Caja chica
1. Descripción general
Es la caja del día del local: el registro del efectivo y los movimientos de dinero de una agencia, con su apertura, sus ingresos y egresos, y su cierre.
Funciona con un ciclo diario claro: se apertura la caja declarando el importe inicial, durante la jornada se registran movimientos (ingresos y egresos), y al terminar se cierra. Mientras la caja no esté abierta, no se pueden registrar cobros en otras pantallas del sistema.
Sin caja abierta, la operación se detiene
Varios módulos —entrega de carga, cobros de órdenes— verifican que haya caja chica abierta antes de permitir un cobro. Aperturar la caja debe ser lo primero del turno, no algo que se recuerda cuando un cliente ya está esperando en el mostrador.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Apertura del turno: abrir la caja del día.
- Registrar un ingreso o egreso de efectivo.
- Registrar un gasto asociado a un manifiesto.
- Cierre del turno: cuadrar y cerrar la caja.
- Anular un movimiento mal registrado.
- Consultar los movimientos del día.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Entrega de carga / Órdenes | Sus cobros requieren caja abierta e impactan aquí. |
| Manifiestos | Los gastos y descuentos pueden asociarse a un viaje. |
| Locales anexos | Define el límite máximo de saldo de la caja chica. |
| Empleados / Clientes y Proveedores | Proveen las personas de los movimientos. |
| Cuentas bancarias | Origen y destino de los movimientos no efectivos. |
| Rendición de gastos | Los conductores rinden contra caja. |
| Reporte de caja chica | Consulta y análisis de lo registrado. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Caja Chica.
- La pantalla se titula «Caja chica».
2.2. Si falta una opción o no puede operar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo Movimiento: sin permiso de creación, o la caja no está abierta.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
- No puede editar las fechas del cierre: falta la función Modificar fechas de caja en su usuario.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Aperturar: sección 4.1. Registrar movimientos: 4.2. Cerrar: 4.5.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Apertura de caja
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Usuario de Sistema | — | Quién apertura la caja. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha de apertura. |
| Hora (*) | Sí | Hora de apertura. |
| Importe Inicial (*) | Sí | Efectivo con el que se abre. |
| Acepto aperturar caja | Sí | Casilla de confirmación. |
Se confirma con APERTURAR CAJA.
El importe inicial debe ser el efectivo real
Cuente el dinero antes de declararlo. Si abre con un importe que no corresponde, el cuadre del cierre será incorrecto y la diferencia aparecerá como faltante o sobrante sin que nadie sepa por qué.
3.2. Barra superior
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo Movimiento | Registra un ingreso o egreso. |
| Cerrar Caja | Cierra la caja del turno. |
3.3. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Editar y Anular, más impresión. |
| T. MOV. | Ingreso o egreso. |
| FECHA / NÚMERO | Identificación del movimiento. |
| MOTIVO / DESCRIPCION | Concepto. |
| MODALIDAD | Forma de pago. |
| IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
| MANIFIESTO | Viaje asociado, si lo hay. |
| PERSONA | Con quién se hizo el movimiento. |
| ESTADO | Situación del movimiento. |
| COMENTARIO | Observaciones. |
3.4. Ventana de movimiento
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo Movimiento (*) | Sí | INGRESO o EGRESO. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha del movimiento. |
| Manifiesto | No | Viaje asociado, para gastos y descuentos. |
| Motivo (*) | Sí | Motivo del movimiento. |
| Descripción (*) | Sí | Detalle. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | Forma de pago. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda del movimiento. |
| Tipo Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Importe (*) | Sí | Monto. |
| Tipo Persona (*) | Sí | PROVEEDOR, CONDUCTOR, ADMINISTRATIVO u OTRO. |
| Persona (*) | Sí | La persona concreta. |
| Nombre completo de persona (*) | Según el caso | Se escribe a mano si no está registrada. |
| Cuenta Bancaria de Persona (*) | Según el caso | Cuenta del beneficiario. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de la empresa implicada. |
| Observación | No | Notas del movimiento. |
| No aplica para liquidación de manifiesto | No | Excluye el movimiento de la liquidación del viaje. |
Asocie el manifiesto en los gastos de viaje
Si el gasto corresponde a un viaje, seleccione el Manifiesto: es lo que permite después conocer el costo real de esa operación. La casilla No aplica para liquidación de manifiesto sirve para los casos en que el gasto se asocia al viaje pero no debe descontarse en su liquidación.
3.5. Cierre de caja
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Usuario de Sistema | — | Quién cierra. |
| Fecha Apertura (*) | — | Cuándo se abrió. |
| Fecha Cierre (*) | Sí | Fecha del cierre. |
| Hora Cierre (*) | Sí | Hora del cierre. |
| Confirmo realizar el cierre de caja | Sí | Casilla de confirmación. |
Se confirma con Cerrar Caja.
