Guías de remitente
1. Descripción general
Administra la guía de remisión remitente (GRR): el documento que emite quien envía la mercadería para amparar su traslado.
Es distinta de la guía de transportista: aquella la emite el transportista y describe el traslado; esta la emite el remitente y describe qué se envía y por qué motivo. En muchas operaciones se necesitan ambas.
Lo distintivo de esta pantalla es que permite, en un solo paso, convertir la guía en una orden de servicio y generar además la guía de transportista.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Su empresa actúa como remitente y debe emitir la guía de la mercadería.
- Se necesita amparar un traslado indicando el motivo (venta, traslado entre establecimientos, etc.).
- Quiere convertir una guía de remitente en orden de servicio con su guía de transportista.
- Hay que reimprimir una guía o consultar su estado en SUNAT.
- Se anuló un traslado y hay que anular la guía.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Guías de transportista | Documento complementario; puede generarse desde aquí. |
| Órdenes de servicio | La guía puede convertirse en una orden. |
| Paquete vehicular / Vehículos / Empleados | Proveen unidades y conductores. |
| Unidad de medida | Provee las unidades de los ítems. |
| Tipos de servicio y de entrega | Se usan al convertir en orden. |
| Ajustes avanzados | Habilita la Emisión Electrónica (GR-REMITENTE). |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Guías de Remitente.
- La pantalla se titula «Guias de Remitente».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
- No ve la emisión electrónica: revise Emisión Electrónica (GR-REMITENTE) en Ajustes avanzados.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Emitir una guía: sección 4.1. Convertir en orden: 4.3. Anular: 4.5.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Barra superior y filtros
Botón Nuevo y filtros de Fecha Desde, Fecha Hasta con el botón Buscar.
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Menú con Detalle, Editar y Anular, más las acciones de SUNAT. |
| ESTADO SUNAT | Situación ante SUNAT. |
| FECHA EMIS. / FECHA TRASL. | Emisión y traslado. |
| NÚMERO G/R | Número de esta guía. |
| NÚMERO O/S | Orden de servicio asociada, si se convirtió. |
| NÚMERO G/T | Guía de transportista asociada. |
| VEHÍCULO / SEMIREMOLQUE / CONDUCTOR | Datos del traslado. |
3.3. Ventana «Nueva Guia Remitente»
Datos del documento:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (Emisión) | Sí | Fecha de emisión. |
| Fecha (Traslado) | Sí | Fecha del traslado. |
| Serie / Número | Sí | Numeración; el número se sugiere solo. |
| Motivo de Traslado | Sí | Motivo oficial del traslado (venta, traslado entre establecimientos, etc.). |
| Comprobante de Pago | No | Comprobante relacionado. |
| Bultos (Paquetes) (*) | Sí | Total de bultos. |
Transporte:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Paquete Vehicular | Completa vehículo, conductor y semirremolque de una vez. |
| Vehículo / Semiremolque / Conductor | Datos del traslado. |
Ruta y partes:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Remitente | Quien envía. |
| Punto de Partida + UBIGEO PARTIDA | Origen del traslado. |
| Destinatario | Quien recibe. |
| Punto de Llegada + UBIGEO LLEGADA | Destino del traslado. |
Ítems: botón Agregar Item para detallar la mercadería, con su unidad de medida. Cada línea puede quitarse.
El motivo de traslado es un dato tributario
No lo elija al azar. El motivo determina cómo se interpreta el traslado ante SUNAT. Ante la duda, consulte con su contador.
3.4. Bloque «Convertir a Orden de Servicio y crear Guia de Transportista»
Al marcar esta casilla se despliegan los campos necesarios para generar, en el mismo acto, la orden de servicio y la guía de transportista:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo de Servicio (O/S) (*) | Sí | Modalidad de la orden a crear. |
| Lugar Origen (O/S) (*) | Sí | Origen de la orden. |
| Lugar Destino (O/S) (*) | Sí | Destino de la orden. |
| Tipo de Entrega (O/S) (*) | Sí | Cómo se entregará. |
| Serie (G/T) / Número (G/T) | Sí | Numeración de la guía de transportista. |
| Descripción General de carga (G/T) | Sí | Descripción para la guía de transportista. |
Tres documentos en un solo paso
Marcando esta casilla genera la guía de remitente, la orden de servicio y la guía de transportista de una sola vez. Es el camino más rápido cuando su empresa es a la vez remitente y transportista.
