Locales anexos
1. Descripción general
Registra sus propias agencias: la sede principal, las sucursales y las filiales desde las que opera.
Cada local no es solo una dirección: lleva sus series de numeración (órdenes, manifiestos, repartos, pasajes), su configuración de facturación electrónica, sus horarios de atención, su responsable y su propio límite de caja chica. Es, en la práctica, la unidad operativa del sistema.
A diferencia de la mayoría de pantallas de Configuración, esta se presenta como un panel de tarjetas con indicadores y filtros, no como una tabla.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Apertura de una agencia nueva.
- Cambió la dirección o el teléfono de un local.
- Hay que asignar o cambiar el responsable de una agencia.
- Se definen o corrigen las series de numeración de un local.
- Se configura la facturación electrónica de una sucursal.
- Cambian los horarios de atención.
- Una agencia cierra temporal o definitivamente: hay que desactivarla.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Empresa | La empresa es la matriz; los locales son sus sedes. |
| Usuarios | Cada usuario se asigna a un Local Anexo. |
| Empleados | El responsable del local se elige entre el personal. |
| Lugares / Destinos | Cada destino se asocia a un local como jurisdicción. |
| Cuadre de guías | El diseño de impresión de guías se guarda por local. |
| Órdenes, manifiestos, repartos | Toman su numeración de las series del local. |
| Tesorería | El límite de caja chica se define aquí. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Locales anexos.
- La pantalla se titula «Locales Anexos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo Local: sin permiso de creación.
- Sin los botones de la tarjeta: sin permiso de edición.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Crear un local: sección 4.1. Series: 4.3. Horarios: 4.4. Activar/desactivar: 4.5.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Indicadores superiores
Cuatro tarjetas de resumen:
| Indicador | Qué cuenta |
|---|---|
| Total Locales | Todos los locales registrados. |
| Activos | Los que están operando. |
| Inactivos | Los desactivados. |
| Con Facturación | Los que tienen facturación electrónica habilitada. |
3.2. Barra de herramientas
- Pestañas de filtro: Todos, Activos (viene seleccionada) e Inactivos, cada una con su contador.
- Buscador: campo Buscar local….
- Botón Nuevo Local y botón de actualizar lista.
Si no encuentra un local, lo más probable es que esté inactivo y el filtro lo esté ocultando. Cambie a Todos.
3.3. Tarjeta de cada local
Cada local se muestra como una tarjeta con su tipo (SEDE, SUCURSAL o FILIAL, cada uno con su color), su estado (Activo / Inactivo), el resumen de horarios de atención y, cuando su empresa usa integración con sistemas externos, el estado de sincronización.
En el pie de la tarjeta hay cuatro botones:
| Botón | Qué abre |
|---|---|
| Editar local | El formulario completo del local. |
| Horarios de atención | La configuración de días y horas. |
| Series de facturación | Las series de comprobantes del local. |
| Activar / Desactivar | Cambia el estado del local. |
3.4. Modal de edición del local
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo * | Sí | SEDE, SUCURSAL o FILIAL. |
| Nombre * | Sí | Nombre del local. |
| Dirección * | Sí | Dirección de la agencia. |
| Teléfono | No | Contacto del local. |
| Nombre / Apellidos del Representante | No | Representante del local. |
| Límite Máx. Saldo Caja Chica S/. | No | Tope de efectivo permitido en la caja chica de esa agencia. |
| Ubigeo | No | Departamento, provincia y distrito. |
| Responsable (contacto de integración) | No | Empleado responsable. Se elige del personal registrado. |
| Formato Impresión de Comprobantes * | Sí | TICKET o A4 / A5. |
Series de numeración (con ejemplos que muestra la propia pantalla):
| Serie | Obligatoria | Ejemplo |
|---|---|---|
| Serie Orden de Servicio * | Sí | OS01 |
| Serie Manifiesto * | Sí | MF01 |
| Serie Desembarque * | Sí | DS01 |
| Serie Reparto * | Sí | RP01 |
| Serie Programación Salida | No | PS01 |
| Serie Venta Pasaje | No | VP01 |
| Serie Equipaje | No | EQ01 |
| Serie Manifiesto Salida | No | MS01 |
Facturación electrónica del local:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Habilitar Facturación Electrónica | Activa la emisión electrónica para este local. |
| Código de Establecimiento (SUNAT) * | Código del establecimiento ante SUNAT (ej. 0000). |
| Tipo Afectación IGV * | GRAVADO ONEROSO o EXONERADO ONEROSO. |
| Texto en parte inferior de factura | Leyenda al pie del comprobante. |
| Token PSE | Token del proveedor de servicios electrónicos. |
Botón Guardar.
