Vales de pago
1. Descripción general
Registra los vales de pago a proveedores vinculados a la operación: el documento con el que se compromete o se ejecuta un pago a un tercero por un servicio del viaje.
Cada vale reúne el proveedor, el vehículo y el viaje implicados, el importe con su moneda y tipo de cambio, la detracción cuando aplica, y las cuentas bancarias de origen y destino del dinero.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Hay que pagar a un proveedor por un servicio de la operación.
- Se paga a un transportista tercero por un tramo.
- Corresponde aplicar detracción al pago.
- Se necesita registrar un pago a crédito con su plazo.
- Hay que anular un vale emitido por error.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Manifiestos | El viaje al que corresponde el pago. |
| Registro de vehículos | La unidad implicada. |
| Clientes / Proveedores | El beneficiario del pago y sus cuentas bancarias. |
| Cuentas bancarias | La cuenta de la empresa desde la que sale el dinero. |
| Monedas / Tipo de cambio | Para pagos en divisa. |
| Tesorería | Es donde se refleja el movimiento. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Vales de Pago.
- La pantalla se titula «Vales de Pago».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Emitir un vale: sección 4.1. A crédito: 4.2. Con detracción: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta con el botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Anular. |
| FECHA | Fecha del vale. |
| ESTADO | Situación del vale. |
| CORRELATIVO | Serie y número. |
| MANIFIESTO | Viaje asociado. |
| VEHICULO | Unidad implicada. |
| PROVEEDOR | Beneficiario del pago. |
| MOTIVO / DESCRIPCIÓN | Concepto del vale. |
| TIPO PAGO / DIAS CRÉDITO | Condición de pago. |
| MONEDA / IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
| ESTADO PAGO | Si está pagado o pendiente. |
3.2. Ventana «Nuevo Vale de Pago»
El formulario tiene dos pestañas: Datos 1 y Datos 2.
3.2.1. Pestaña «Datos 1» — identificación y concepto
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Serie (*) / Número (*) | Sí | Numeración del vale. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha del vale. |
| Manifiesto | No | Viaje al que corresponde. |
| Vehículo (*) | Sí | Unidad implicada. |
| Proveedor (*) | Sí | A quién se le paga. |
| Motivo (*) | Sí | Motivo del pago. |
| Descripción (*) | Sí | Detalle del concepto. |
| Número Comprobante (*) | Sí | Comprobante de respaldo. |
| Ticket | No | Número de ticket, si aplica. |
| Observación | No | Notas del vale. |
3.2.2. Pestaña «Datos 2» — importes y pago
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Moneda (*) | Sí | Moneda del importe. |
| Tipo Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Importe (*) | Sí | Monto del vale. |
| % Porc. Detracción | No | Porcentaje de detracción a aplicar. |
| Tipo de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días Crédito (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | TRANSFERENCIA, EFECTIVO o CHEQUE. |
| Cuenta Bancaria de Proveedor (*) | Sí | Cuenta destino del pago. |
| Cuenta Bancaria Detracción de Proveedor | Según el caso | Cuenta de detracciones del proveedor. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta desde la que sale el dinero. |
Verifique las cuentas bancarias antes de guardar
El vale determina a qué cuenta va el dinero. Un número mal registrado envía el pago a otro destinatario. Contraste la cuenta del proveedor con su ficha oficial, no con un papel suelto.
La detracción tiene su propia cuenta
Cuando aplica detracción, el monto detraído va a la cuenta de detracciones del proveedor (Banco de la Nación), no a su cuenta corriente. Son dos cuentas distintas y ambas deben estar bien registradas.
3.3. Ventana de anulación
Pide marcar la confirmación y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Emitir un vale de pago al contado
- Operaciones > Vales de Pago → Nuevo.
- En Datos 1: verifique Serie, Número y Fecha.
- Elija el Manifiesto del viaje y el Vehículo.
- Seleccione el Proveedor.
- Complete Motivo, Descripción y Número Comprobante.
- Pase a Datos 2: elija Moneda, verifique el Tipo Cambio y registre el Importe.
- En Tipo de Pago, elija CONTADO.
- Elija la Modalidad de Pago.
- Seleccione la Cuenta Bancaria de Proveedor y la Cuenta Bancaria de Empresa.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Emitir un vale a crédito
- Igual que el flujo anterior, pero en Tipo de Pago elija CRÉDITO.
- Complete Días Crédito con el plazo acordado.
- Guarde y coordine con tesorería el seguimiento.
4.3. Caso: Emitir un vale con detracción
- Complete el vale normalmente.
- En % Porc. Detracción, registre el porcentaje que corresponde.
- Seleccione la Cuenta Bancaria Detracción de Proveedor.
- Verifique que ambas cuentas —la corriente y la de detracciones— sean correctas.
- Guarde.
Consulte el porcentaje con su contador
El porcentaje de detracción depende del tipo de servicio y de la normativa vigente. No lo estime.
4.4. Caso: Consultar los vales de un período
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta y pulse Buscar.
- Revise las columnas ESTADO y ESTADO PAGO para saber qué está pendiente.
4.5. Caso: Anular un vale
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Doble verificación de las cuentas bancarias. Es el dato que más caro cuesta equivocar.
- Registre el comprobante que respalda el vale: sin él, el pago queda sin sustento.
- Asocie siempre el manifiesto y el vehículo: es lo que permite conocer el costo real del viaje.
- Coordine las detracciones con contabilidad, no las estime por cuenta propia.
- Revise el estado de pago de los vales a crédito con periodicidad.
- Motivo y descripción concretos: meses después, «servicio» no le va a decir nada.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El proveedor no aparece en la lista
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores como PROVEEDOR o AMBOS.
La cuenta bancaria del proveedor no aparece
- Causa probable: la ficha del proveedor no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en la pestaña Cuentas Bancarias de su ficha.
No encuentro la cuenta de detracciones
- Causa probable: el proveedor no tiene registrada su cuenta de detracciones.
- Cómo resolverlo: solicítesela y regístrela en su ficha. Son cuentas distintas de la corriente.
No puedo guardar el vale
- Causa probable: falta un campo obligatorio, y puede estar en la otra pestaña.
- Cómo resolverlo: recorra Datos 1 y Datos 2 buscando los campos con (*).
El importe convertido sale mal
- Causa probable: el Tipo Cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio y corrija el vale.
El vehículo no aparece
- Causa probable: está suspendido en el registro de vehículos.
- Cómo resolverlo: revise su estado en Configuración > Registro de vehículos.
El pago se envió a la cuenta equivocada
- Causa: la cuenta registrada en el vale era incorrecta.
- Cómo resolverlo: comunique de inmediato a tesorería y al banco. Corrija la ficha del proveedor para que no vuelva a ocurrir.
No veo el menú «Vales de Pago»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- El vale de pago mueve dinero real: restrinja esta pantalla a personal de administración y tesorería.
- La verificación de cuentas bancarias debería ser un paso formal, con una segunda persona revisando.
- Las detracciones son materia tributaria: la última palabra la tiene su contador.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.