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Autorización de gastos

1. Descripción general​

Es el filtro de aprobación de las solicitudes de caja: la bandeja donde un responsable revisa los gastos solicitados y decide si los autoriza o los deniega.

Es un control de doble firma: quien necesita el dinero lo solicita, y otra persona con autoridad lo aprueba. Solo los gastos autorizados pasan al circuito de pago de requerimientos.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)​

  • Revisar las solicitudes de gasto pendientes de aprobación.
  • Autorizar un gasto solicitado por la operación.
  • Denegar una solicitud que no corresponde.
  • Consultar quién solicitó qué y por cuánto.

1.2. Relación con otros módulos​

MóduloRelación
Caja / Caja chicaDe donde provienen las solicitudes.
Pago de requerimientoA donde pasan los gastos autorizados.
ManifiestosEl viaje al que corresponde el gasto.
El circuito completo

Solicitud de caja → Autorización → Pago de requerimiento. Un gasto denegado no continúa; uno autorizado pasa automáticamente al siguiente paso.

2. Acceso al módulo y permisos​

2.1. Cómo abrir esta pantalla​

  • Menú izquierdo: Tesorería > Autorización de Gastos.
  • La pantalla se titula «Autorización de Gastos».

2.2. Si falta una opción​

  • No aparece en el menú: sin permiso de vista.
  • No ve los botones AUTORIZAR / DENEGAR: sin permiso de edición sobre este ítem.
Esta pantalla debe estar restringida

Su razón de ser es que una persona distinta de quien solicita apruebe el gasto. Si el mismo usuario solicita y autoriza, el control desaparece.

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»​

  • Autorizar: sección 4.1. Denegar: 4.2.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Barra superior y listado​

Botón Actualizar para recargar la bandeja.

ColumnaQué muestra
ACCIÓNBotones AUTORIZAR y DENEGAR.
FECHAFecha de la solicitud.
NRO CAJANúmero del movimiento de caja.
MANIFIESTOViaje asociado, si lo hay.
MOTIVOConcepto del gasto.
MODALIDADForma de pago solicitada.
PERSONABeneficiario del gasto.
IMPORTEMonto solicitado.
USUARIOQuién hizo la solicitud.
Revise siempre USUARIO e IMPORTE juntos

Son las dos columnas que le dicen quién pide y cuánto. Un patrón de solicitudes del mismo usuario por montos crecientes es exactamente lo que este control existe para detectar.

3.2. Ventana «Autorizar Gasto»​

ElementoDetalle
Comentario / Observación (Opcional)Nota de la autorización.
Confirmo realizar la autorizaciónCasilla obligatoria.

La ventana advierte: «Se traspasará estos datos a pagos de requerimientos».

Se confirma con Autorizar Ahora!.

3.3. Ventana «Denegar Gasto»​

ElementoDetalle
Comentario / Observación (Opcional)Motivo del rechazo.
Confirmo realizar la denegaciónCasilla obligatoria.

La ventana advierte: «Esta acción no se podrá revertir y se dará por anulado la solicitud de caja».

Se confirma con Denegar Ahora!.

La denegación anula la solicitud y no se revierte

No es un «pendiente» ni un «para después»: denegar anula la solicitud de caja. Si el gasto podría aprobarse más adelante, no lo deniegue; consulte primero con quien lo solicitó.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Caso: Autorizar un gasto​

  1. Tesorería > Autorización de Gastos.
  2. Pulse Actualizar para ver las solicitudes pendientes.
  3. Revise MOTIVO, IMPORTE, PERSONA y USUARIO de la solicitud.
  4. Si corresponde a un viaje, verifique el MANIFIESTO.
  5. Pulse AUTORIZAR en esa fila.
  6. Escriba un Comentario / Observación si quiere dejar constancia.
  7. Marque «Confirmo realizar la autorización».
  8. Pulse Autorizar Ahora!.
  9. Qué pasa: el gasto pasa a Pago de requerimiento.

4.2. Caso: Denegar una solicitud​

  1. Ubique la solicitud en la bandeja.
  2. Pulse DENEGAR.
  3. Escriba el motivo del rechazo en el comentario: aunque el campo sea opcional, es lo que le permite a quien solicitó entender qué pasó.
  4. Marque «Confirmo realizar la denegación».
  5. Pulse Denegar Ahora!.
  6. Qué pasa: la solicitud de caja queda anulada y no continúa.

4.3. Caso: Revisar las solicitudes pendientes del día​

  1. Abra la pantalla y pulse Actualizar.
  2. Revise la bandeja completa antes de aprobar de a una: le da el panorama del gasto del día.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Separe quien solicita de quien autoriza. Es todo el sentido de esta pantalla.
  • Revise la bandeja en horarios fijos, para que la operación no se trabe esperando aprobaciones.
  • Comente siempre las denegaciones: el campo es opcional, la buena práctica no.
  • Verifique el manifiesto en gastos de viaje: es lo que permite atribuir el costo.
  • No autorice por acumulación. Si hay veinte solicitudes, revíselas, no las apruebe en bloque sin mirar.
  • Ante la duda, consulte antes de denegar: la denegación no se revierte.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

La bandeja está vacía​

  • Causas probables: no hay solicitudes pendientes, o todas fueron ya procesadas.
  • Cómo resolverlo: pulse Actualizar. Si esperaba una solicitud concreta, verifique con quien debía hacerla.

Denegué una solicitud por error​

  • Causa: la denegación anula la solicitud y no se revierte.
  • Cómo resolverlo: pida a quien la originó que registre la solicitud nuevamente. Deje constancia de lo ocurrido.

Autoricé un gasto que no correspondía​

  • Cómo resolverlo: el gasto ya pasó a Pago de requerimiento. Comuníquelo de inmediato a tesorería para detenerlo antes de que se pague.

El gasto autorizado no aparece en pagos de requerimiento​

  • Causa probable: el traspaso no se completó, o está filtrando por un período distinto.
  • Cómo resolverlo: revise Tesorería > Pago de Requerimiento ampliando las fechas.

No veo los botones AUTORIZAR y DENEGAR​

  • Causa: sin permiso de edición sobre este ítem.
  • Cómo resolverlo: es un permiso de responsabilidad; solicítelo solo si su puesto lo justifica.

No veo el menú «Autorización de Gastos»​

  • Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.

7. Recomendaciones finales​

  • Esta pantalla es un control interno, no un trámite: su valor está en que alguien realmente revise antes de aprobar.
  • La denegación es definitiva. Trátela con el mismo cuidado que una anulación.
  • Toda autorización y denegación queda registrada con el usuario que la ejecutó.
  • Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.