Pago de órdenes
1. Descripción general
Es donde se cobran las órdenes de servicio: permite tomar varias órdenes pendientes de un cliente, agruparlas y registrar el pago en una sola operación.
Su ventaja está en el trabajo por lotes: en lugar de cobrar orden por orden, se listan todas las deudas de un cliente, se agregan a una lista de pagos y se registra un solo cobro. También permite modificar el importe total de una orden, con motivo y autorización.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un cliente viene a pagar varias órdenes juntas.
- Hay que registrar un cobro de una orden pendiente.
- Se necesita aplicar un descuento o cortesía sobre una orden.
- Hay que revisar la deuda de un cliente.
- Corregir o eliminar un pago mal registrado.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | Son las deudas que aquí se cobran; también se cobra desde su menú. |
| Clientes / Proveedores | Quien paga. |
| Cuentas bancarias | Cuenta de destino del dinero. |
| Caja chica | Los cobros impactan en caja. |
| Cuentas por cobrar | Reporte de lo pendiente. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Pago de Órdenes.
- La pantalla se titula «Pago de Órdenes de Servicios».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Eliminar: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Cobrar varias órdenes: sección 4.1. Modificar importe: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado de pagos
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | VISUALIZAR, Editar y Eliminar. |
| ESTADO | Situación del pago. |
| ORDEN | Orden pagada. |
| TOTAL ORDEN / MONTO PAGO | Importe de la orden y lo pagado. |
| TIPO CANAL / MEDIO PAGO | Cómo se pagó. |
| NÚMERO DE OPERACIÓN | Referencia. |
| OBSERVACIÓN | Notas del pago. |
3.2. Selección de órdenes a cobrar
Con el botón Agregar se abre la lista de órdenes pendientes:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| (casilla) | Selección, con opción de marcar todas. |
| FECHA | Fecha de la orden. |
| ORDEN SERVICIO | Número. |
| REMITENTE / DESTINATARIO | Partes del envío. |
| T. ORDEN | Importe total de la orden. |
| T. PAGOS | Lo ya pagado. |
| T. DEUDA | Lo que falta pagar. |
Se confirma con Agregar a Lista de Pagos.
Mire siempre la columna T. DEUDA
Es la que dice cuánto falta realmente. Una orden puede tener pagos parciales previos, y cobrar el total otra vez sería un error.
3.3. Ventana «DATOS DEL PAGO»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha del cobro. |
| ¿Quién paga? (*) | Sí | El cliente que abona. |
| Tipo Canal (*) | Sí | Canal del cobro. |
| Medio Pago (*) | Sí | Forma de pago recibida. |
| Número Operación / Referencia (*) | Sí | Referencia de la operación. |
| Persona Cobrador | No | Quién cobró. |
| Comprobante (Factura) | No | Comprobante asociado. |
| Monto a Pagar (*) | Sí | Importe cobrado. |
| Cuenta Bancaria de destino (Empresa) (*) | Sí | A qué cuenta entra el dinero. |
| Observación / Detalle | No | Notas del cobro. |
La cuenta de destino es lo que permite cuadrar después
Elegirla al azar hace que el arqueo del día no cuadre con los movimientos bancarios. Registre la cuenta donde el dinero realmente entró.
3.4. Modificación del importe total de una orden
Permite cambiar el importe de una orden, mostrando el detalle (DESCRIPCIÓN, CANTIDAD, PESO, PRECIO, IMPORTE) y los siguientes campos:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Importe Real | El importe original de la orden. |
| Nuevo Importe | El importe que reemplazará al real. |
| Aumento / Descuento | La diferencia resultante. |
| Motivo (*) | Justificación del cambio. |
| Persona que autorizó | Quién aprobó la modificación. |
| Cortesía | Indica que el nuevo importe reemplazará al importe real y no generará diferencias. |
| Confirmo realizar la modificación del importe total | Casilla obligatoria. |
Modificar el importe de una orden cambia lo que se factura y se cobra
Es una acción que afecta directamente los ingresos. Exija que se complete el Motivo y la Persona que autorizó en todos los casos, y restrinja este permiso a supervisión.
