Empresa
1. Descripción general
Contiene los datos de identidad de su empresa: RUC, razón social, dirección, contacto, representante legal, los logos que se imprimen en documentos y etiquetas, y la configuración del proveedor de facturación electrónica.
Es una pantalla de ficha única: no hay listado ni botón Nuevo. Se abre, se edita y se guarda. Pero lo que se registra aquí aparece en todos los documentos que emite y define si su facturación electrónica funciona o no.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Puesta en marcha del sistema: cargar los datos de la empresa.
- Cambió la dirección fiscal, el teléfono o el correo.
- Quiere actualizar el logo que sale en las guías, facturas o etiquetas.
- Se contrata o se cambia el proveedor de facturación electrónica.
- Terminaron las pruebas y hay que pasar la facturación a producción.
- Cambió el representante legal.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Documentos / Guías | Toman de aquí la razón social, el RUC, la dirección y el logo. |
| Facturación | Usa el proveedor electrónico, la URL y el estado configurados aquí. |
| Locales anexos | Son las sedes; esta pantalla es la empresa que las agrupa. |
| Cuadre de guías | El logo y los datos se imprimen en el diseño configurado allí. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Empresa.
- La pantalla se titula «Empresa».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No puede guardar: sin permiso de edición.
- Esta pantalla no tiene botón Nuevo ni Eliminar: hay una sola ficha de empresa.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Actualizar datos y logos: sección 4. Configurar facturación electrónica: sección 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
Es un solo formulario con un botón Guardar al pie.
3.1. Logos
Tres imágenes distintas, cada una con su botón:
| Botón | Para qué sirve |
|---|---|
| Examinar Logo | Logo general de la empresa. |
| Examinar logo para facturas | Logo que se imprime en los comprobantes. |
| Examinar logo para Etiquetas | Logo para las etiquetas de carga. La pantalla indica el tamaño recomendado: 180 px de largo × 50 px de alto. |
Respete el tamaño del logo de etiquetas
Es el único que tiene una medida recomendada explícita. Una imagen de otra proporción saldrá deformada o cortada en cada etiqueta que imprima.
3.2. Datos de la empresa
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Número RUC (*) | Sí | RUC de la empresa. Junto al campo hay un botón de búsqueda que consulta los datos oficiales y completa la ficha automáticamente. |
| Razón Social | Sí | Nombre legal. |
| Nombre Comercial | No | Nombre con el que opera de cara al público. |
| Nombre de Usuario | No | Nombre corto para uso interno del sistema. |
| Dirección | Sí | Dirección fiscal, la que se imprime en los documentos. |
| Teléfono | No | Teléfono de contacto. |
| Correo electrónico | No | Correo de contacto. |
| UBIGEO | Sí | Ubicación geográfica oficial (departamento, provincia, distrito). |
| REGISTRO M.T.C | No | Registro de la empresa ante el MTC. |
| Nombre del representante | Sí | Nombre del representante legal. |
| Apellidos del representante | Sí | Apellidos del representante legal. |
Use el botón de búsqueda del RUC
En lugar de escribir la razón social a mano, escriba el RUC y pulse el botón de búsqueda junto al campo: el sistema trae los datos oficiales. Menos tecleo y menos errores en un dato que va en todos sus documentos.
3.3. Facturación electrónica
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Proveedor Electrónico | Ninguno, NUBEFACT o FACTURALAYA. |
| Estado Facturación | PRUEBA o PRODUCCIÓN. |
| URL Proveedor Electrónico | Dirección del servicio, que le entrega su proveedor. |
«PRUEBA» y «PRODUCCIÓN» no son lo mismo
En PRUEBA, los comprobantes no tienen validez tributaria: sirven solo para verificar que la integración funciona. En PRODUCCIÓN los documentos son reales y se declaran.
Dos errores costosos: quedarse en PRUEBA creyendo que ya factura de verdad, o pasar a PRODUCCIÓN antes de haber probado. Coordine este cambio con su contador y con su proveedor electrónico.
3.4. Guardar
Botón Guardar al pie. Nada se guarda hasta pulsarlo.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Cargar los datos de la empresa por primera vez
- Configuración > Empresa.
- Escriba el Número RUC y pulse el botón de búsqueda junto al campo.
- Verifique que la Razón Social y demás datos traídos sean correctos.
- Complete Nombre Comercial, Dirección, Teléfono, Correo electrónico y UBIGEO.
