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Instancia de WhatsApp

1. Descripción general​

Es la pantalla donde se vincula el WhatsApp de su empresa con Bigdrive, para que el sistema pueda enviar avisos automáticos a clientes y personal.

La vinculación funciona igual que WhatsApp Web: la pantalla muestra un código QR, usted lo escanea desde el celular de la empresa, y a partir de ahí el sistema puede enviar mensajes desde ese número.

Es una pantalla de estado, no de configuración: no tiene formularios, ni botón Nuevo, ni registros que administrar. Solo dice si está conectado o no.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)​

  • Primera vinculación del WhatsApp de la empresa.
  • Los clientes dejaron de recibir los avisos por WhatsApp y hay que revisar la conexión.
  • Se cambió el celular o el número de la empresa.
  • Alguien cerró la sesión desde el teléfono y hay que volver a vincular.
  • Verificación de rutina antes de una campaña o temporada alta.

1.2. Relación con otros módulos​

MóduloRelación
Plantillas de notificaciónDefine qué dicen los mensajes que salen por este canal.
Destinos de notificaciónDefine a qué celulares se envían los avisos internos.

2. Acceso al módulo y permisos​

2.1. Cómo abrir esta pantalla​

  • Menú izquierdo: Configuración > Instancia de WhatsApp.
  • La pantalla se titula «Instancia de Whatsapp».

2.2. Si falta una opción​

  • No aparece en el menú: sin permiso de vista.
  • Esta pantalla no tiene botones Nuevo, Editar ni Eliminar: no es un error, no hay nada que registrar aquí.

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»​

  • Vincular y verificar la conexión: sección 4.

3. Pantallas y componentes principales​

La pantalla tiene dos estados posibles, y lo primero que debe hacer es identificar en cuál está:

3.1. Estado «Conectado»​

Si el WhatsApp está vinculado, verá:

  • La palabra «Conectado!» en negrita.
  • El nombre de la cuenta de WhatsApp vinculada.
  • La foto de perfil de esa cuenta.
  • El botón Revisar conexión.
Verifique el nombre y la foto

No basta con leer «Conectado!». Confirme que el nombre y la foto sean los del número de la empresa. Si aparece la cuenta personal de alguien, la vinculación se hizo con el teléfono equivocado.

3.2. Estado «No conectado»​

Si no hay conexión, la pantalla muestra directamente:

  • Un código QR grande.
  • El botón Revisar conexión debajo.

3.3. El botón «Revisar conexión»​

Recarga la página para volver a consultar el estado. Se usa después de escanear el QR, para confirmar que la vinculación funcionó.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Caso: Vincular el WhatsApp de la empresa por primera vez​

  1. Tenga a mano el celular con el número de la empresa, con WhatsApp abierto e internet.
  2. En Bigdrive, vaya a Configuración > Instancia de WhatsApp.
  3. Espere a que aparezca el código QR.
  4. En el celular, abra WhatsApp → menú de Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
  5. Escanee el código QR de la pantalla de Bigdrive.
  6. Pulse Revisar conexión en Bigdrive.
  7. Debe aparecer «Conectado!» con el nombre y la foto del número de la empresa.
Escanee con el celular correcto

Quien escanee el QR vincula su WhatsApp. Si lo escanea con su teléfono personal, los mensajes de la empresa saldrán desde su número personal. Use siempre el celular corporativo.

4.2. Caso: Verificar si el WhatsApp sigue conectado​

  1. Abra la pantalla.
  2. Si dice «Conectado!», está operativo.
  3. Si muestra un código QR, la conexión se cayó → siga el flujo 4.1 para volver a vincular.

4.3. Caso: Reconectar tras una desconexión​

  1. Abra la pantalla; aparecerá el QR.
  2. Escanéelo de nuevo con el celular de la empresa.
  3. Pulse Revisar conexión y confirme que dice «Conectado!».
  4. Envíe un mensaje de prueba desde una operación real para confirmar que todo volvió a funcionar.

4.4. Caso: Cambiar el número de WhatsApp de la empresa​

  1. En el celular anterior, abra WhatsApp → Dispositivos vinculados → cierre la sesión de Bigdrive.
  2. En Bigdrive, abra esta pantalla y pulse Revisar conexión: debe aparecer el QR.
  3. Escanee con el celular nuevo.
  4. Confirme que el nombre y la foto correspondan al número nuevo.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Use un celular exclusivo de la empresa, no el personal de un colaborador. Si esa persona se va, se lleva el canal de notificaciones.
  • Mantenga ese celular encendido, cargado y con internet. Si se apaga, la vinculación se cae y los avisos dejan de salir.
  • No cierre la sesión desde el teléfono sin avisar: es la causa más común de desconexión.
  • Revise esta pantalla al menos una vez por semana, y siempre antes de temporada alta.
  • Si nadie reporta avisos por WhatsApp desde hace días, revise aquí antes de buscar el problema en otro lado.
  • Deje por escrito quién es el responsable de ese celular.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

La pantalla muestra un QR en lugar de «Conectado!»​

  • Causa: el WhatsApp no está vinculado, o la sesión se cerró.
  • Cómo resolverlo: escanee el QR con el celular de la empresa y pulse Revisar conexión.

Escaneé el QR pero sigue sin conectar​

  • Causa probable: el QR expiró mientras lo escaneaba, o el celular no tenía internet.
  • Cómo resolverlo: pulse Revisar conexión para obtener un QR nuevo y repita el escaneo con rapidez.

Dice «Conectado!» pero los avisos no llegan​

  • Causa probable: el problema no está en la conexión sino en las plantillas (no hay una creada) o en los celulares de destino (mal registrados).
  • Cómo resolverlo: revise Configuración > Plantillas de notificación y Configuración > Destinos de notificación. Verifique que los números incluyan el código de país.

Aparece conectada una cuenta de WhatsApp que no es la de la empresa​

  • Causa: alguien escaneó el QR con su teléfono personal.
  • Cómo resolverlo: desde ese teléfono, cierre la sesión en Dispositivos vinculados; luego vuelva a vincular con el celular corporativo.

La conexión se cae todos los días​

  • Causa probable: el celular se apaga, se queda sin batería o pierde internet con frecuencia.
  • Cómo resolverlo: deje el equipo cargando en un punto con buena señal. Si el problema persiste con el teléfono siempre encendido, contacte a soporte.

La pantalla queda en blanco o el QR no carga​

  • Causa probable: falla de red o del servicio de WhatsApp.
  • Cómo resolverlo: actualice la página. Si sigue igual, anote hora y comportamiento y contacte a soporte.

No veo el menú «Instancia de WhatsApp»​

  • Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.

7. Recomendaciones finales​

  • Esta pantalla es el interruptor de todo el canal de WhatsApp: si aquí no dice «Conectado!», ninguna plantilla funcionará por bien redactada que esté.
  • Incluya la revisión de este estado en su rutina de apertura semanal.
  • Cuando cambie el responsable del celular corporativo, trate la desvinculación con el mismo cuidado que la baja de un usuario.
  • Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.