Ajustes avanzados
1. Descripción general
Es el panel de interruptores globales del sistema: reglas que cambian cómo se comporta Bigdrive para toda la empresa, no para un usuario o un local.
Aquí se decide si la información se restringe por local, si las facturas se envían a SUNAT automáticamente o en forma manual, si se emiten guías electrónicas, qué columnas se ocultan en los manifiestos, qué términos y condiciones se imprimen y cómo se conecta el sistema con SUNAT.
Un interruptor aquí afecta a todos los usuarios y todos los locales al mismo tiempo. Un cambio hecho sin entenderlo puede detener la facturación o alterar la operación de un día entero. Toque esta pantalla solo con criterio y, en lo tributario, con el visto bueno de su contador.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Puesta en marcha del sistema: dejar definidas las reglas generales.
- Se activa la facturación o las guías electrónicas.
- Hay que conectar el sistema con SUNAT (credenciales).
- Quiere que cada local vea solo su información.
- Quiere ocultar importes en los manifiestos que ve el conductor.
- Necesita cambiar los términos y condiciones que se imprimen.
- Quiere exigir ubicación al iniciar sesión.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Usuarios | La pestaña Series del usuario solo aparece si aquí se habilitan las series por usuario. |
| Empresa | Complementa la configuración de facturación electrónica. |
| Locales anexos | La restricción por locales condiciona qué ve cada agencia. |
| Órdenes, manifiestos, guías | Muchas reglas de estos módulos se activan desde aquí. |
| Tarifas | La opción de tarifas por ruta cambia cómo se aplican los precios. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Ajustes avanzados.
- La pantalla se titula «Ajustes Avanzados».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No puede guardar: sin permiso de edición.
Solo gerencia o el administrador del sistema deberían tener permiso sobre esta pantalla.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Cambiar un ajuste: sección 4.1. Configurar SUNAT: sección 4.6.
3. Pantallas y componentes principales
La pantalla tiene dos pestañas: Varios y SUNAT.
3.1. Pestaña «Varios»
Los ajustes están agrupados por área. Cada uno es una casilla que se marca o desmarca.
3.1.1. General
| Ajuste | Qué hace al activarlo |
|---|---|
| Restringir información por Locales Anexos | Cada local ve solo su propia información. Cambio de gran alcance: revise antes con operaciones. |
| Habilitar series asignado al usuario | Aparece la pestaña Series en la ficha de cada usuario, permitiendo numeración por persona. |
| Requerir ubicación de inicio de sesión obligatoriamente | El sistema exige la ubicación al iniciar sesión; sin ella no se puede entrar. |
| Cantidad de días para cambiar de clave | Cada cuántos días se obliga a cambiar la contraseña. |
Si el navegador del usuario tiene la ubicación bloqueada, no podrá entrar. Avise al equipo antes de activarlo y verifique que sus equipos permiten compartir ubicación.
3.1.2. Facturación
| Ajuste | Qué hace al activarlo |
|---|---|
| Enviar facturas manualmente a SUNAT (OFFLINE) | Los comprobantes no se envían solos: alguien debe enviarlos. |
| Editar detalle de la facturación | Permite modificar el detalle del comprobante antes de emitirlo. |
| Aplicar detracción a facturas mayores de 400 soles | Aplica la detracción automáticamente sobre ese monto. |
| Facturar a todos los servicios | Todos los servicios se facturan, sin excepción. |
| Pagar solo facturas y no órdenes de servicios | El cobro se hace contra la factura, no contra la orden. |
Activado, los comprobantes se acumulan esperando que alguien los envíe. Si nadie lo hace, se acumulan sin declarar. Actívelo solo si tiene un procedimiento claro y una persona responsable del envío.
