Mantenimiento de vehículos
1. Descripción general
Registra los trabajos de mantenimiento realizados a la flota: qué se le hizo a cada unidad, en qué taller, a qué kilometraje y cuánto costó.
Cada mantenimiento se clasifica como PREVENTIVO o CORRECTIVO, y esa distinción es la que permite saber si su flota se está cuidando o solo se está reparando cuando falla.
Igual que en el control de combustible, el kilometraje es un dato obligatorio: es lo que permite programar los mantenimientos por recorrido y no por calendario.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Una unidad sale del taller y hay que registrar el trabajo.
- Se hizo un mantenimiento preventivo programado.
- Hubo una avería y se reparó.
- Hay que registrar la factura del taller.
- Se necesita el historial de mantenimiento de una unidad.
- Se quiere saber cuánto cuesta mantener cada vehículo.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Registro de vehículos | La unidad atendida; también aporta y actualiza el kilometraje. |
| Clientes / Proveedores | El taller o proveedor del servicio. |
| Liquidación de gastos operativos | Permite traspasar gastos de viaje a mantenimiento. |
| Salida de artículos | Los repuestos consumidos del almacén. |
| Pago de requerimiento | Donde se ejecuta el pago del servicio. |
| Reporte de mantenimiento | Análisis del histórico. |
| Combustible | Un consumo anómalo suele derivar en un mantenimiento. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Mantenimiento Vehículo > Mantenimiento de Vehículos.
- La pantalla se titula «Mantenimiento de Vehículos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Eliminar: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un mantenimiento: sección 4.1. Preventivo vs correctivo: 3.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción de eliminar. |
| FECHA | Fecha del mantenimiento. |
| VEHICULO | Unidad atendida. |
| PROVEEDOR | Taller o proveedor del servicio. |
| TIPO PAGO / DIAS CRÉDITO | Condición de pago. |
| MONEDA / IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
| KILOMETRAJE | Kilometraje de la unidad al momento del servicio. |
| ESTADO PAGO | Si está pagado o pendiente. |
| CAJA | Movimiento de caja asociado. |
3.2. Ventana «Nuevo Mantenimiento»
Identificación:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha del servicio. |
| Vehículo (*) | Sí | Unidad atendida. |
| Proveedor (*) | Sí | Taller o proveedor. |
| Comprobante (Factura) (*) | Sí | Comprobante recibido, en formato serie - número. |
| Kilómetraje de Vehículo (*) | Sí | Kilometraje al momento del servicio. |
Pago:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Moneda (*) | Sí | Moneda del servicio. |
| Tipo Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Tipo de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días Crédito (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | TRANSFERENCIA, EFECTIVO o CHEQUE. |
| Cuenta Bancaria de Proveedor (*) | Sí | Cuenta destino del pago. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de origen. |
Detalle de los trabajos: con Agregar Mantenimiento se detalla cada trabajo realizado:
| Columna | Qué se registra |
|---|---|
| MANTENIMIENTO | El trabajo realizado. |
| TIPO | PREVENTIVO o CORRECTIVO. |
| DESCRIPCIÓN | Detalle de lo hecho. |
| CANTIDAD | Cantidad. |
| COSTO | Costo unitario. |
| IMPORTE | Importe de la línea. |
| TOTAL | Total del mantenimiento. |
El kilometraje es obligatorio y debe ser el real
Es lo que permite programar los próximos mantenimientos por recorrido, que es como se mantienen los vehículos, no por fecha de calendario. Un kilometraje inventado deja la programación sin base.
Léalo del odómetro al recibir la unidad, no lo estime.
PREVENTIVO vs CORRECTIVO es el indicador de salud de su flota
Preventivo es lo que usted planifica; correctivo es lo que la unidad le impone. Una flota sana tiene mayoría de preventivos.
Si sus registros son casi todos correctivos, no tiene un problema de taller: tiene un problema de programación de mantenimiento, y lo está pagando en averías en ruta.
Cada trabajo con su tipo
El tipo se registra por línea de trabajo, no por documento. Un mismo paso por taller puede incluir un cambio de aceite (preventivo) y una reparación de frenos (correctivo). Clasifíquelos por separado o la estadística pierde sentido.