El cierre no se deshace
Una vez cerrada la caja, no se pueden registrar más movimientos en ella. Cuadre el efectivo antes de cerrar, no después. Si detecta una diferencia con la caja ya cerrada, tendrá que registrarla como un movimiento del día siguiente y explicarla.
3.6. Ventana de anulación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación», advierte que no se podrá revertir, y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Aperturar la caja al iniciar el turno
- Tesorería > Caja Chica.
- Verifique Fecha y Hora.
- Cuente el efectivo con el que inicia y regístrelo en Importe Inicial.
- Marque «Acepto aperturar caja».
- Pulse APERTURAR CAJA.
4.2. Caso: Registrar un ingreso
- Pulse Nuevo Movimiento.
- Tipo Movimiento: INGRESO.
- Complete Fecha, Motivo y Descripción.
- Elija Modalidad de Pago, Moneda y verifique el Tipo Cambio.
- Registre el Importe.
- Indique Tipo Persona y la Persona.
- Complete las cuentas bancarias si el movimiento no es en efectivo.
- Pulse Guardar.
4.3. Caso: Registrar un egreso asociado a un viaje
- Nuevo Movimiento → Tipo Movimiento: EGRESO.
- Seleccione el Manifiesto del viaje.
- Complete motivo, descripción, modalidad, moneda e importe.
- Indique la persona beneficiaria.
- Si el gasto no debe descontarse en la liquidación del viaje, marque No aplica para liquidación de manifiesto.
- Guardar.
4.4. Caso: Anular un movimiento mal registrado
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
4.5. Caso: Cerrar la caja al terminar el turno
- Cuente el efectivo físico que queda en caja.
- Revise los movimientos del día y contraste con lo contado.
- Si hay diferencias, regístrelas y explíquelas antes de cerrar.
- Pulse Cerrar Caja.
- Verifique Fecha Cierre y Hora Cierre.
- Marque «Confirmo realizar el cierre de caja» y pulse Cerrar Caja.
5. Buenas prácticas de uso
- Apertura al inicio del turno, siempre. Sin caja abierta, la operación de mostrador se traba.
- Cuente el efectivo al abrir y al cerrar, no lo estime.
- Registre cada movimiento en el momento, no al final del día de memoria.
- Motivos y descripciones concretos: son lo que permite entender un movimiento semanas después.
- Asocie el manifiesto en todo gasto de viaje.
- No cierre con diferencias sin explicar. Registre el faltante o sobrante y su motivo.
- Respete el límite de saldo de caja chica configurado para su local.
- Una caja, un responsable. No comparta el usuario con el que se opera la caja.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No puedo cobrar en otras pantallas: dice que no hay caja abierta
- Causa: la caja chica del día no fue aperturada.
- Cómo resolverlo: apertúrela en esta pantalla y reintente el cobro.
No puedo registrar movimientos
- Causas probables: la caja no está abierta, o ya fue cerrada.
- Cómo resolverlo: verifique el estado de la caja del día.
El cuadre no coincide al cerrar
- Causas probables: falta registrar algún movimiento, el importe inicial fue mal declarado, o hay un faltante real.
- Cómo resolverlo: revise movimiento por movimiento contra los comprobantes físicos. Si la diferencia persiste, regístrela y explíquela antes de cerrar; no cierre esperando que se resuelva sola.
Cerré la caja y faltaba registrar un movimiento
- Causa: el cierre impide nuevos movimientos en esa caja.
- Cómo resolverlo: consulte con su supervisor. Normalmente se registra en la caja siguiente con una observación explicando la situación.
No puedo modificar la fecha del cierre
- Causa: falta la función Modificar fechas de caja en su usuario.
- Cómo resolverlo: solicítela a un administrador; es un permiso de supervisión.
La persona no aparece en la lista
- Causa probable: no está registrada como empleado o proveedor.
- Cómo resolverlo: use el campo de nombre completo para escribirla a mano, o regístrela en Configuración.
El importe en otra moneda sale mal
- Causa probable: el Tipo Cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
El gasto no se descuenta en la liquidación del viaje
- Causa probable: tiene marcada la casilla No aplica para liquidación de manifiesto.
- Cómo resolverlo: edite el movimiento y desmárquela si corresponde que se descuente.
No veo el menú «Caja Chica»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La caja chica es el control diario del efectivo: su valor depende por completo de la disciplina de registrar en el momento.
- El ciclo apertura → movimientos → cierre debe cumplirse todos los días, sin excepciones.
- Una diferencia explicada es un dato; una diferencia sin explicar es un problema. Documente siempre.
- Todos los movimientos quedan registrados en la auditoría con el usuario que los hizo.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.