite desde su menú. |
| Clientes / Proveedores | Provee los datos del cliente a facturar. |
| Empresa / Ajustes avanzados | Configuran la emisión electrónica y la conexión con SUNAT. |
| Locales anexos | Proveen las series de comprobantes. |
| Monedas / Tipo de cambio | Para comprobantes en divisa. |
| Comprobantes electrónicos | Es donde queda el documento emitido. |
| Tesorería | El cobro asociado al comprobante. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Desde Operaciones > Órdenes de Servicios, en el menú de una orden: Emitir Factura, Emitir Boleta o Emitir Recibo.
- Desde el módulo de Facturación.
2.2. Si falta una opción o no puede emitir
- No aparece la opción: sin permiso de creación sobre facturación.
- No hay series disponibles: el local no tiene series configuradas.
- No se envía a SUNAT: revise la configuración electrónica en Empresa y Ajustes avanzados.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Factura simple: sección 4.1. Con detracción: 4.4. Nota de crédito: 4.5.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Datos del comprobante
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha de emisión. |
| Comprobante (*) | Sí | Factura, boleta, nota de crédito o nota de débito. |
| Serie (*) | Sí | Serie autorizada del local. |
| Número (*) | Sí | Correlativo; se sugiere automáticamente. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda del comprobante. |
| Tipo de cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Condición de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días a Pagar (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Fecha Vencimiento (*) | Solo en crédito | Vencimiento del pago. |
| Orden de Compra | No | Orden de compra del cliente, si la exige. |
El sistema valida que la serie empiece con la letra correcta: F para facturas y B para boletas. Si se equivoca, avisa con «La serie del comprobante debe empezar con F» (o con B).
3.2. Datos del cliente
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Facturar a: (*) | Sí | REMITENTE, DESTINATARIO o TERCERO de la orden. |
| Documento (*) | Sí | Tipo de documento del cliente. |
| Número Doc. (*) | Sí | Número, con un botón de búsqueda que trae los datos oficiales. |
| Razón Social (*) | Sí | Nombre o razón social. |
| Dirección (*) | Sí | Dirección fiscal. |
| Ubigeo | No | Ubicación oficial. |
| Enviar a correo electrónico | No | Correo al que se envía el comprobante. |
| Comentario en el impreso | No | Texto que aparece en el documento impreso. |
Las validaciones del sistema son estrictas:
- Factura exige RUC de 11 dígitos. Si no, avisa: «El tipo de documento del cliente debe ser RUC».
- DNI debe tener 8 dígitos.
Esto no es burocracia del sistema: es lo que SUNAT exige. Una factura a un DNI será rechazada.
3.3. Ítems del comprobante
Con Agregar Nuevo Item se añaden las líneas del documento. Cada ítem tiene:
| Columna | Qué se registra |
|---|---|
| CÓDIGO PROD. | Código del producto o servicio. |
| DESCRIPCIÓN | Descripción de lo facturado. |
| UNIDAD MEDIDA | Unidad. |
| CANTIDAD | Cantidad facturada. |
| VALOR UNITARIO | Valor sin IGV. |
| PRECIO UNITARIO | Precio con IGV. |
| TIPO AFECTACIÓN IGV | GRAVADO ONEROSO, [GRATUITA] GRAVADO BONIFICACIONES o EXONERADO ONEROSO. |
| IGV | Impuesto calculado. |
| IMPORTE | Importe de la línea. |
También existe Agregar Multiples Órdenes, para facturar varias órdenes de servicio en un solo comprobante.
GRAVADO, EXONERADO y GRATUITO tienen tratamientos tributarios distintos y afectan sus declaraciones. No los elija por intuición.