- Complete REGISTRO M.T.C si su empresa lo tiene.
- Escriba Nombre y Apellidos del representante.
- Suba los tres logos.
- Pulse Guardar.
- Emita un documento de prueba y revise cómo salen los datos y el logo.
4.2. Caso: Cambiar el logo de las facturas
- Pulse Examinar logo para facturas y elija la imagen.
- Verifique la vista previa.
- Guardar.
- Imprima un comprobante de prueba para confirmar cómo quedó.
4.3. Caso: Actualizar la dirección fiscal
- Corrija el campo Dirección (y el UBIGEO si también cambió).
- Guardar.
- Qué pasa: los documentos nuevos salen con la dirección actualizada; los ya emitidos conservan la anterior, como corresponde.
4.4. Caso: Configurar la facturación electrónica
- Obtenga de su proveedor la URL y las credenciales del servicio.
- En Proveedor Electrónico, elija NUBEFACT o FACTURALAYA.
- Complete la URL Proveedor Electrónico.
- Deje Estado Facturación en PRUEBA.
- Guardar y emita comprobantes de prueba hasta confirmar que todo llega bien.
- Cuando su contador dé el visto bueno, cambie Estado Facturación a PRODUCCIÓN y Guardar.
4.5. Caso: Cambiar el representante legal
- Actualice Nombre del representante y Apellidos del representante.
- Guardar. El sistema le avisará si deja alguno vacío.
5. Buenas prácticas de uso
- Verifique los datos contra la ficha RUC oficial, no contra un documento interno.
- Use el buscador por RUC siempre que pueda: evita errores de tipeo en el dato más visible de su empresa.
- Logos en buena resolución y con fondo adecuado; se imprimen en todos sus documentos.
- No pase a PRODUCCIÓN sin haber emitido pruebas exitosas y sin el visto bueno de su contador.
- Restrinja el acceso a esta pantalla a administración y gerencia: un cambio aquí afecta a todos los documentos.
- Al modificar algo, emita un documento de prueba y revíselo antes de seguir operando.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Los documentos salen con datos desactualizados
- Causa probable: la ficha no se actualizó, o se actualizó sin pulsar Guardar.
- Cómo resolverlo: corrija los datos, guarde y emita un documento de prueba.
El logo sale deformado o cortado en las etiquetas
- Causa probable: la imagen no respeta la proporción recomendada (180 × 50 px).
- Cómo resolverlo: redimensione la imagen a esa proporción y vuelva a subirla.
El logo no aparece en los documentos
- Causa probable: se subió el logo general pero no el específico de facturas o de etiquetas.
- Cómo resolverlo: son tres imágenes independientes; suba la que corresponda a ese documento.
La búsqueda por RUC no trae datos
- Causa probable: el RUC está mal escrito, o el servicio de consulta no está disponible en ese momento.
- Cómo resolverlo: revise el número; si es correcto, complete los datos a mano y reintente la búsqueda más tarde.
Los comprobantes electrónicos no se emiten
- Causa probable: el Proveedor Electrónico está en Ninguno, la URL es incorrecta, o faltan credenciales del proveedor.
- Cómo resolverlo: revise los tres campos de facturación electrónica y contraste la URL con la que le dio su proveedor. Si todo coincide, contacte a su proveedor electrónico.
Emití comprobantes y no tienen validez tributaria
- Causa probable: el Estado Facturación está en PRUEBA.
- Cómo resolverlo: cámbielo a PRODUCCIÓN y coordine con su contador la regularización de lo emitido en pruebas.
El sistema me pide el nombre o los apellidos del representante
- Causa: son campos obligatorios; verá los mensajes «Ingrese el nombre del representante» o «Ingrese los apellidos del representante».
- Cómo resolverlo: complete ambos campos.
No encuentro el botón «Nuevo»
- Causa: esta pantalla administra una sola ficha; no se crean empresas.
- Cómo resolverlo: edite la ficha existente. Si opera varias sedes, regístrelas en Configuración > Locales anexos.
No veo el menú «Empresa»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Es una pantalla que se toca muy pocas veces, pero cada cambio se propaga a todos sus documentos.
- El cambio de PRUEBA a PRODUCCIÓN merece una decisión formal, con su contador y su proveedor electrónico.
- Antes de modificar algo, capture la pantalla para saber cómo estaba.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.