Si dos agencias comparten la misma serie, generarán documentos con numeración duplicada, lo que es un problema tributario serio. Asigne una serie propia a cada local (OS01, OS02, OS03…) y verifíquelo antes de abrir la agencia.
GRAVADO y EXONERADO tienen consecuencias tributarias distintas. No lo elija por intuición: consulte con su contador según el régimen del establecimiento.
3.5. Modal de horarios de atención
Configura, día por día, la hora de apertura y de cierre, con la opción No se atiende para los días cerrados. Botones Cancelar y Guardar Horarios.
El resumen aparece luego en la tarjeta del local («Atiende todos los días», «Atiende 6 días · …» o «No atiende»).
3.6. Modal de series de facturación
Administra las series de comprobantes del local: se agregan con Guardar serie y se eliminan con confirmación (Eliminar / Cancelar).
El formulario de la izquierda pide:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo Comprobante | Sí | Comprobante al que pertenece la serie (factura, boleta, guía, recibo…). |
| Serie | Sí | Exactamente 4 caracteres alfanuméricos, por ejemplo F001 o R004. |
| Correlativo Inicial | Sí | Número desde el que empezará a numerar. |
| Correlativo interno | No | Solo aparece al registrar series de Guía Remisión Remitente o Guía Remisión Transportista. Marca la serie como de uso interno: ese correlativo no se mostrará en la impresión del comprobante. |
| Confirmo que los datos son correctos | Sí | Habilita el guardado. |
La Vista previa muestra cómo quedará la serie con su correlativo antes de guardar.
La casilla Correlativo interno permanece oculta mientras el Tipo Comprobante elegido no sea una guía de remisión (remitente o transportista); al cambiar a otro tipo de comprobante, la casilla se oculta y la marca se descarta.
En la lista de la derecha, las series marcadas como internas se identifican con la etiqueta INTERNO junto al correlativo. Puede buscarlas por serie o por tipo de comprobante, editarlas (lápiz) o eliminarlas (papelera).
Las guías emitidas con una serie marcada como interna dejan de aparecer en la impresión de facturas, boletas y recibos: la línea GUÍA TRANSPORTISTA del comprobante ya no las lista. Si una orden solo tiene guías internas, esa línea no se imprime.
El cambio afecta a las impresiones que se generen desde ese momento, incluidas las de comprobantes ya emitidos, porque la guía se consulta al momento de imprimir. Marque o desmarque la casilla con cuidado y confirme el resultado con una impresión de prueba.
3.7. Modal de activación / desactivación
Pide confirmar el cambio de estado con el botón Confirmar.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un local nuevo
- Configuración > Locales anexos → Nuevo Local.
- Tipo: SEDE, SUCURSAL o FILIAL.
- Complete Nombre, Dirección, Teléfono y Ubigeo.
- Asigne el Responsable (debe existir como empleado).
- Defina el Límite Máx. Saldo Caja Chica acordado con tesorería.
- Elija el Formato Impresión de Comprobantes.
- Asigne las series obligatorias (Orden de Servicio, Manifiesto, Desembarque, Reparto), distintas a las de los demás locales.
- Complete las series opcionales que su operación use.
- Si el local facturará electrónicamente, active esa opción y complete Código de Establecimiento, Tipo Afectación IGV y Token PSE.
- Guardar.
- Configure sus horarios y, después, el cuadre de guías de ese local.
4.2. Caso: Cambiar el responsable de un local
- Ubique la tarjeta → botón Editar local.
- Cambie Responsable (contacto de integración) → Guardar.