3.1.3. Facturación electrónica
| Ajuste | Qué hace al activarlo |
|---|---|
| Emisión Electrónica (GR-REMITENTE) | Habilita la guía de remisión remitente electrónica. |
| Emisión Electrónica (GR-TRANSPORTISTA) | Habilita la guía de remisión transportista electrónica. |
| Emitir GRT al generar O/S | Genera la guía de transportista automáticamente al crear la orden. |
| Validar guías remitente | Aplica validaciones adicionales sobre las guías del remitente. |
3.1.4. Operación — Orden de Servicios
| Ajuste | Qué hace al activarlo |
|---|---|
| Agregar nombre de artículo en descripción del ítem automáticamente | Completa la descripción con el nombre del artículo. |
| Mostrar información de tarifas y que los precios sean editables | El counter ve la tarifa y puede modificar el precio. |
| Documento de Referencia (Obligatorio) | Vuelve obligatorio el documento de referencia en la orden. |
| Solicitar clave de entrega al editar orden | Pide la clave al editar una orden. Los usuarios marcados como Supervisor quedan exentos. |
| Tarifas de artículos por Rutas | Las tarifas de artículos se aplican según la ruta. |
| Preguntar impresión de Declaración Jurada | Consulta si se imprime la declaración jurada. |
Si lo activa, cualquier counter puede cambiar el precio calculado. Puede ser necesario para negociar en mostrador, pero elimina el control automático de tarifas. Decídalo con gerencia comercial.
3.1.5. Guías y manifiestos
| Ajuste | Qué hace al activarlo |
|---|---|
| Al crear una nueva guía, seleccionar el último vehículo | Preselecciona el último vehículo usado. |
| Ocultar Importes de Dinero | Los manifiestos no muestran los montos. |
| Habilitar Manifiesto Directo | Habilita el flujo de manifiesto directo. |
| Enviar documentos de referencia en la observación | Incluye los documentos de referencia en el campo de observación. |
El manifiesto lo maneja el conductor y puede terminar en manos de terceros. Ocultar los importes evita exponer lo que cobra su empresa. Compleméntelo con la restricción individual de Usuarios.
3.1.6. Columnas de manifiesto y desembarque
Dos bloques de casillas con la instrucción «Marcar las casillas para ocultar»: sirven para quitar columnas de los listados de manifiesto y de desembarque.
En estos dos bloques, marcar significa ocultar. Es al revés de lo que uno esperaría.
3.1.7. Términos y Condiciones
Textos que se imprimen en los documentos, con un bloque por tipo: Orden de Servicios, Tesorería, Venta Pasaje y Guías Transportista.
3.2. Pestaña «SUNAT»
Credenciales de conexión con SUNAT. Los cuatro campos son obligatorios:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Client ID | Identificador de la aplicación ante SUNAT. |
| Client Secreto | Clave secreta de esa aplicación. |
| Usuario SOL | Usuario secundario SOL. |
| Clave SOL | Contraseña del usuario SOL. |
Botón Guardar Cambios.
Estos datos permiten operar ante SUNAT en nombre de su empresa. Solicítelos a su contador, no los comparta por WhatsApp ni correo, y limite quién tiene acceso a esta pantalla. Use siempre un usuario secundario SOL, nunca el usuario principal.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Cambiar un ajuste general (procedimiento recomendado)
- Antes de tocar nada, capture la pantalla para dejar constancia de cómo estaba.
- Identifique el ajuste y confirme qué hace en las tablas de la sección 3.
- Si es tributario o de facturación, consulte con su contador.
- Marque o desmarque la casilla.
- Guardar.
- Pruebe de inmediato la operación afectada (registre una orden, emita un documento).
- Avise al equipo del cambio.
4.2. Caso: Habilitar las series por usuario
- Pestaña Varios → sección General.
- Marque Habilitar series asignado al usuario → Guardar.
- Vaya a Configuración > Usuarios: ahora verá la pestaña Series en cada ficha.
4.3. Caso: Restringir la información por local
- Marque Restringir información por Locales Anexos → Guardar.
- Qué pasa: cada local pasa a ver solo su información.
- Verifique con un usuario de cada local que siguen viendo lo que necesitan para trabajar.
Es uno de los ajustes de mayor impacto. Si alguna agencia necesitaba ver datos de otra para operar, dejará de poder hacerlo desde el momento en que guarde.
