Entrega de carga
1. Descripción general
Es la pantalla de mostrador para entregar la mercadería al destinatario: pensada para atender al cliente que viene a recoger su carga.
A diferencia del resto del módulo, está diseñada como un flujo de atención: se busca al cliente, se ve su carga, se valida la clave de entrega, se cobra si hay saldo pendiente, se emite el comprobante y se registra la entrega con foto y firma de quien recibe.
Todo ocurre en una sola pantalla, sin ir y venir entre módulos.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un cliente viene a recoger su envío al local.
- Hay que cobrar y entregar en el mismo acto.
- Se debe emitir la factura o boleta al momento de entregar.
- Recoge un familiar o un tercero en lugar del destinatario.
- Hay que dejar constancia fotográfica de la entrega.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | Es la carga que se entrega; también permite registrar entregas desde allí. |
| Tipos de entrega | Define si la orden exige clave de entrega. |
| Usuarios | La función Visualizar clave de entrega decide quién puede consultarla. |
| Formas de pago / Cuentas bancarias | Alimentan el cobro. |
| Tesorería / Caja chica | El cobro impacta en caja; la pantalla verifica la caja abierta. |
| Facturación | Emisión del comprobante desde aquí. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Entrega de Carga.
2.2. Si falta una opción o no puede operar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No puede cobrar: sin permiso sobre el cobro, o no hay caja chica abierta.
- No puede facturar: sin permiso de facturación.
- No puede ver la clave: falta la función Visualizar clave de entrega en su usuario.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Atender una entrega completa: sección 4.1. Entrega a un tercero: 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
La pantalla se organiza en buscador → lista de órdenes → detalle → paneles de acción.
3.1. Buscador
Permite ubicar la carga de dos formas:
| Búsqueda | Detalle |
|---|---|
| Nº Documento | Por documento del cliente, eligiendo DNI o RUC. |
| Nº de orden | Por el número de la orden de servicio. |
Cada una con su botón Buscar.
Es lo habitual en mostrador: el cliente no recuerda el número de orden pero sí tiene su DNI. Buscar por documento le muestra todo lo que esa persona tiene pendiente de recoger.
3.2. Lista de órdenes y detalle
Los resultados aparecen como tarjetas. Al hacer clic en una se abre el detalle completo de esa orden, desde donde se gestiona la entrega y se emiten comprobantes.
3.3. Validación de la clave de entrega
Cuando la orden exige clave, aparece una pantalla de seguridad a pantalla completa titulada «Clave de entrega», con el texto «Ingresa la clave de entrega de la orden», un campo para la clave y dos botones: Autorizar y Cancelar.
La pantalla oculta la clave mientras se escribe. El procedimiento correcto es que quien recibe la diga o la muestre, no que el personal se la lea. Si el personal la dicta, el control de seguridad deja de existir.
3.4. Panel «Registrar entrega»
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Relación con el destinatario | Quién está recibiendo: Titular / Destinatario directo, Familiar, Asistente / Empleado o Portero / Conserje. |
| Observaciones | Notas de la entrega. |
| Fotos | Área para adjuntar imágenes: «Toca para adjuntar fotos». |
Botones Confirmar entrega y Cancelar.
Deja registrado quién recibió realmente. Cuando un cliente reclama que no le entregaron, saber que lo recibió «el portero» resuelve la discusión en un minuto.
3.5. Panel «Registrar pago»
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Responsable de pago | Quién paga. |
| Método de pago | Forma de pago, del catálogo configurado. |
| Monto cobrado | Importe recibido. |
| Fecha de pago | Fecha del cobro. |
| Nº operación / voucher | Referencia de la operación. |
| Cuenta bancaria | Cuenta de destino del dinero. |
| Archivo | Se puede adjuntar el voucher: «Haz clic o arrastra un archivo». |
| Observaciones | Notas del cobro. |
Botones Confirmar pago y Cancelar.
Si no hay caja abierta, el cobro no podrá registrarse. Abra la caja del día antes de empezar a atender.
3.6. Panel «Emitir comprobante»
Genera factura o boleta electrónica desde la misma pantalla:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Tipo de comprobante | Factura o boleta. |
| Serie | Serie del comprobante. |
| Condición de pago | Contado o Crédito. |
| Días a pagar / Fecha de vencimiento | Solo en crédito. |
| Medio de pago | Forma de pago. |
| Nº de operación | Referencia. |
| Facturar a | A nombre de quién se emite. |
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Atender una entrega completa en mostrador
- Operaciones > Entrega de Carga.
- Busque la carga: por Nº Documento (DNI o RUC) o por Nº de orden.
- Pulse Buscar y haga clic en la tarjeta de la orden.
- Revise el detalle y verifique la identidad de quien recoge.
- Si la orden tiene saldo pendiente, use Registrar pago (ver 4.3).