4.3. Caso: Configurar las series de facturación
- En la tarjeta, pulse Series de facturación.
- Elija el Tipo Comprobante, escriba la Serie (4 caracteres) y el Correlativo Inicial.
- Si eligió Guía Remisión Remitente o Guía Remisión Transportista y la serie es de control interno (su correlativo no debe salir impreso), marque Correlativo interno. Para los demás comprobantes esta casilla no se muestra.
- Marque Confirmo que los datos son correctos y pulse Guardar serie.
- Para corregir una serie ya registrada, use el botón de editar (lápiz) de la lista y vuelva a guardar.
- Para quitar una, use Eliminar y confirme.
4.4. Caso: Definir los horarios de atención
- En la tarjeta, pulse Horarios de atención.
- Para cada día, indique apertura y cierre, o marque No se atiende.
- Pulse Guardar Horarios.
- Verifique el resumen que aparece en la tarjeta.
4.5. Caso: Desactivar un local que cierra
- En la tarjeta, pulse el botón de Desactivar → Confirmar.
- Qué pasa: el local pasa a Inactivo y deja de aparecer con el filtro por defecto. Su información se conserva.
- Para reabrirlo: filtre por Inactivos, ubique la tarjeta y pulse Activar → Confirmar.
Revise que no queden usuarios asignados a ese local ni operaciones abiertas. Un usuario asignado a un local inactivo puede tener problemas para operar.
5. Buenas prácticas de uso
- Series únicas por local, definidas antes de abrir. Corregir numeraciones duplicadas después es un dolor de cabeza tributario.
- Lleve un cuadro de series fuera del sistema: qué serie usa cada local, para no repetirlas.
- Configure horarios reales: alimentan la información que se le da al cliente.
- Coordine la facturación electrónica con su contador, especialmente el código de establecimiento y el tipo de afectación.
- Al abrir un local, complete la secuencia entera: local → series → horarios → cuadre de guías → usuarios.
- Desactive en lugar de eliminar cuando una agencia cierre.
- Revise el límite de caja chica con tesorería al menos una vez al año.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No encuentro un local en la lista
- Causa probable: está inactivo y el filtro por defecto muestra solo los activos.
- Cómo resolverlo: cambie la pestaña a Todos o Inactivos.
Dos locales están emitiendo documentos con el mismo número
- Causa: comparten la misma serie.
- Cómo resolverlo: asigne series distintas de inmediato y consulte con su contador qué hacer con los documentos ya emitidos.
No puedo guardar el local
- Causa probable: falta un campo con *: Tipo, Nombre, Dirección, Formato de Impresión, las cuatro series obligatorias o, si activó facturación, el código de establecimiento y el tipo de afectación.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario completando los marcados.
El responsable no aparece en la lista
- Causa probable: la persona no está registrada como empleado.
- Cómo resolverlo: regístrela en Configuración > Empleados y vuelva.
Los comprobantes electrónicos de una sucursal no se emiten
- Causa probable: el local no tiene habilitada la facturación electrónica, o falta el Código de Establecimiento o el Token PSE.
- Cómo resolverlo: revise esos campos y contraste con lo que le dio su proveedor electrónico.
Las guías de una agencia salen descuadradas
- Causa: el cuadre de guías se configura por local y ese local no está cuadrado.
- Cómo resolverlo: vaya a Cuadre de guía transportista y Cuadre de guía remitente, elija ese local y cuádrelo.
El resumen de horarios dice «No atiende»
- Causa probable: ningún día quedó marcado como atendido.
- Cómo resolverlo: abra Horarios de atención y configure los días.
Desactivé un local y sus usuarios no pueden operar
- Causa: siguen asignados a un local inactivo.
- Cómo resolverlo: reasígnelos a otro local en Configuración > Usuarios, o reactive el local.
No veo el menú «Locales anexos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Abrir un local es un procedimiento completo, no un registro suelto: series, horarios, cuadre de guías, usuarios y destinos.
- Las series de numeración son el punto más delicado de esta pantalla: revíselas dos veces.
- Restrinja esta pantalla a administración y gerencia.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.