3.5. Ventana «Anular Guia Remitente»
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación» y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Emitir una guía de remitente
- Operaciones > Guías de Remitente → Nuevo.
- Verifique Fecha (Emisión) y Fecha (Traslado).
- Confirme Serie y Número.
- Elija el Motivo de Traslado.
- Indique el Comprobante de Pago si corresponde.
- Complete Bultos (Paquetes).
- Elija el Paquete Vehicular, o complete Vehículo, Conductor y Semiremolque a mano.
- Complete Punto de Partida con su UBIGEO PARTIDA y Punto de Llegada con su UBIGEO LLEGADA.
- Pulse Agregar Item por cada tipo de mercadería y complete su unidad de medida.
- Pulse Guardar e imprima la guía.
4.2. Caso: Agregar los ítems de la mercadería
- Pulse Agregar Item.
- Complete la descripción y la unidad de medida.
- Repita por cada tipo de mercadería.
- Use el botón de quitar para eliminar líneas de más.
4.3. Caso: Convertir la guía en orden de servicio con su guía de transportista
- Complete la guía de remitente como en el flujo 4.1.
- Marque Convertir a Orden de Servicio y crear Guia de Transportista.
- Complete Tipo de Servicio (O/S), Lugar Origen (O/S), Lugar Destino (O/S) y Tipo de Entrega (O/S).
- Confirme Serie (G/T) y Número (G/T).
- Escriba la Descripción General de carga (G/T).
- Pulse Guardar.
- Verifique en el listado que se completaron las columnas NÚMERO O/S y NÚMERO G/T.
4.4. Caso: Enviar la guía a SUNAT o consultar su estado
- Ubique la guía y revise la columna ESTADO SUNAT.
- Use la acción de enviar a SUNAT, o la de consultar para verificar cómo quedó.
4.5. Caso: Anular una guía de remitente
- Menú de la fila → Anular.
- Marque «Confirmo realizar la anulación» y pulse Anular Ahora!.
4.6. Caso: Ver el detalle de una guía
- Menú de la fila → Detalle.
5. Buenas prácticas de uso
- Elija bien el motivo de traslado. Es el dato con más consecuencias tributarias del documento.
- Verifique los ubigeos antes de guardar: son la causa más común de rechazo en SUNAT.
- Detalle los ítems de verdad. Una guía con descripciones vagas no protege en un control.
- Use la conversión a orden cuando su empresa sea remitente y transportista a la vez: ahorra tres registros.
- Revise el estado SUNAT como rutina diaria.
- Emita antes de que la mercadería salga, no después.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«No se puede editar porque la guía ya fue declarada»
- Causa: la guía ya fue enviada y aceptada por SUNAT. Un documento declarado no se modifica.
- Cómo resolverlo: si el dato es incorrecto, debe anular la guía y emitir una nueva. Coordine con su contador.
La guía fue rechazada por SUNAT
- Causa probable: ubigeos incorrectos, motivo de traslado inadecuado o datos del destinatario que no coinciden con los oficiales.
- Cómo resolverlo: revise esos tres puntos, anule si corresponde y emita nuevamente.
El vehículo o el conductor no aparecen en la lista
- Causa probable: el vehículo está registrado con otro tipo, o el empleado no tiene el cargo de CONDUCTOR.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Registro de vehículos o en Empleados.
No aparecen los campos para convertir en orden
- Causa: no está marcada la casilla Convertir a Orden de Servicio y crear Guia de Transportista.
- Cómo resolverlo: márquela y se desplegarán.
No puedo guardar la conversión a orden
- Causa probable: falta alguno de los campos con (*) del bloque de conversión: tipo de servicio, origen, destino o tipo de entrega.
- Cómo resolverlo: complételos todos.
No puedo guardar la guía
- Causa probable: falta Bultos (Paquetes), que es obligatorio, o algún dato del documento.
- Cómo resolverlo: revise los campos marcados.
La guía sale descuadrada al imprimir
- Causa probable: el cuadre de impresión de ese local no está configurado.
- Cómo resolverlo: vaya a Configuración > Cuadre de guía remitente, elija el local y cuádrelo.
No veo el menú «Guías de Remitente»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La guía de remitente es un documento tributario: el motivo de traslado y los ubigeos merecen la misma atención que una factura.
- Una guía declarada no se edita. Verifique antes de enviarla a SUNAT, no después.
- La conversión a orden de servicio es una función potente: úsela cuando su empresa cubra ambos roles.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.