Control de combustible
1. Descripción general
Registra cada carga de combustible de la flota: qué unidad cargó, cuántos galones, a qué precio, en qué estación y con qué kilometraje.
Es la pantalla que sostiene el control del gasto más importante de una operación de transporte. Su valor está en dos datos que se piden en cada carga: el kilometraje y el peso transportado. Con ellos deja de ser un registro de gastos y se convierte en un control de rendimiento: cuántos kilómetros rinde cada galón en cada unidad.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Una unidad carga combustible en ruta o en el grifo habitual.
- Se registra el vale de un grifo con el que se trabaja a crédito.
- Se cierra el consumo de un viaje (fin de servicio).
- Hay que revisar cuánto combustible consumió una unidad.
- Se anula un vale registrado por error.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Registro de vehículos | La unidad que carga; también aporta su kilometraje. |
| Empleados | El conductor responsable. |
| Clientes / Proveedores | El grifo o proveedor de combustible. |
| Manifiestos | El viaje al que se carga el consumo. |
| Cuentas bancarias | Cuentas de origen y destino del pago. |
| Pago de requerimiento | Donde se ejecuta el pago del vale. |
| Monedas / Tipo de cambio | Para cargas en divisa. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Combustible > Control de Combustible.
- La pantalla se titula «Control de Combustible».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar una carga: sección 4.1. A crédito: 4.3. Fin de servicio: 4.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Anular. |
| FECHA | Fecha de la carga. |
| ESTADO | Situación del vale. |
| CORRELATIVO | Serie y número. |
| MANIFIESTO | Viaje asociado. |
| VEHICULO / CONDUCTOR | Unidad y responsable. |
| ESTACIÓN | Grifo donde se cargó. |
| PROVEEDOR | Proveedor del combustible. |
| GALONES / COSTO/GL | Cantidad y precio unitario. |
| TIPO PAGO / DIAS CRÉDITO | Condición de pago. |
| MONEDA / IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
3.2. Ventana de registro
Identificación:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Serie (*) / Número (*) | Sí | Numeración del vale. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la carga. |
| Manifiesto | No | Viaje al que se carga el consumo. |
| Tipo (*) | Sí | RECARGA o FIN DE SERVICIO. |
Unidad y responsable:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Vehículo (*) | Sí | Unidad que cargó. |
| Conductor (*) | Sí | Quien realizó la carga. |
Proveedor y comprobante:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Proveedor (*) | Sí | Proveedor del combustible. |
| Estación (*) | Sí | Grifo o estación concreta. |
| Número Comprobante (*) | Sí | Comprobante recibido. |
| Ticket | No | Número de ticket del surtidor. |
Datos de la carga:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Kilometraje (*) | Sí | Kilometraje de la unidad al momento de cargar. |
| Peso (Tn) (*) | Sí | Peso transportado. |
| Galones (*) | Sí | Cantidad cargada. |
| Costo x Galón (*) | Sí | Precio unitario. |
Pago:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Moneda (*) | Sí | Moneda de la operación. |
| Tipo Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Tipo de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días Crédito (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | TRANSFERENCIA, EFECTIVO o CHEQUE. |
| Cuenta Bancaria de Proveedor (*) | Sí | Cuenta destino del pago. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de origen. |
| Observación | No | Notas del vale. |
El kilometraje es el dato más importante del vale
Sin kilometraje correcto no hay control de rendimiento posible. Es lo que permite calcular los kilómetros por galón de cada unidad y detectar consumos anómalos: una unidad que empieza a rendir menos tiene un problema mecánico o una fuga de combustible.
Regístrelo del odómetro real, en el momento de la carga. Un kilometraje inventado o copiado del vale anterior arruina toda la información del módulo.
El peso transportado explica las diferencias de consumo
Una unidad cargada consume más que una vacía. Registrar el Peso (Tn) permite comparar rendimientos de forma justa y no alarmarse por un consumo alto que en realidad correspondía a un viaje pesado.
«RECARGA» y «FIN DE SERVICIO» no son lo mismo
RECARGA es una carga durante la operación. FIN DE SERVICIO cierra el consumo de un viaje. Usarlos indistintamente distorsiona el cálculo del combustible atribuido a cada manifiesto.