3.3. Ventana de eliminación
Casilla «Confirmo realizar la eliminación» y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un mantenimiento
- Mantenimiento Vehículo > Mantenimiento de Vehículos → Nuevo.
- Indique la Fecha del servicio.
- Seleccione el Vehículo y el Proveedor (taller).
- Registre el Comprobante (Factura) en formato serie - número.
- Lea el odómetro y registre el Kilómetraje de Vehículo.
- Elija Moneda, verifique el Tipo Cambio y el Tipo de Pago.
- Complete la Modalidad de Pago y las cuentas bancarias.
- Pulse Agregar Mantenimiento por cada trabajo realizado.
- En cada línea indique el TIPO: PREVENTIVO o CORRECTIVO.
- Complete descripción, cantidad y costo.
- Verifique el TOTAL y pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar un mantenimiento preventivo programado
- Siga el flujo anterior.
- En cada trabajo, elija PREVENTIVO.
- Anote en la descripción el trabajo y el intervalo (por ejemplo, «cambio de aceite — cada 10.000 km»).
- Use el kilometraje registrado para programar el siguiente.
4.3. Caso: Registrar una reparación por avería
- Nuevo → complete los datos del servicio.
- En cada trabajo, elija CORRECTIVO.
- Describa la falla y la solución aplicada: esa información sirve si el problema se repite.
4.4. Caso: Registrar un servicio a crédito con el taller
- En Tipo de Pago, elija CRÉDITO.
- Complete los Días Crédito.
- Guarde. El pago se gestionará en Tesorería > Pago de Requerimiento, filtrando por MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.
4.5. Caso: Consultar el historial de una unidad
- Complete el rango de fechas y pulse Buscar.
- Use el buscador de la tabla por placa.
- Revise el KILOMETRAJE de cada servicio para reconstruir el historial de la unidad.
4.6. Caso: Traspasar un gasto de viaje a mantenimiento
- Vaya a Tesorería > Liquidación de Gastos Operativos.
- Ubique el gasto y use Pasar a Mantenimiento.
- Así el costo del viaje no se distorsiona con una reparación de la unidad.
5. Buenas prácticas de uso
- Kilometraje real del odómetro, sin excepciones.
- Clasifique cada trabajo como preventivo o correctivo; es lo que da valor al histórico.
- Registre el mantenimiento el mismo día que sale la unidad del taller.
- Descripciones útiles: qué falló, qué se hizo, qué se reemplazó.
- Programe los preventivos por kilometraje, apoyándose en el histórico.
- Revise la proporción preventivo/correctivo por unidad: es el mejor indicador del estado de su flota.
- Verifique las cuentas bancarias en los pagos al taller.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El vehículo no aparece en la lista
- Causa probable: está suspendido en el registro de vehículos.
- Cómo resolverlo: revise su estado en Configuración > Registro de vehículos. Si está en taller y por eso lo suspendieron, actívelo para registrar el mantenimiento.
El proveedor no aparece
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores como PROVEEDOR o AMBOS.
La cuenta bancaria del proveedor no aparece
- Causa probable: su ficha no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en su ficha, pestaña Cuentas Bancarias.
El kilometraje no cuadra con el registro anterior
- Causa probable: un kilometraje mal cargado en algún servicio o en un vale de combustible.
- Cómo resolverlo: revise el histórico de la unidad y corrija el registro erróneo.
El servicio a crédito no aparece para pagar
- Cómo resolverlo: revise Tesorería > Pago de Requerimiento filtrando por MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.
Casi todos mis mantenimientos son correctivos
- Causa: la flota se está reparando, no manteniendo.
- Cómo resolverlo: use el histórico de kilometrajes para armar un plan de mantenimiento preventivo. Es más barato prevenir que reparar en carretera.
No puedo guardar
- Causa probable: falta un campo con (*): fecha, vehículo, proveedor, comprobante, kilometraje, moneda, tipo de cambio, tipo y modalidad de pago, o la cuenta del proveedor.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario.
No veo el menú «Mantenimiento de Vehículos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- El mantenimiento es la inversión que evita el costo mayor: una avería en ruta cuesta mucho más que el servicio que la habría prevenido.
- La clasificación preventivo / correctivo convierte este registro en un diagnóstico de su flota. Úsela.
- El kilometraje es el eje de todo: sin él no hay programación posible.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.