3.4. Totales
| Total | Qué acumula |
|---|---|
| TOTAL GRAVADO | Base imponible gravada. |
| TOTAL EXONERADO | Operaciones exoneradas. |
| TOTAL GRATUITO | Operaciones gratuitas. |
| DESCUENTO GLOBAL | Descuento aplicado. |
| TOTAL IGV | Impuesto total. |
| TOTAL DETRACCIÓN | Monto detraído, si aplica. |
| TOTAL IMPORTE | Importe final del comprobante. |
3.5. Detracción
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Sujeto a Detracción % | Casilla que activa la detracción y su porcentaje. |
| Tipo de detracción | Código de detracción según SUNAT. |
| Forma de Pago Detracción | Medio con el que se paga la detracción. |
En la impresión del comprobante, el bloque Información de la Detraccion incluye la leyenda de Servicio de Transporte de Carga salvo cuando el Tipo de detracción es 021 Movimiento de carga: en ese caso esa leyenda no se imprime. El resto de datos de detracción (bien o servicio, medio de pago, cuentas y montos) sí se muestran.
Si el comprobante supera el umbral configurado, avisa: «Debe aplicar detracción por ser mayor a 400 soles» y no dejará continuar sin aplicarla. Es una obligación tributaria, no una opción.
3.6. Factura parcial
La casilla Factura Parcial (Generar Recibo automático a la diferencia) permite facturar solo una parte del importe: el sistema genera automáticamente un recibo por la diferencia.
Es el caso típico de quien necesita sustentar solo una porción del servicio. El sistema deja la diferencia documentada con un recibo, en lugar de perderla.
3.7. Ajustes de precio
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Total Aumento (*) | Incremento aplicado al total. |
| Total Descuento (*) | Descuento aplicado. |
| Motivo (*) | Justificación del ajuste. |
3.8. Notas de crédito y débito
Al emitir una nota, se completan además los datos del comprobante afectado:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Fecha (*) | Fecha del comprobante afectado. |
| Comprobante (*) | Tipo del documento afectado. |
| Serie (*) / Número (*) | Identificación del documento afectado. |
| Tipo Motivo (*) | Motivo oficial de la nota, según el catálogo de SUNAT. |
| Descripción del Motivo | Explicación del motivo. |
3.9. Acciones finales
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Previsualizar | Muestra cómo quedará el comprobante antes de emitirlo. |
| Emitir Comprobante | Genera el documento. |
Antes de emitir hay que marcar «Confirmo que los datos llenados en el formulario son correctos».
Es gratis y evita notas de crédito. Revise razón social, RUC, importes y afectación de IGV en la previsualización antes de emitir.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Emitir una factura de una orden de servicio
- Desde Órdenes de Servicios, abra el menú de la orden y elija Emitir Factura.
- Verifique Fecha, Comprobante, Serie (debe empezar con F) y Número.
- Confirme Moneda y Tipo de cambio.
- Elija la Condición de Pago.
- En Facturar a:, elija REMITENTE, DESTINATARIO o TERCERO.
- Verifique los datos del cliente; use el botón de búsqueda del número de documento para traer los oficiales.
- Revise los ítems y su tipo de afectación de IGV.
- Verifique los totales.
- Complete el correo electrónico si el cliente quiere recibirlo.
- Pulse Previsualizar y revise el documento.
- Marque «Confirmo que los datos llenados en el formulario son correctos».
- Pulse Emitir Comprobante.
4.2. Caso: Emitir una boleta
- Igual que el flujo anterior, pero elija Boleta como comprobante.
- La Serie debe empezar con B.
- El documento del cliente puede ser DNI (8 dígitos).
4.3. Caso: Facturar varias órdenes en un solo comprobante
- Pulse Agregar Multiples Órdenes.
- Seleccione las órdenes a incluir.
- Verifique que los ítems y totales sean los esperados.
- Continúe con la emisión normal.
4.4. Caso: Emitir una factura con detracción
- Complete el comprobante normalmente.
- Marque Sujeto a Detracción % e indique el porcentaje.
- Elija el Tipo de detracción según el servicio prestado.
- Indique la Forma de Pago Detracción.
- Verifique el TOTAL DETRACCIÓN en los totales.
- Emita.
4.5. Caso: Emitir una nota de crédito
- Elija Nota de Crédito como comprobante.
