Importación
1. Descripción general
Permite cargar muchas órdenes de servicio de una sola vez desde un archivo Excel, en lugar de registrarlas una por una.
Es la herramienta para clientes corporativos que envían su despacho en una planilla, o para cargar el trabajo de un día completo de una sola vez. El proceso tiene dos pasos: primero el sistema valida el archivo y le muestra qué encontró, y solo después usted confirma la creación de las órdenes.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un cliente corporativo envía su despacho diario en un Excel.
- Hay que cargar decenas o cientos de envíos que llegaron juntos.
- Se migra información desde otro sistema.
- Registrar a mano tomaría horas.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Nueva Orden | Hace lo mismo, pero de una en una. |
| Órdenes de Servicio | Es donde aparecen las órdenes creadas por la importación. |
| Clientes / Proveedores | Los documentos del Excel deben corresponder a socios registrados. |
| Lugares / Destinos | Origen y destino del Excel deben existir en el catálogo. |
| Tipos de servicio y de entrega | Deben coincidir con los del sistema. |
| Artículos y Tarifas | Alimentan descripción y precios. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Importación.
- La pantalla se titula «IMPORTACIÓN DE ORDENES».
2.2. Si falta una opción o no puede procesar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No puede procesar: sin permiso de creación de órdenes, o el archivo no pasó la validación.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Importar un archivo: sección 4.1. Corregir errores: 4.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Carga del archivo
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha | Sí | Fecha con la que se crearán las órdenes. |
| Seleccionar Archivo excel | Sí | El archivo a importar. |
Botón Generar para validar.
Solo se admite Excel
Si sube otro tipo de archivo, el sistema responde «Archivo no admitido». Guarde su planilla como Excel antes de subirla; no funcionan PDF, imágenes ni CSV.
3.2. Vista previa de validación
Tras pulsar Generar, el sistema lee el archivo y muestra una tabla con todo lo que encontró, para que usted lo revise antes de crear nada. Las columnas que interpreta son:
| Grupo | Columnas del Excel |
|---|---|
| Identificación | ITEM, TIPO DOCUMENTO, NRO. DOCUMENTO |
| Remitente | REMITENTE, DOC REMITENTE, DIRECCIÓN DE PARTIDA |
| Destinatario | DESTINATARIO, DOC DESTINATARIO, DIRECCIÓN DE ENTREGA |
| Tercero | TERCERO, DOC TERCERO |
| Ruta | ORIGEN, DESTINO |
| Servicio | TIPO SERVICIO, ENTREGA, CONDICIONES DE SERVICIO |
| Carga | CANTIDAD, CANTIDAD BULTOS, PESO, DESCRIPCION |
| Importes | TIPO DE PRECIO, PRECIO UNITARIO, IMPORTE |
| Pago | FORMA DE PAGO |
Las celdas con problemas se marcan visualmente para que las identifique.
Revise la vista previa fila por fila
Este es el único momento en que puede detener el proceso. Una vez confirmada, la importación crea todas las órdenes de golpe, y corregir cien órdenes mal creadas es muchísimo más trabajo que revisar cien filas ahora.
3.3. Confirmación
Dos casillas y un botón:
| Control | Detalle |
|---|---|
| Los datos son correcto. | Confirma que revisó la vista previa. |
| Confirmo realizar esta accion | Confirmación final. |
| Botón Procesar | Crea las órdenes. |
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Importar un archivo de órdenes
- Prepare el Excel respetando exactamente los nombres y el orden de las columnas que espera el sistema.
- Operaciones > Importación.
- Indique la Fecha con la que se crearán las órdenes.
- Pulse Seleccionar Archivo excel y elija su archivo.
- Pulse Generar.
- Revise la vista previa completa: recorra las filas y verifique que los datos cayeron en las columnas correctas.
- Si hay celdas marcadas con problemas, no continúe: vaya al flujo 4.2.
- Si todo está bien, marque Los datos son correcto. y Confirmo realizar esta accion.
- Pulse Procesar.