4.4. Caso: Ocultar los importes en los manifiestos
- Marque Ocultar Importes de Dinero → Guardar.
- Imprima un manifiesto de prueba y confirme que los montos ya no aparecen.
4.5. Caso: Ocultar columnas del manifiesto o del desembarque
- Vaya al bloque correspondiente.
- Marque las columnas que quiere ocultar (recuerde la lógica invertida).
- Guardar y revise el listado.
4.6. Caso: Configurar la conexión con SUNAT
- Pida a su contador el Client ID, el Client Secreto y las credenciales del usuario secundario SOL.
- Pestaña SUNAT → complete los cuatro campos.
- Pulse Guardar Cambios.
- Emita un comprobante de prueba y verifique que llega a SUNAT.
4.7. Caso: Actualizar los términos y condiciones
- Vaya al bloque Términos y Condiciones.
- Edite el texto del tipo de documento que corresponda.
- Guardar e imprima un documento de prueba.
5. Buenas prácticas de uso
- Un cambio a la vez, y pruébelo. Si toca cinco interruptores y algo falla, no sabrá cuál fue.
- Capture la pantalla antes de cambiar: es su única forma de volver atrás.
- Consulte a su contador todo lo tributario: facturación, detracción, guías electrónicas, SUNAT.
- Avise al equipo antes de guardar: verán el sistema comportarse distinto de un momento a otro.
- No experimente en horario de operación. Haga los cambios al cierre o antes de abrir.
- Restrinja esta pantalla a gerencia y administración del sistema.
- Lleve una bitácora de qué se cambió, cuándo y por qué.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Los comprobantes no llegan a SUNAT
- Causas probables: está activo Enviar facturas manualmente a SUNAT (OFFLINE), o las credenciales de la pestaña SUNAT son incorrectas.
- Cómo resolverlo: revise ese ajuste y verifique las credenciales con su contador.
Un usuario dejó de ver información de otros locales
- Causa: se activó Restringir información por Locales Anexos.
- Cómo resolverlo: si esa persona debe ver todo, revise si el ajuste corresponde, o gestione su acceso desde Usuarios.
Nadie puede iniciar sesión
- Causa probable: está activo Requerir ubicación de inicio de sesión y los navegadores tienen la ubicación bloqueada.
- Cómo resolverlo: pida a los usuarios que permitan la ubicación en el navegador, o desactive el ajuste.
No aparece la pestaña «Series» en los usuarios
- Causa: falta activar Habilitar series asignado al usuario.
- Cómo resolverlo: actívelo aquí y vuelva a abrir la ficha del usuario.
El counter puede cambiar los precios y no debería
- Causa: está activo Mostrar información de tarifas y que los precios sean editables.
- Cómo resolverlo: desactívelo si su política es que el precio no se toque.
Marqué una columna y desapareció del listado
- Causa: en esos bloques, marcar es ocultar.
- Cómo resolverlo: desmárquela para volver a verla.
La guía de transportista no se genera con la orden
- Causa probable: falta activar Emitir GRT al generar O/S.
- Cómo resolverlo: actívelo y pruebe con una orden nueva.
Cambié un ajuste y no sé cuál era el estado anterior
- Causa: no hay historial visible de esta pantalla.
- Cómo resolverlo: reconstrúyalo con su equipo y, de ahora en adelante, capture la pantalla antes de cada cambio.
No veo el menú «Ajustes avanzados»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista a un administrador. Es un acceso que se otorga con criterio restrictivo.
7. Recomendaciones finales
- Trate esta pantalla como la sala de máquinas del sistema: se entra poco, con propósito claro y sabiendo qué se va a tocar.
- Ningún ajuste aquí es «probemos a ver qué pasa»: cada uno afecta a toda la empresa en el acto.
- Lo tributario (facturación, detracción, guías electrónicas, SUNAT) no es una decisión de sistemas: es de su contador.
- Mantenga una bitácora de cambios fuera del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.