- Complete los datos del comprobante afectado: fecha, tipo, serie y número.
- Elija el Tipo Motivo del catálogo oficial.
- Escriba la Descripción del Motivo.
- Verifique los ítems y los importes.
- Previsualice y emita.
El sistema verifica que la serie del documento afectado corresponda a su tipo. Si avisa que debe empezar con B o con F, revise qué documento está afectando.
4.6. Caso: Emitir una factura parcial
- Marque Factura Parcial (Generar Recibo automático a la diferencia).
- Indique el importe a facturar.
- Emita: el sistema generará automáticamente un recibo por la diferencia.
4.7. Caso: Aplicar un descuento o aumento con motivo
- Complete Total Descuento o Total Aumento.
- Escriba el Motivo del ajuste; es obligatorio.
- Verifique los totales y emita.
5. Buenas prácticas de uso
- Previsualice siempre antes de emitir. Una revisión de treinta segundos evita una nota de crédito.
- Use el buscador por documento para traer los datos oficiales del cliente: es lo que evita rechazos de SUNAT.
- Verifique la serie según el tipo de comprobante: F para factura, B para boleta.
- Consulte con su contador los tipos de afectación de IGV y de detracción; no son decisiones operativas.
- Registre el correo del cliente para que reciba su comprobante automáticamente.
- Motivos de ajuste concretos: «descuento comercial acordado con gerencia» sirve; «ajuste» no.
- No emita con dudas. Es más fácil preguntar antes que anular después.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«El tipo de documento del cliente debe ser RUC»
- Causa: está emitiendo una factura a un cliente sin RUC.
- Cómo resolverlo: si el cliente no tiene RUC, emita una boleta. Si lo tiene, regístrelo en su ficha.
«EL número de documento RUC del cliente debe tener 11 dígitos»
- Causa: el RUC está incompleto o mal escrito.
- Cómo resolverlo: corrija el número; use el botón de búsqueda para traer el dato oficial.
«EL número de documento DNI del cliente debe tener 8 dígitos»
- Cómo resolverlo: corrija el número de DNI.
«La serie del comprobante debe empezar con F» / «con B»
- Causa: la serie elegida no corresponde al tipo de comprobante.
- Cómo resolverlo: elija la serie correcta. Si no existe, revise las series del local en Configuración > Locales anexos.
«Debe aplicar detracción por ser mayor a 400 soles»
- Causa: el importe supera el umbral y la detracción es obligatoria.
- Cómo resolverlo: marque Sujeto a Detracción % y complete el tipo y la forma de pago.
«No existe items» / «Existe item sin Descripción»
- Causa: el comprobante no tiene ítems, o alguno está incompleto.
- Cómo resolverlo: agregue los ítems y complete la descripción de cada uno.
«No se puede facturar por importe cero»
- Causa: el total del comprobante es cero.
- Cómo resolverlo: revise cantidades y precios de los ítems.
«No puede modificar una factura ENVIADA A SUNAT»
- Causa: el comprobante ya fue declarado y es inmodificable.
- Cómo resolverlo: si hay un error, emita una nota de crédito. No hay forma de editarlo.
El cliente no aparece en la lista
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores.
El importe convertido sale mal
- Causa probable: el Tipo de cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
No hay series disponibles
- Causa probable: el local no tiene series configuradas, o no tiene habilitada la facturación electrónica.
- Cómo resolverlo: revise Configuración > Locales anexos.
7. Recomendaciones finales
- Emitir un comprobante es un acto tributario: quien lo hace debe entender lo que está emitiendo.
- Las validaciones del sistema (RUC, series, detracción) están ahí para protegerlo. Si una lo detiene, casi siempre tiene razón.
- Un comprobante enviado a SUNAT no se edita: solo se corrige con nota de crédito. Por eso la previsualización es el paso más rentable de todo el proceso.
- Coordine con su contador los criterios de afectación de IGV y detracciones antes de operar, no en cada emisión.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.