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Configuración de correo

1. Descripción general​

Define los mensajes automáticos que el sistema envía cuando una carga cambia de estado: cuando se registra la orden, cuando sale en tránsito, cuando llega a la oficina de destino, cuando entra en reparto y cuando se entrega al destinatario.

Cada mensaje se arma con texto libre y con variables que el sistema reemplaza por los datos reales de cada envío (el número de guía, el nombre, el peso…). Así, un solo mensaje escrito una vez sirve para miles de envíos, cada uno con su información.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)​

  • Configuración inicial: redactar los mensajes que recibirán sus clientes.
  • Quiere mejorar el texto de una notificación que suena confusa o genera llamadas.
  • Quiere agregar el número de tracking o algún dato que hoy no aparece en el aviso.
  • Un estado del envío no está notificando nada y debería.
  • Quiere dejar de enviar un aviso.

1.2. Relación con otros módulos​

MóduloRelación
Órdenes de servicioLos cambios de estado de la orden son los que disparan estos mensajes.
Destinos de notificaciónDefine a quién de su empresa se le avisa, además del cliente.
Plantillas de notificaciónCumple una función parecida para otros medios, como WhatsApp.
Instancia de WhatsAppCanal alternativo al correo.

2. Acceso al módulo y permisos​

2.1. Cómo abrir esta pantalla​

  • Menú izquierdo: Configuración > Configuración de correo.
  • La pantalla se titula «Configuracion correo».

2.2. Si falta una opción o no puede guardar​

  • No aparece en el menú: sin permiso de vista.
  • Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»​

  • Crear / editar / eliminar un mensaje: sección 4. Qué variables existen: sección 3.3.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado​

Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.

ColumnaQué muestra
ACCIÓNBotón EDITAR y menú ▾ con Eliminar.
TIPOEl evento que dispara el mensaje.
NOMBRENombre interno del mensaje.

3.2. Modal de creación / edición​

CampoObligatorioDetalle
TipoSíEl momento en que se envía. Ver la tabla de eventos abajo.
NombreSíNombre para identificar el mensaje internamente.
DescripcionSíEl cuerpo del mensaje. Es un editor de texto con formato donde escribe lo que recibirá el destinatario.

Eventos disponibles en «Tipo»:

OpciónCuándo se envía
REGISTRO DE ORDENApenas se registra la orden de servicio.
EN TRÁNSITOCuando la carga sale de viaje.
LLEGADA A OFICINA DE DESTINOCuando la carga llega al local de destino.
EN REPARTOCuando la carga sale a repartirse.
ENTREGADO A DESTINATARIOCuando se confirma la entrega.

Botones: Cerrar y Guardar.

El título del modal dice «Tipo Documento»

Es un texto heredado en la pantalla. El formulario sí corresponde a la configuración de correo.

3.3. Variables disponibles​

Dentro del modal, encima del cuadro de texto, la pantalla lista las variables definidas. Escríbalas tal cual, con llaves, y el sistema las reemplaza al enviar:

VariableSe reemplaza por
{GUIA}El número de guía del envío.
{NOMBRE}El nombre del destinatario.
{DESCRIPCION}La descripción de la mercadería.
{CANTIDAD}La cantidad de bultos o ítems.
{PESO}El peso registrado.
{SUPLIDOR}El proveedor o remitente.
{TRACKING_NUMBER}El número de seguimiento.
Las variables se escriben exactamente así

En MAYÚSCULAS y entre llaves: {GUIA}, no {guia} ni [GUIA] ni { GUIA }. Si se escribe mal, el cliente recibirá el texto literal {guia} en lugar de su número de guía.

3.4. Modal de eliminación​

Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Caso: Crear el aviso de «orden registrada»​

  1. Configuración > Configuración de correo → Nuevo.

  2. Tipo: REGISTRO DE ORDEN.

  3. Nombre: algo interno y claro, como Aviso registro de orden.

  4. En Descripcion, redacte el mensaje. Por ejemplo:

    Estimado(a) {NOMBRE}, hemos registrado su envío con guía {GUIA}. Contenido: {DESCRIPCION} — {CANTIDAD} bulto(s), {PESO} kg. Puede hacer seguimiento con el número {TRACKING_NUMBER}.