3.3. Ventana de anulación
Pide marcar la confirmación y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar una carga de combustible
- Combustible > Control de Combustible → Nuevo.
- Verifique Serie, Número y Fecha.
- Seleccione el Manifiesto del viaje, si corresponde.
- En Tipo, elija RECARGA.
- Seleccione Vehículo y Conductor.
- Elija el Proveedor y escriba la Estación donde se cargó.
- Registre el Número Comprobante y el Ticket del surtidor.
- Lea el odómetro y registre el Kilometraje real.
- Registre el Peso (Tn) que transportaba la unidad.
- Complete Galones y Costo x Galón.
- Elija Moneda, verifique el Tipo Cambio y el Tipo de Pago.
- Complete la Modalidad de Pago y las cuentas bancarias.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar el fin de servicio de un viaje
- Nuevo → seleccione el Manifiesto del viaje.
- En Tipo, elija FIN DE SERVICIO.
- Complete el resto de datos igual que en una recarga.
- Guarde: el consumo queda cerrado para ese viaje.
4.3. Caso: Registrar una carga a crédito con el grifo
- Complete el vale normalmente.
- En Tipo de Pago, elija CRÉDITO.
- Registre los Días Crédito acordados.
- Guarde. El pago se gestionará después en Tesorería > Pago de Requerimiento, filtrando por COMBUSTIBLE.
4.4. Caso: Revisar el consumo de una unidad
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta y pulse Buscar.
- Use el buscador de la tabla por placa del vehículo.
- Revise GALONES, COSTO/GL e IMPORTE a lo largo del período.
- Contraste el kilometraje entre cargas sucesivas para estimar el rendimiento.
4.5. Caso: Anular un vale
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Kilometraje real del odómetro, siempre. Es la regla que hace que todo el módulo sirva.
- Registre el vale el mismo día de la carga, no acumulando comprobantes.
- Exija el comprobante y el ticket del surtidor: son el respaldo del gasto.
- Registre la estación concreta, no solo el proveedor: permite detectar diferencias de precio entre grifos.
- Revise el rendimiento por unidad periódicamente: una caída sostenida señala un problema.
- Asocie el manifiesto para conocer el costo real de cada viaje.
- Verifique las cuentas bancarias en los pagos a proveedores.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El vehículo no aparece en la lista
- Causa probable: está suspendido en el registro de vehículos.
- Cómo resolverlo: revise su estado en Configuración > Registro de vehículos.
El conductor no aparece
- Causa probable: el empleado no tiene el cargo de CONDUCTOR.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Empleados.
El proveedor no aparece
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores como PROVEEDOR o AMBOS.
La cuenta bancaria del proveedor no aparece
- Causa probable: su ficha no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en su ficha, pestaña Cuentas Bancarias.
El rendimiento de una unidad sale absurdo
- Causa probable: un kilometraje mal registrado en alguna carga.
- Cómo resolverlo: revise los vales de esa unidad en orden de fecha; un kilometraje menor al de la carga anterior indica el error. Corríjalo.
Una unidad consume mucho más que antes
- Causas probables: problema mecánico, fuga, o simplemente viajes más pesados.
- Cómo resolverlo: contraste con la columna de Peso (Tn) antes de concluir. Si el peso es similar y el consumo subió, revise la unidad en el taller.
El importe convertido sale mal
- Causa probable: el Tipo Cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
El vale a crédito no aparece para pagar
- Cómo resolverlo: revise Tesorería > Pago de Requerimiento filtrando por el origen COMBUSTIBLE.
No puedo guardar
- Causa probable: falta alguno de los muchos campos con (*): serie, número, fecha, tipo, vehículo, conductor, proveedor, estación, comprobante, kilometraje, peso, galones, costo por galón, moneda, tipo de cambio, tipo y modalidad de pago, o la cuenta del proveedor.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario revisando los campos marcados.
No veo el menú «Control de Combustible»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- El combustible suele ser el mayor costo variable de una empresa de transporte: este módulo es la herramienta para controlarlo.
- La diferencia entre un registro de gastos y un control de rendimiento son dos campos: kilometraje y peso. Exíjalos siempre.
- Revise el rendimiento por unidad con periodicidad fija: es donde aparecen tanto los problemas mecánicos como los consumos indebidos.
- Todo vale queda registrado en la auditoría con el usuario que lo creó.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.