Gastos recurrentes
1. Descripción general
Registra los gastos fijos que se repiten: alquiler del local, internet, seguros, servicios, licencias, mantenimientos contratados.
En lugar de anotarlos manualmente cada mes y arriesgarse a olvidar uno, se registran una sola vez con su periodicidad, su importe y su fecha de pago inicial. Desde ahí quedan controlados, y desde la misma pantalla se puede realizar el pago por caja cuando toca.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Configuración inicial: cargar todos los gastos fijos de la empresa.
- Se firma un contrato nuevo (un alquiler, un servicio, una licencia).
- Cambia el importe de un gasto fijo (le suben el alquiler).
- Llega el momento de pagar un gasto recurrente.
- Un gasto dejó de aplicar y hay que desactivarlo.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes / Proveedores | Cada gasto se asocia a un proveedor, que es a quien se le paga. |
| Cuentas bancarias | Provee las cuentas de la empresa y de la persona para registrar el pago. |
| Empleados | Si el pago va a una persona, se selecciona de aquí (conductores o administrativos). |
| Monedas / Tipo de cambio | El importe se registra en una de esas monedas. |
| Tesorería / Caja | Es donde impacta el pago que se registra desde esta pantalla. |
| Tipos de gasto operativo | Clasifica los gastos de la operación; este módulo es para los fijos. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Gastos recurrentes.
- La pantalla se titula «Gastos Recurrentes».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un gasto: sección 4.1. Pagarlo: sección 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y menú ▾ con Eliminar. |
| NOMBRE | Nombre del gasto. |
| PROVEEDOR | A quién se le paga. |
| TIPO RECURRENCIA | Solo una vez, mensual o anual. |
| MONEDA | Moneda del importe. |
| IMPORTE | Monto del gasto. |
| FECHA DE PAGO | Fecha de pago inicial. |
| ESTADO | Si el gasto está activo. |
| DESCRIPCIÓN | Nota libre. |
3.2. Modal «Nuevo Gasto» / «Editar Gasto»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Nombre (*) | Sí | Nombre del gasto (ej. ALQUILER LOCAL CENTRAL). |
| Proveedor (*) | Sí | A quién se le paga. Del catálogo de proveedores. |
| Tipo de Recurrencia (*) | Sí | SOLO UNA VEZ, MENSUAL o ANUAL. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda del importe. |
| Importe (*) | Sí | Monto a pagar en cada ocurrencia. |
| Fecha de pago inicial (*) | Sí | Desde cuándo empieza a contar la recurrencia. |
| Activo | No | Casilla que indica si el gasto sigue vigente. |
| Descripcion | No | Nota libre (número de contrato, condiciones, vigencia). |
Botones: Cerrar y Guardar.
Use la descripción para el contrato
Anote ahí el número de contrato, la fecha de vencimiento y el contacto. Cuando toque renovar, tendrá todo a mano sin buscar en el archivador.
3.3. Modal «Realizar pago por Caja»
Desde el listado se puede registrar el pago de un gasto recurrente. El formulario pide:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Descripción (*) | Sí | Concepto del pago. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha en que se paga. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | TRANSFERENCIA, EFECTIVO o CHEQUE. |
| Importe (*) | Sí | Monto pagado. |
| Tipo Persona (*) | Sí | A quién se le paga: PROVEEDOR u OTRO. |
| Persona (*) | Sí | La persona o proveedor concreto. |
| Nombre completo de persona (*) | Según el caso | Se escribe a mano cuando el beneficiario no está registrado. |
| Cuenta Bancaria de Persona (*) | Según el caso | Cuenta destino del beneficiario. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de la empresa desde la que sale el dinero. |
| Observación | No | Nota libre del pago. |
El pago afecta la caja
Registrar el pago desde aquí impacta en tesorería. Verifique el importe, la fecha y las cuentas antes de confirmar; corregir un pago mal registrado es mucho más trabajoso que revisarlo antes.
3.4. Modal «Eliminar Gasto»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar el alquiler mensual de un local
- Verifique que el arrendador esté registrado en Configuración > Clientes / Proveedores. Si no, regístrelo.
- Configuración > Gastos recurrentes → Nuevo.
