Plantillas de notificación

1. Descripción general

Define plantillas de mensajes para notificar por medios distintos al correo, principalmente WhatsApp.

Cada plantilla se asocia a un tipo de evento y a un medio de envío, y su texto puede incluir variables que el sistema reemplaza por los datos reales del envío. Lo distintivo de esta pantalla es que las variables se insertan con un clic: no hace falta escribirlas a mano ni recordarlas.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)

• Quiere avisar por WhatsApp y no solo por correo.
• Necesita redactar el mensaje que reciben los destinatarios cuando su carga está lista para descargarse/recogerse.
• Quiere mejorar el texto de un aviso que genera confusión.
• Quiere agregar la dirección de la sucursal de destino al mensaje, para que el cliente sepa a dónde ir.

1.2. Relación con otros módulos

Módulo	Relación
Instancia de WhatsApp	Es el canal por el que se envían estas plantillas. Debe estar conectada.
Destinos de notificación	Provee los celulares a los que puede llegar el mensaje.
Configuración de correo	Cumple la misma función para el canal de correo electrónico.
Órdenes / Operación	Los eventos de la carga son los que disparan la plantilla.

2. Acceso al módulo y permisos

2.1. Cómo abrir esta pantalla

• Menú izquierdo: Configuración > Plantillas de notificación.
• La pantalla se titula «Plantilla de Notificaciones».

2.2. Si falta una opción o no puede guardar

• No aparece en el menú: sin permiso de vista.
• Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»

• Crear / editar / eliminar: sección 4. Cómo insertar variables: sección 3.3.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Listado

Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.

Columna	Qué muestra
ACCIÓN	Botón EDITAR y menú ▾ con Eliminar.
Tipo	El evento que dispara la plantilla.
Tipo Medio	El canal de envío.

3.2. Modal de creación / edición

Campo	Obligatorio	Detalle
Tipo	Sí	El evento. Actualmente: DESCARGA DE ENVIOS (DESTINATARIOS).
Tipo Medio	Sí	El canal. Actualmente: WHATSAPP.
Descripción	Sí	El cuerpo del mensaje, con las variables que quiera incluir.

Botones: Cerrar y Guardar.

El título del modal dice «Tipo de Servicio»

Es un texto heredado en la pantalla. El formulario sí corresponde a la plantilla de notificación.

3.3. Variables: se insertan con un clic

Al elegir el Tipo, aparecen bajo el campo unos botones azules con el nombre de cada variable disponible. Haga clic en el botón y la variable se inserta en el cuadro de texto, en la posición del cursor. No hace falta escribirla.

Para DESCARGA DE ENVIOS (DESTINATARIOS) las variables son:

Variable	Se reemplaza por
{numero_orden}	El número de la orden de servicio.
{destinatario}	El nombre de quien recibe.
{destino_viaje}	El destino del viaje.
{direccion_sucursal_destino}	La dirección de la sucursal donde recoger.
{nombre_sucursal_destino}	El nombre de esa sucursal.

Use siempre los botones, no escriba la variable a mano

Los botones garantizan el nombre exacto y en minúsculas. Escrita a mano, una variable con un error llega al cliente como texto literal.

Si cambia el «Tipo», cambian las variables

La lista de variables depende del evento seleccionado. Elija primero el Tipo y recién después redacte el mensaje.

3.4. Modal de eliminación

Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Caso: Crear la plantilla de aviso de carga lista para recoger

1. Verifique primero que la Instancia de WhatsApp esté conectada.

2. Configuración > Plantillas de notificación → Nuevo.

3. Tipo: DESCARGA DE ENVIOS (DESTINATARIOS).

4. Tipo Medio: WHATSAPP.

5. Redacte el mensaje en Descripción, usando los botones para insertar las variables. Por ejemplo:

   Hola {destinatario}, su envío {numero_orden} ya llegó a {destino_viaje}. Puede recogerlo en {nombre_sucursal_destino}, {direccion_sucursal_destino}.

6. Guardar → «Guardado Correctamente».

7. Pruebe con un envío real y revise cómo llegó el WhatsApp.

4.2. Caso: Agregar la dirección de la sucursal a una plantilla existente

1. EDITAR la plantilla.
2. Ponga el cursor donde quiere el dato.
3. Pulse el botón {direccion_sucursal_destino}.
4. Guardar.

4.3. Caso: Eliminar una plantilla

1. Menú ▾ → Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
2. Qué pasa: ese evento deja de generar mensajes por ese medio.

5. Buenas prácticas de uso

• Escriba para WhatsApp, no para una carta. Mensajes de dos o tres líneas, directos, sin formalismos largos.
• Diga siempre dónde y qué hacer: el aviso más útil es el que incluye nombre y dirección de la sucursal.
• Incluya el número de orden: es lo que el cliente citará al llamar.
• Pruebe con su propio celular antes de activarlo para todos.
• Cuide el tono: un WhatsApp de empresa mal redactado se percibe peor que un correo mal redactado.
• Guarde una copia del texto fuera del sistema.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

No se envía ningún WhatsApp

• Causa probable: la instancia de WhatsApp está desconectada, o no hay plantilla creada para ese evento.
• Cómo resolverlo: revise Configuración > Instancia de WhatsApp; si muestra un código QR en lugar de «Conectado!», hay que reconectarla. Verifique también que la plantilla exista.

El cliente recibe el texto {destinatario} en lugar de su nombre

• Causa: la variable se escribió a mano con algún error.
• Cómo resolverlo: borre esa parte del texto y vuelva a insertarla con el botón correspondiente.

No aparecen los botones de variables

• Causa probable: todavía no eligió el Tipo.
• Cómo resolverlo: seleccione el Tipo primero; los botones aparecen a continuación.

El mensaje llega incompleto o cortado

• Causa probable: el texto es demasiado largo para el canal.
• Cómo resolverlo: acórtelo; deje solo lo esencial.

Tengo dos plantillas para el mismo tipo y medio

• Causa probable: se creó por duplicado.
• Cómo resolverlo: elimine una para no enviar mensajes repetidos.

No puedo guardar

• Causa probable: falta el Tipo, el Tipo Medio o el texto de la Descripción.
• Cómo resolverlo: complete los tres.

No veo el menú «Plantillas de notificación»

• Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.

Eliminé una plantilla por error

• Causa: la eliminación es definitiva.
• Cómo resolverlo: vuelva a crearla; por eso conviene tener el texto guardado aparte.

7. Recomendaciones finales

• El WhatsApp tiene mucha más tasa de lectura que el correo: una buena plantilla aquí reduce visiblemente las llamadas al counter.
• Revise las plantillas cuando cambie una dirección de sucursal o un horario de atención.
• Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
• Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.