Cuentas por cobrar
1. Descripción general
Es el reporte de las órdenes de servicio pendientes de pago, con dos formas de mirar la misma información: agrupada por cliente o detallada por orden.
Complementa a Facturas por cobrar: aquel muestra la deuda documentada en comprobantes, este muestra la deuda a nivel de órdenes de servicio, y permite además verla por sucursal de destino.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Ver cuánto debe cada cliente en total.
- Revisar el detalle orden por orden de un deudor.
- Analizar la deuda por sucursal de destino.
- Preparar la gestión de cobranza de órdenes.
- Imprimir o exportar el estado de la cartera.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | Las órdenes con saldo pendiente. |
| Pago de órdenes | Donde se registran los cobros. |
| Clientes / Proveedores | Los deudores. |
| Locales anexos | Las sucursales de destino. |
| Facturas por cobrar | Reporte complementario, centrado en comprobantes. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Reportes > Cuentas por Cobrar.
- La pantalla se titula «Cuentas por Cobrar».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Deuda por cliente: sección 4.1. Detalle por orden: 4.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Modos de visualización
La pantalla ofrece dos formas de agrupar, que se eligen con botones de opción:
| Modo | Qué muestra |
|---|---|
| Agrupar por clientes | El total adeudado por cada cliente. |
| Detallado por orden | Cada orden pendiente por separado. |
Y dos formas de acotar por sucursal:
| Opción | Qué muestra |
|---|---|
| Todas las Sucursales | La deuda completa. |
| Por Sucursal Destino | La deuda agrupada según el destino del envío. |
Empiece agrupado, luego baje al detalle
Agrupar por clientes le dice a quién llamar primero. Detallado por orden le da el sustento concreto para esa llamada: qué envíos, de qué fechas y por cuánto.
3.2. Columnas
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| CLIENTE | El deudor. |
| FECHA | Fecha de la orden. |
| SERIE / NÚMERO | Identificación del documento. |
| ORDEN | Orden de servicio. |
| SUCURSAL DESTINO | Destino del envío. |
| PAGADO | Lo ya cobrado. |
| PENDIENTE | Lo que falta cobrar. |
La sección se titula «Ordenes Pendientes de Pago».
3.3. Acciones
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Buscar | Aplica los filtros. |
| Imprimir | Genera la versión impresa. |
| Exportar | Descarga el reporte; incluye salida a Excel, JSON e Imagen. |
La exportación a imagen sirve para compartir rápido
Si necesita mandarle a un supervisor el estado de un cliente por mensajería, la opción de Imagen evita tener que abrir un Excel en el celular.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Ver cuánto debe cada cliente
- Tesorería > Reportes > Cuentas por Cobrar.
- Elija Agrupar por clientes.
- Elija Todas las Sucursales.
- Pulse Buscar.
- Revise la columna PENDIENTE y ordene su gestión por monto.
4.2. Caso: Ver el detalle de las órdenes de un deudor
- Elija Detallado por orden.
- Pulse Buscar.
- Ubique al cliente y revise cada orden con su PAGADO y PENDIENTE.
4.3. Caso: Analizar la deuda por sucursal de destino
- Elija Por Sucursal Destino.
- Pulse Buscar.
- Compare qué destinos concentran más deuda pendiente.
4.4. Caso: Compartir o archivar el estado de la cartera
- Aplique los filtros que necesita.
- Use Imprimir, o Exportar eligiendo Excel, JSON o Imagen según el destino.
5. Buenas prácticas de uso
- Trabaje primero agrupado por cliente: concentra el esfuerzo donde está el dinero.
- Baje al detalle antes de llamar: llegar con las órdenes concretas hace la gestión mucho más efectiva.
- Revise la deuda por sucursal: un destino con mucha deuda suele señalar un problema de proceso en esa agencia.
- Registre los cobros a diario para que el reporte sea confiable.
- Archive el estado de la cartera al cierre de cada mes.
- Contraste con Facturas por cobrar: son dos vistas de la deuda y deberían ser coherentes.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Una orden ya cobrada sigue como pendiente
- Causas probables: el cobro fue parcial, o no se registró.
- Cómo resolverlo: revise el historial de pagos en Órdenes de Servicios y registre lo que falte en Pago de Órdenes.
El total del cliente no coincide con el detalle
- Causa probable: hay órdenes con pagos parciales.
- Cómo resolverlo: revise en modo Detallado por orden las columnas PAGADO y PENDIENTE.
El reporte no coincide con Facturas por cobrar
- Causa: son reportes distintos: uno mira órdenes, el otro comprobantes. Una orden puede estar pendiente sin factura emitida, o facturada y aún impaga.
- Cómo resolverlo: use cada uno para lo suyo y contraste con criterio.
El reporte sale vacío
- Cómo resolverlo: verifique los filtros de agrupación y sucursal, y pulse Buscar.
La exportación no funciona
- Cómo resolverlo: pruebe otro formato (Excel, JSON o Imagen). Si ninguno responde, actualice la página.
No veo el menú del reporte
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Las cuentas por cobrar son el capital de trabajo de la empresa atrapado en la calle: revisarlas es una tarea de gestión, no administrativa.
- Los dos modos de vista responden a dos preguntas distintas: a quién cobrar y qué cobrarle. Use ambos.
- La fiabilidad del reporte depende por completo de que los cobros se registren el mismo día.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.