- Nombre:
ALQUILER LOCAL CENTRAL. - Proveedor: el arrendador.
- Tipo de Recurrencia: MENSUAL.
- Moneda e Importe: el monto pactado.
- Fecha de pago inicial: el día del primer pago.
- Deje Activo marcado.
- Descripcion: número de contrato y vigencia.
- Guardar → «Guardado Correctamente».
4.2. Caso: Registrar un gasto anual (un seguro, una licencia)
- Igual que el flujo anterior, pero en Tipo de Recurrencia elija ANUAL.
- En Fecha de pago inicial, ponga la fecha de renovación.
4.3. Caso: Actualizar el importe de un gasto fijo
- EDITAR el gasto → cambie Importe → Guardar.
- Qué pasa: los pagos futuros se registran con el importe nuevo; los ya pagados no cambian.
4.4. Caso: Pagar un gasto recurrente
- Ubique el gasto en el listado y abra la opción de pago por caja.
- Complete Descripción, Fecha, Modalidad de Pago e Importe.
- En Tipo Persona, indique si el beneficiario es un PROVEEDOR u OTRO, y selecciónelo.
- Indique la Cuenta Bancaria de Persona (destino) y, si aplica, la Cuenta Bancaria de Empresa (origen).
- Agregue una Observación si hace falta.
- Confirme el pago.
- Verifique en tesorería que el movimiento quedó registrado como esperaba.
4.5. Caso: Dar de baja un gasto que ya no aplica
- EDITAR el gasto → desmarque Activo → Guardar.
- Por qué así y no eliminando: desactivar conserva el historial de pagos; eliminar lo pierde.
5. Buenas prácticas de uso
- Cargue todos los gastos fijos de una sola vez al implantar el sistema; es la única forma de que el control sirva.
- Desactive en lugar de eliminar. El histórico de lo que pagó es información valiosa.
- Revise la lista al cierre de cada mes y confirme que todos los gastos vigentes están y pagados.
- Actualice el importe el mismo mes que cambie. Un alquiler desactualizado descuadra todo el presupuesto.
- Use la descripción como ficha del contrato: número, vigencia, contacto.
- Separe funciones: quien registra el gasto no debería ser necesariamente quien confirma el pago.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
La lista «Proveedor» está vacía o no encuentro al arrendador
- Causa probable: no está registrado como proveedor.
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores y vuelva.
No encuentro a la persona al registrar el pago
- Causa probable: el beneficiario no está registrado como empleado ni como proveedor.
- Cómo resolverlo: use la opción que permite escribir el nombre completo de la persona a mano, o regístrela primero.
El pago no aparece en tesorería
- Causa probable: el pago no llegó a confirmarse, o se registró con una fecha distinta a la que está consultando.
- Cómo resolverlo: revise el rango de fechas del reporte de caja. Si no está, vuelva a registrarlo verificando la fecha.
Registré un pago con el importe equivocado
- Causa: error de digitación.
- Cómo resolverlo: no lo registre otra vez: eso duplicaría el movimiento. Coordine con tesorería la corrección del asiento.
El gasto sigue apareciendo aunque ya no lo pagamos
- Causa probable: sigue marcado como Activo.
- Cómo resolverlo: edítelo y desmarque la casilla.
No puedo guardar
- Causa probable: falta alguno de los seis obligatorios: Nombre, Proveedor, Tipo de Recurrencia, Moneda, Importe o Fecha de pago inicial.
- Cómo resolverlo: complételos todos.
El importe en moneda extranjera sale mal convertido
- Causa probable: el tipo de cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
No veo el menú «Gastos recurrentes»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
Eliminé un gasto por error
- Causa: la eliminación es definitiva.
- Cómo resolverlo: vuelva a registrarlo. Los pagos ya asociados pueden requerir revisión con tesorería.
7. Recomendaciones finales
- Los gastos fijos son el costo más fácil de olvidar y el más constante: tenerlos aquí es la diferencia entre presupuestar y adivinar.
- Restrinja esta pantalla a administración y tesorería: permite registrar pagos que mueven dinero.
- Revise una vez al año todos los gastos activos: casi siempre hay alguno que ya no corresponde.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.