- Si corresponde comprobante, use Emitir comprobante (ver 4.5).
- Pida la clave de entrega a quien recibe, ingrésela y pulse Autorizar.
- En Registrar entrega, indique la Relación con el destinatario.
- Adjunte fotos de la entrega.
- Escriba Observaciones si hubo alguna novedad.
- Pulse Confirmar entrega.
4.2. Caso: Buscar todo lo pendiente de un cliente
- Elija la búsqueda por Nº Documento.
- Seleccione DNI o RUC según corresponda.
- Escriba el número y pulse Buscar.
- Revise todas las tarjetas: puede tener varias cargas esperando.
4.3. Caso: Cobrar antes de entregar
- En el detalle de la orden, abra Registrar pago.
- Complete Responsable de pago, Método de pago y Monto cobrado.
- Verifique la Fecha de pago.
- Escriba el Nº operación / voucher si no es efectivo.
- Elija la Cuenta bancaria de destino.
- Adjunte el voucher arrastrando el archivo.
- Pulse Confirmar pago.
4.4. Caso: Entregar a alguien que no es el destinatario
- Valide igualmente la clave de entrega.
- En Relación con el destinatario, elija Familiar, Asistente / Empleado o Portero / Conserje según el caso.
- Registre en Observaciones el nombre y documento de quien recibe.
- Adjunte foto de la persona recibiendo o del documento.
- Confirmar entrega.
Entregar a un tercero sin dejar registro de quién fue es la causa habitual de los reclamos por «no me entregaron». Los tres pasos —relación, observación con nombre y documento, y foto— toman veinte segundos y le ahorran el problema completo.
4.5. Caso: Emitir la factura al entregar
- Abra Emitir comprobante.
- Elija Tipo de comprobante y la Serie.
- Indique la Condición de pago: Contado o Crédito.
- Si es crédito, complete Días a pagar y verifique la Fecha de vencimiento.
- Complete Medio de pago y Nº de operación.
- Verifique Facturar a.
- Confirme la emisión.
5. Buenas prácticas de uso
- Verifique la identidad de quien recoge antes de cualquier otra cosa. La clave valida la orden, no a la persona.
- Nunca dicte la clave al cliente. Pídasela.
- Foto siempre, incluso en entregas normales: es el registro más barato y más útil que existe.
- Deje constancia escrita cuando recibe un tercero: nombre y documento en las observaciones.
- Cobre antes de entregar, no al revés.
- Verifique que la caja esté abierta al iniciar el turno.
- Revise que la carga corresponde a la orden antes de entregarla físicamente.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
La clave de entrega no es aceptada
- Causa probable: el cliente no tiene la clave correcta, o la está confundiendo con otra orden.
- Cómo resolverlo: verifique que la orden sea la correcta. La clave la fijó el remitente; si el destinatario no la tiene, debe pedírsela a quien envió. Un usuario con la función Visualizar clave de entrega puede consultarla.
El cliente no sabe su número de orden
- Cómo resolverlo: busque por Nº Documento con su DNI o RUC.
No puedo registrar el pago
- Causa probable: no hay caja chica abierta, o falta un campo obligatorio.
- Cómo resolverlo: abra la caja del día en Tesorería y reintente.
No aparece la orden en la búsqueda
- Causas probables: la carga aún no llegó al local (no fue desembarcada), ya fue entregada, o el documento buscado no corresponde al destinatario registrado.
- Cómo resolverlo: verifique el estado de la orden en Órdenes de Servicios.
La carga llegó pero no figura como disponible
- Causa probable: no se registró el desembarque.
- Cómo resolverlo: verifique con el responsable de almacén y regístrelo en Operaciones > Desembarque.
El comprobante no se emite
- Causa probable: falta configuración de facturación electrónica, o la serie no está disponible.
- Cómo resolverlo: revise Configuración > Empresa y las series del local. Si el problema es de conexión con SUNAT, la orden puede entregarse igual y emitirse el comprobante después.
Entregué a la persona equivocada
- Cómo resolverlo: comunique de inmediato a su supervisor. Un usuario con la función Permitir anular entrega de orden puede revertir el registro desde Órdenes de Servicios, indicando el motivo.
La foto no se adjunta
- Causa probable: el archivo es demasiado grande o el navegador bloquea el acceso.
- Cómo resolverlo: reduzca el tamaño de la imagen o permita el acceso en el navegador.
No veo el menú «Entrega de Carga»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta pantalla es el último eslabón de la cadena: todo lo que se hizo bien antes se puede arruinar con una entrega mal registrada.
- Los tres registros que evitan casi todos los reclamos son clave validada, relación con el destinatario y foto. Ninguno toma más de treinta segundos.
- Capacite al personal de mostrador en el orden correcto: identificar, cobrar, facturar, validar clave, entregar.
- Toda entrega queda registrada en la auditoría con el usuario que la realizó.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.