  5. Guardar → «Guardado Correctamente».

  6. Pruebe con un envío real y revise cómo llegó el correo.

4.2. Caso: Agregar el número de tracking a un aviso existente​

  1. EDITAR el mensaje.
  2. Coloque el cursor donde quiere el dato y escriba {TRACKING_NUMBER}.
  3. Guardar.
  4. Qué pasa: aplica a los envíos nuevos; los correos ya enviados no se modifican.

4.3. Caso: Configurar toda la cadena de avisos​

Repita el flujo 4.1 una vez por cada evento que quiera notificar:

  1. REGISTRO DE ORDEN — «recibimos su envío».
  2. EN TRÁNSITO — «su envío está en camino».
  3. LLEGADA A OFICINA DE DESTINO — «su envío llegó, puede recogerlo».
  4. EN REPARTO — «su envío sale a entregarse hoy».
  5. ENTREGADO A DESTINATARIO — «su envío fue entregado».

4.4. Caso: Dejar de enviar un aviso​

  1. Menú ▾ → Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
  2. Qué pasa: ese evento deja de generar correo.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Escriba como le hablaría al cliente, no como un sistema. Un aviso claro reduce llamadas al counter.
  • Mensajes cortos. El cliente lee en el celular: dos o tres líneas bastan.
  • Incluya siempre {GUIA} o {TRACKING_NUMBER}: sin eso, el cliente no puede hacer nada con el aviso.
  • Pruebe cada mensaje con un envío real antes de darlo por bueno. Es la única forma de ver si las variables se reemplazan bien.
  • Revise la ortografía: este texto lo lee su cliente y es la cara de su empresa.
  • En el aviso de llegada, diga qué debe hacer el cliente (dónde recoger, en qué horario, qué documento traer).

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

El cliente recibe el texto {GUIA} en lugar del número​

  • Causa: la variable está mal escrita (minúsculas, espacios dentro de las llaves, o no es una de las variables definidas).
  • Cómo resolverlo: edite el mensaje y escríbala exactamente como aparece en la lista de la pantalla.

No se envía ningún correo​

  • Causa probable: no hay mensaje creado para ese Tipo de evento, o el destinatario no tiene correo registrado.
  • Cómo resolverlo: verifique que exista el mensaje para ese evento y que la orden tenga el correo del cliente. Si todo está bien y aun así no llega, es un tema del servidor de correo: contacte a soporte.

El correo llega a la carpeta de spam del cliente​

  • Causa probable: configuración del servidor de correo, ajena a esta pantalla.
  • Cómo resolverlo: pida al cliente que lo marque como «no es spam». Para una solución de fondo, contacte a soporte.

Cambié el texto y los correos anteriores siguen igual​

  • Causa: los correos ya enviados no se modifican; es lo esperado.
  • Cómo resolverlo: ninguna acción; el cambio aplica desde el próximo envío.

Tengo dos mensajes para el mismo evento​

  • Causa probable: se creó dos veces.
  • Cómo resolverlo: deje uno y elimine el otro para no enviar avisos duplicados.

No puedo guardar​

  • Causa probable: falta el Tipo, el Nombre o el cuerpo del mensaje.
  • Cómo resolverlo: complete los tres.

No veo el menú «Configuración de correo»​

  • Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.

Eliminé un mensaje por error​

  • Causa: la eliminación es definitiva.
  • Cómo resolverlo: vuelva a crearlo. Conviene tener una copia del texto guardada fuera del sistema.

7. Recomendaciones finales​

  • Estos mensajes son el contacto más frecuente de su empresa con el cliente: valen el tiempo de redactarlos bien.
  • Guarde una copia de los textos en un documento aparte, por si hay que rehacerlos.
  • Revise los mensajes una vez al año, o cada vez que cambien sus horarios o su dirección.
  • Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
  • Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.