- Vaya a Operaciones > Órdenes de Servicios, filtre por la fecha usada y verifique que las órdenes se crearon como esperaba.
4.2. Caso: Corregir un archivo que no valida
- Identifique en la vista previa las celdas marcadas.
- Los problemas más frecuentes son datos que no existen en los catálogos del sistema: un destino no registrado, un tipo de servicio con otro nombre, un cliente inexistente.
- Tiene dos caminos:
- Corregir el Excel para que use exactamente los valores del sistema.
- Crear en el sistema lo que falta (el destino, el cliente, el tipo de servicio).
- Vuelva a subir el archivo y pulse Generar otra vez.
- Repita hasta que la vista previa quede limpia.
4.3. Caso: Probar antes de una importación grande
- Haga una copia de su Excel dejando solo dos o tres filas.
- Impórtelo siguiendo el flujo 4.1.
- Revise en Órdenes de Servicios que esas órdenes salieron perfectas.
- Recién entonces importe el archivo completo.
Esta prueba le puede ahorrar un día de trabajo
Importar 300 filas mal formateadas crea 300 órdenes que hay que anular una por una. Probar con tres filas toma dos minutos.
5. Buenas prácticas de uso
- Pruebe siempre con pocas filas primero. Es la única precaución que realmente evita desastres aquí.
- No cambie los nombres ni el orden de las columnas de la plantilla que espera el sistema.
- Guarde una copia del archivo que subió: si algo sale mal, la necesitará para corregir y reintentar.
- Prepare los catálogos antes: destinos, clientes, tipos de servicio y de entrega deben existir con los mismos nombres.
- Importe en horario de baja actividad: es un proceso pesado.
- Verifique después de importar, no solo antes: filtre por la fecha y revise una muestra de las órdenes creadas.
- No repita una importación por las dudas. Si no está seguro de si se procesó, revise primero en Órdenes de Servicios; volver a procesar duplica todo.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«Archivo no admitido»
- Causa: el archivo no es un Excel válido.
- Cómo resolverlo: guarde su planilla como Excel y vuelva a subirla. No acepta PDF, imágenes ni otros formatos.
La vista previa muestra celdas marcadas con problemas
- Causa probable: un dato del Excel no coincide con los catálogos del sistema (destino, tipo de servicio, cliente, tipo de entrega).
- Cómo resolverlo: corrija el Excel para que use los valores exactos del sistema, o cree lo que falte en Configuración. Luego vuelva a validar.
Los datos aparecen en columnas equivocadas
- Causa probable: el orden o los nombres de las columnas no son los que espera el sistema.
- Cómo resolverlo: ajuste el archivo a la estructura esperada. No basta con que los datos estén: deben estar donde corresponde.
Procesé y no encuentro las órdenes
- Cómo resolverlo: vaya a Órdenes de Servicios y filtre por la fecha que indicó al importar. Si tiene la restricción de ver solo su local, considérelo también.
Se crearon órdenes duplicadas
- Causa probable: se procesó el mismo archivo dos veces.
- Cómo resolverlo: identifique las duplicadas y anúlelas una por una. Para evitarlo: verifique en Órdenes de Servicios antes de reintentar una importación que no sabe si terminó.
Las órdenes se crearon sin precio
- Causa probable: faltan tarifas para esas rutas o artículos, o las columnas de precio del Excel venían vacías.
- Cómo resolverlo: revise Configuración > Tarifas y complete el archivo.
El proceso se queda cargando mucho tiempo
- Causa probable: el archivo tiene demasiadas filas.
- Cómo resolverlo: divídalo en partes más pequeñas e impórtelas por separado.
No veo el menú «Importación»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La importación ahorra muchísimo tiempo, pero multiplica los errores con la misma eficacia. La disciplina de probar con pocas filas no es opcional.
- La vista previa es su último control. Léala de verdad; no la pase por alto para llegar antes al botón.
- Mantenga una plantilla de referencia validada y trabaje siempre sobre copias de ella.
- Restrinja esta pantalla a personal con criterio: crea órdenes reales, con efectos en manifiestos y cobranza.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.