Reporte de caja chica
1. Descripción general
Es la consulta de todas las cajas chicas abiertas y cerradas: muestra por local y por usuario el saldo inicial, los ingresos, los egresos y el saldo final de cada caja.
Es el reporte que usa administración para supervisar el manejo de efectivo de las agencias: quién abrió, con cuánto, cuánto movió y cómo cerró.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Supervisar las cajas de los locales.
- Revisar cómo cerró la caja de un turno concreto.
- Detectar cajas abiertas sin cerrar.
- Corregir las fechas de apertura o cierre de una caja.
- Recalcular los totales de una caja.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Caja chica | Es donde se registran las cajas que aquí se consultan. |
| Locales anexos | Provee el filtro de local. |
| Usuarios | La función Modificar fechas de caja habilita la corrección de fechas. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Reportes > Caja Chica.
- La pantalla se titula «Caja chica».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No puede editar fechas: falta la función Modificar fechas de caja en su usuario.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Consultar cajas: sección 4.1. Corregir fechas: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período. |
| Local Anexo | Agencia; incluye TODOS. |
| Usuario | Responsable de la caja; incluye TODOS. |
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| LOCAL ANEXO | Agencia de la caja. |
| FECHA APERTURA | Cuándo se abrió. |
| SALDO INICIAL | Con cuánto se abrió. |
| TOTAL INGRESO | Ingresos del turno. |
| TOTAL EGRESO | Egresos del turno. |
| TOTAL SALDO | Saldo resultante. |
| FECHA CIERRE | Cuándo se cerró. |
| USUARIO | Responsable. |
| ESTADO | Si está abierta o cerrada. |
Busque cajas sin FECHA CIERRE
Una caja con fecha de apertura pero sin cierre es una caja abierta. Si es de días anteriores, alguien olvidó cerrarla: revíselo, porque distorsiona el control de efectivo.
3.3. Acciones
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Editar fechas | Corrige Fecha Apertura y Fecha Cierre. |
| Recalcular | Vuelve a calcular los totales de la caja. |
| Imprimir | Genera el reporte impreso. |
«Recalcular» es para cuando los totales no cuadran
Si los movimientos de la caja no coinciden con los totales mostrados, Recalcular los recompone. Úselo antes de concluir que hay un faltante: a veces la diferencia es solo de cálculo, no de dinero.
Editar fechas es un permiso de supervisión
Cambiar la fecha de apertura o cierre de una caja altera a qué día pertenecen sus movimientos. Requiere la función Modificar fechas de caja y debería usarse solo para corregir errores documentados.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Revisar las cajas de un período
- Tesorería > Reportes > Caja Chica.
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta.
- Deje Local Anexo y Usuario en TODOS, o acote.
- Pulse el botón de búsqueda.
- Revise SALDO INICIAL, TOTAL SALDO y ESTADO.
4.2. Caso: Detectar cajas sin cerrar
- Consulte un período amplio.
- Revise la columna FECHA CIERRE: las vacías corresponden a cajas abiertas.
- Verifique con el responsable del local.
4.3. Caso: Corregir las fechas de una caja
- Ubique la caja y use la acción de editar fechas.
- Corrija Fecha Apertura y/o Fecha Cierre.
- Guarde y deje constancia de la corrección.
4.4. Caso: Recalcular los totales de una caja
- Ubique la caja y pulse Recalcular.
- Verifique si los totales quedaron consistentes con los movimientos.
4.5. Caso: Supervisar el manejo de un local
- Filtre por ese Local Anexo y un período largo.
- Revise la evolución de los saldos y si los cierres son regulares.
5. Buenas prácticas de uso
- Revise semanalmente que no queden cajas abiertas de días anteriores.
- Contraste el saldo final con el efectivo reportado por el local.
- Recalcule antes de investigar una diferencia: puede ser de cálculo.
- Documente toda corrección de fechas: quién la hizo y por qué.
- Compare locales entre sí: patrones distintos suelen señalar prácticas distintas.
- Restrinja este reporte a administración y supervisión.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Hay cajas abiertas de días anteriores
- Causa: el responsable no cerró la caja al terminar su turno.
- Cómo resolverlo: contacte al local. El cierre debe ser parte de la rutina diaria.
Los totales no cuadran con los movimientos
- Cómo resolverlo: use Recalcular. Si tras recalcular la diferencia persiste, revise los movimientos uno por uno en Caja chica.
No puedo editar las fechas
- Causa: falta la función Modificar fechas de caja en su usuario.
- Cómo resolverlo: solicítela a un administrador; es un permiso de supervisión.
El reporte sale vacío
- Causas probables: no hay cajas en ese período, o los filtros son restrictivos.
- Cómo resolverlo: amplíe fechas y ponga los filtros en TODOS.
Un local no aparece
- Causa probable: el local está inactivo o no tuvo cajas en el período.
- Cómo resolverlo: verifique en Configuración > Locales anexos.
No veo el menú del reporte
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Este reporte es la supervisión del efectivo de la empresa: revíselo con regularidad, no solo cuando hay sospechas.
- Una caja sin cerrar es la señal más común de que el procedimiento no se está cumpliendo.
- Recalcular antes de acusar un faltante evita malentendidos.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.