Qué significa marcar «Cortesía»
Con Cortesía, el nuevo importe reemplaza al real y no se genera una diferencia contable. Sin ella, la diferencia queda registrada como aumento o descuento. Consulte con administración cuál corresponde en cada caso.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Cobrar varias órdenes de un cliente
- Tesorería > Pago de Órdenes → Nuevo.
- Pulse Agregar para ver las órdenes pendientes.
- Revise la columna T. DEUDA de cada una.
- Marque las órdenes que el cliente va a pagar.
- Pulse Agregar a Lista de Pagos.
- Complete los DATOS DEL PAGO: fecha, quién paga, tipo canal, medio de pago y número de operación.
- Indique la Persona Cobrador y el Comprobante si aplica.
- Registre el Monto a Pagar.
- Elija la Cuenta Bancaria de destino.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar un pago parcial
- Agregue la orden a la lista.
- En Monto a Pagar, registre solo lo que el cliente abona.
- Guarde: la orden quedará con T. DEUDA pendiente por la diferencia.
4.3. Caso: Aplicar un descuento o cortesía a una orden
- Ubique la orden y abra la modificación de importe.
- Revise el Importe Real y el detalle de la orden.
- Escriba el Nuevo Importe.
- Verifique el Aumento o Descuento calculado.
- Complete el Motivo y la Persona que autorizó.
- Marque Cortesía si corresponde ese tratamiento.
- Marque «Confirmo realizar la modificación del importe total» y pulse Guardar.
4.4. Caso: Consultar los pagos de un período
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta y pulse Buscar.
- Use VISUALIZAR para ver el detalle de un pago.
4.5. Caso: Corregir o eliminar un pago
- Menú de la fila → Editar para corregir, o Eliminar para borrarlo.
- En la eliminación, marque la confirmación y pulse Eliminar Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Mire la deuda real (T. DEUDA), no el total de la orden.
- Registre el número de operación en todo cobro no efectivo: es lo que permite conciliar con el banco.
- Elija correctamente la cuenta de destino.
- Toda modificación de importe con motivo y autorizante. Sin excepciones.
- Registre los cobros el mismo día en que ocurren.
- Revise los pagos del período antes del cierre.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«No exite ordenes agregados»
- Causa: intentó guardar sin agregar ninguna orden a la lista.
- Cómo resolverlo: pulse Agregar, marque las órdenes y use Agregar a Lista de Pagos.
«Hubo ordenes que no se agregaron, porque ya estaban agregaos anteriormente»
- Causa: algunas de las órdenes marcadas ya estaban en la lista.
- Cómo resolverlo: no es un error: el sistema evitó duplicarlas. Revise la lista antes de continuar.
«El nuevo importe debe ser diferente al real»
- Causa: en la modificación de importe, escribió el mismo valor que ya tenía.
- Cómo resolverlo: si no va a cambiar el importe, cierre la ventana sin guardar.
La orden no aparece entre las pendientes
- Causas probables: ya está pagada, está anulada, o su tipo de pago no genera deuda.
- Cómo resolverlo: verifique el estado en Órdenes de Servicios, columna PAGO ORDEN.
El cliente pagó pero la orden sigue con deuda
- Causa probable: se registró un pago parcial, o el cobro se registró contra otra orden.
- Cómo resolverlo: revise el historial de pagos de la orden y la columna T. DEUDA.
El arqueo no cuadra con el banco
- Causa probable: se eligió una cuenta de destino equivocada en algún cobro.
- Cómo resolverlo: revise los pagos del período y corrija la cuenta donde corresponda.
No puedo modificar el importe de una orden
- Causa probable: falta el permiso, o no completó el motivo y la confirmación.
- Cómo resolverlo: complete el Motivo y marque la casilla. Si no ve la opción, solicite el permiso.
No veo el menú «Pago de Órdenes»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta pantalla es el punto de entrada del dinero por servicios: su exactitud define la calidad de toda la cobranza.
- La modificación de importe es la acción más sensible: motivo, autorizante y permiso restringido.
- Número de operación y cuenta de destino son los dos datos que hacen posible conciliar sin sufrir.
- Todo pago queda registrado en la auditoría con el usuario que lo hizo.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.