Tipos de gasto operativo
1. Descripción general
Define el catálogo de gastos que la operación puede registrar en ruta y en el día a día: COMBUSTIBLE, PEAJE, VIÁTICOS, ESTIBA, COCHERA, LAVADO, REPUESTOS, MULTAS, etc.
Cada tipo de gasto lleva tres interruptores que deciden cómo se comporta ese gasto en tesorería: si se liquida contra el conductor, si exige un proveedor y si admite crédito.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Configuración inicial del sistema.
- Aparece un concepto de gasto nuevo que hay que empezar a registrar.
- Un gasto se está liquidando contra el conductor y no debería (o al revés).
- Quiere obligar a que ciertos gastos siempre indiquen a qué proveedor se le pagó.
- Necesita depurar conceptos que ya no se usan.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Gastos operativos | Al registrar un gasto se elige uno de estos tipos. |
| Caja / Caja chica (Tesorería) | El interruptor No liquidable decide si el gasto entra o no en la liquidación. |
| Clientes / Proveedores | Si el tipo Requiere Proveedor, hay que elegir uno de ese catálogo. |
| Vales de combustible | Los gastos con proveedor alimentan el control de vales. |
| Gastos recurrentes | Los gastos fijos también se clasifican con este catálogo. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Tipos de gasto operativo.
- La pantalla se titula «Tipos de Gasto Operativo».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Crear / editar / eliminar: sección 4. Qué significa cada casilla: sección 3.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y menú ▾ con Eliminar. |
| NOMBRE | Nombre del concepto de gasto. |
| TIPO LIQUIDACIÓN | Indica si el gasto es liquidable o no. |
| PROVEEDOR | Indica si el gasto exige seleccionar proveedor. |
3.2. Modal «Nueva Gasto» / «Editar Gasto»
| Campo / casilla | Obligatorio | Qué hace |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del concepto (ej. COMBUSTIBLE). |
| No liquidable | No | El gasto no se descuenta ni se rinde en la liquidación del conductor o de la caja. Úselo para gastos que asume directamente la empresa. |
| Requiere Proveedor | No | Al registrar el gasto será obligatorio indicar el proveedor. Sirve para gastos con comprobante (grifo, taller, cochera). |
| Permitir Crédito | No | El gasto puede quedar pendiente de pago en lugar de salir en efectivo al momento. |
Botones: Cerrar y Guardar.
Cómo decidir «No liquidable»
Pregúntese: ¿este gasto se lo tengo que rendir/descontar a alguien? Si el conductor lo paga y rinde, déjelo liquidable (sin marcar). Si lo paga la empresa directamente y nadie rinde nada, márquelo No liquidable.
3.3. Modal «Eliminar Gasto»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Crear un gasto que el conductor rinde (viáticos, peaje)
- Configuración > Tipos de gasto operativo → Nuevo.
- Nombre:
PEAJE. - No marque No liquidable → así entra en la liquidación.
- No marque Requiere Proveedor → normalmente no hay comprobante con proveedor registrado.
- Guardar.
4.2. Caso: Crear un gasto con proveedor obligatorio (combustible, taller)
- Nuevo → Nombre:
COMBUSTIBLE. - Marque Requiere Proveedor → el sistema exigirá indicar el grifo.
- Marque Permitir Crédito si trabaja con ese proveedor a cuenta.
- Guardar.
- Verifique que el proveedor exista en Configuración > Clientes / Proveedores.
4.3. Caso: Sacar un gasto de la liquidación
- EDITAR el tipo de gasto.
- Marque No liquidable → Guardar.
- Qué pasa: los gastos nuevos de ese tipo dejarán de entrar en la liquidación. Los ya registrados conservan su tratamiento.
4.4. Caso: Eliminar un tipo de gasto
- Menú
▾→ Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
Consulte con contabilidad antes de borrar
Los tipos de gasto sostienen los reportes históricos de costos. Si el concepto ya no se usa, es más seguro dejar de registrarlo que eliminarlo.
5. Buenas prácticas de uso
- Un concepto por tipo de gasto real. No cree «VARIOS»: hace inútil el análisis de costos.
- Marque «Requiere Proveedor» en todo gasto con comprobante: es lo que permite después cruzar con contabilidad.
- Revise «No liquidable» con tesorería, no por criterio propio: define quién asume el gasto.
- Nombres cortos y claros, en mayúsculas, consistentes con el resto del catálogo.
- Revise el catálogo al cierre de cada mes junto con el reporte de gastos.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El gasto no aparece en la liquidación del conductor
- Causa probable: el tipo tiene marcado No liquidable.
- Cómo resolverlo: si debe liquidarse, edite el tipo y desmarque la casilla. Los gastos ya registrados pueden requerir corrección manual.
El sistema me obliga a elegir un proveedor y no quiero
- Causa: el tipo tiene Requiere Proveedor marcado.
- Cómo resolverlo: si esa exigencia no corresponde, desmárquela. Si sí corresponde, registre el proveedor en Clientes / Proveedores.
No puedo registrar el gasto al crédito
- Causa probable: el tipo no tiene Permitir Crédito.
- Cómo resolverlo: edítelo y marque la casilla.
El reporte de gastos sale todo agrupado en un solo concepto
- Causa probable: se creó un tipo genérico y el equipo lo usa para todo.
- Cómo resolverlo: cree conceptos específicos y capacite al equipo; el histórico ya registrado no se reclasifica solo.
No puedo guardar
- Causa probable: falta el Nombre.
- Cómo resolverlo: complételo.
No veo el menú «Tipos de gasto operativo»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
Eliminé un tipo de gasto por error
- Causa: la eliminación es definitiva.
- Cómo resolverlo: vuelva a crearlo con las mismas casillas; si no, los gastos nuevos se comportarán distinto a los históricos.
7. Recomendaciones finales
- Este catálogo es la base de su estructura de costos: bien armado, le dice exactamente en qué se va la plata.
- Coordine siempre con tesorería y contabilidad antes de cambiar las casillas de un tipo en uso.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.