Incidencias
1. Descripción general
Registra evaluaciones del desempeño del personal, tanto positivas como negativas, con un puntaje del 1 al 10 y un comentario.
Es la herramienta para dejar constancia de lo que ocurre en la operación: un conductor que resolvió bien una situación difícil, un counter que cometió un error reiterado, una entrega mal realizada. En lugar de quedar en la conversación de pasillo, queda registrado con fecha, local, responsable y puntaje.
La pantalla permite POSITIVO y NEGATIVO a propósito. Un registro de incidencias que solo tiene sanciones se convierte en un archivo de castigos que nadie quiere alimentar. Registrar lo bueno le da valor real a la herramienta.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un colaborador hizo algo destacable que conviene reconocer.
- Ocurrió un error o una falta que debe quedar registrada.
- Se detectó un faltante o daño atribuible a una persona.
- Se necesita respaldo documentado para una evaluación de desempeño.
- Hay que revisar el historial de un colaborador.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Locales anexos | Cada incidencia se registra en un local. |
| Empleados | Las personas evaluadas. |
| Reporte de incidencias | Consulta y análisis de lo registrado aquí. |
| Desembarque / Inventario | Suelen ser el origen de las incidencias por faltantes. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Incidencias.
- La pantalla se titula «Incidencias».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Eliminar: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar una incidencia: sección 4.1. Consultar historial: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Eliminar. |
| FECHA | Cuándo ocurrió. |
| LOCAL | Dónde ocurrió. |
| USUARIO | Quién registró la incidencia. |
| NOMBRE | La persona evaluada. |
| TIPO | POSITIVO o NEGATIVO. |
| PUNTAJE | Del 1 al 10. |
| COMENTARIO | Descripción del hecho. |
3.2. Ventana «Nueva Incidencia»
Todos los campos son obligatorios:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Local (Anexo) (*) | Local donde ocurrió el hecho. |
| Fecha (*) | Fecha del hecho, no la de registro. |
| Nombre a quien Evaluar (*) | La persona evaluada. |
| Tipo Incidencia (*) | POSITIVO o NEGATIVO. |
| Puntaje (*) | Del 1 al 10. |
| Observación (*) | Descripción del hecho. |
Botones Cerrar y Guardar.
El puntaje sin explicación no sirve para nada. Describa qué pasó, cuándo y qué consecuencia tuvo, de forma que alguien que lea el registro dentro de seis meses entienda el caso sin tener que preguntar.
Una incidencia negativa puede afectar la evaluación y la continuidad de un colaborador. Registre hechos verificables, no impresiones ni rumores, y comunique a la persona lo que se registró.
3.3. Ventana de eliminación
Pide marcar «Confirmo realizar la eliminación» y se confirma con Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar una incidencia
- Operaciones > Incidencias → Nuevo.
- Elija el Local (Anexo) donde ocurrió.
- Indique la Fecha del hecho (no la de hoy, si fue otro día).
- Escriba el Nombre a quien Evaluar.
- Elija el Tipo Incidencia: POSITIVO o NEGATIVO.
- Asigne el Puntaje del 1 al 10.
- Escriba la Observación describiendo el hecho con precisión.
- Pulse Guardar.
- Comunique el registro a la persona evaluada.
4.2. Caso: Registrar un reconocimiento
- Nuevo → Tipo Incidencia: POSITIVO.
- Asigne un puntaje alto y describa la acción destacable.
- Guarde y comuníquelo también al colaborador: es la mitad del valor del registro.
4.3. Caso: Consultar el historial de un período
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta.
- Pulse Buscar.
- Revise las columnas TIPO y PUNTAJE para ver la tendencia.
4.4. Caso: Corregir una incidencia
- Ubique la fila y pulse EDITAR.
- Corrija y guarde.
4.5. Caso: Eliminar una incidencia registrada por error
- Menú de la fila → Eliminar.
- Marque la confirmación y pulse Eliminar Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Registre hechos, no opiniones. «Entregó en la dirección equivocada la orden T001-45» es un hecho; «es descuidado» no.
- Registre en el momento, con la fecha real del hecho.
- Comunique siempre a la persona lo que se registró: un registro oculto no corrige nada.
- Use la escala con criterio consistente en toda la empresa: si cada supervisor puntúa distinto, los datos no sirven para comparar.
- Equilibre positivas y negativas.
- Revise el historial antes de una evaluación de desempeño, no la memoria reciente.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No puedo guardar la incidencia
- Causa probable: falta algún campo; todos son obligatorios, incluida la observación.
- Cómo resolverlo: complete local, fecha, nombre, tipo, puntaje y observación.
Registré la incidencia con la fecha equivocada
- Cómo resolverlo: use EDITAR y corrija la fecha al día en que realmente ocurrió el hecho.
El local que necesito no aparece
- Causa probable: el local está inactivo.
- Cómo resolverlo: verifíquelo en Configuración > Locales anexos.
No encuentro las incidencias de una persona
- Cómo resolverlo: amplíe el rango de fechas y use el buscador de la tabla por nombre.
Registré una incidencia injusta
- Cómo resolverlo: puede editarla para corregir el contenido, o eliminarla si no correspondía. Comunique la corrección a la persona afectada.
No veo el menú «Incidencias»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- El valor de esta herramienta depende de la calidad de las observaciones, no de la cantidad de registros.
- Un sistema de incidencias que solo registra faltas se abandona solo. Equilibre.
- Defina con su equipo qué significa cada puntaje antes de empezar a usarla, o tendrá diez criterios distintos.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.