Órdenes de servicio

1. Descripción general

Es el centro de control de todos los envíos registrados. Aquí llegan las órdenes creadas en Nueva Orden y desde aquí se hace prácticamente todo lo que sigue: buscar, imprimir, cobrar, facturar, generar guías, entregar, anular y adjuntar fotos.

Si Nueva Orden es donde nace el envío, esta pantalla es donde vive durante todo su ciclo. Es la pantalla que más consulta el counter, el supervisor y quien atiende reclamos.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)

• Un cliente llama preguntando dónde está su envío.
• Hay que reimprimir una orden, una etiqueta o una declaración.
• Se debe cobrar una orden pendiente.
• Hay que emitir la factura o boleta de un envío.
• Se entrega la carga al destinatario y hay que registrar la entrega.
• Se anuló una operación y hay que anular la orden.
• Hay que corregir una orden mal registrada.
• Se necesita exportar a Excel un período para analizarlo.

1.2. Relación con otros módulos

Módulo	Relación
Nueva Orden	Es donde se crean las órdenes que aquí se listan.
Guías de transportista	Se pueden generar desde el menú de cada orden.
Facturación	Factura, boleta y recibo se emiten desde aquí.
Tesorería	Los pagos de la orden y de la factura se registran desde aquí.
Entrega de carga / Reparto	La entrega al destinatario puede registrarse desde esta pantalla.
Retorno de cargo	Se inicia desde el menú de la orden.
Usuarios	Varias acciones dependen de permisos y restricciones individuales.

2. Acceso al módulo y permisos

2.1. Cómo abrir esta pantalla

• Menú izquierdo: Operaciones > Órdenes de Servicios.
• La pantalla se titula «Órdenes de Servicio».

2.2. Si falta una opción o no puede guardar

• No aparece en el menú: sin permiso de vista.
• No ve «Anular»: sin permiso de baja.
• No ve «Anular entrega»: falta la función Permitir anular entrega de orden en su ficha de Usuarios.
• No ve la clave de entrega: falta la función Visualizar clave de entrega.
• Solo ve las órdenes de su local: tiene activa la restricción Solo ver órdenes de mi local. La propia pantalla lo avisa: «Solo se muestran órdenes generadas en tu local o cuyo destino es tu local.»
• La búsqueda le limita las fechas: tiene activa la restricción de días de búsqueda; verá el aviso «Búsqueda limitada a…».

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»

• Buscar: sección 4.1. Cobrar: 4.4. Facturar: 4.5. Entregar: 4.6. Anular: 4.8.

3. Pantallas y componentes principales

3.1. Barra superior

Botón	Qué hace
Exportar Excel	Abre la ventana Exportar Excel para descargar un período, con filtros propios (no usa los de la tabla).
Configuración	Elige qué columnas se muestran en la tabla.
Actualizar	Recarga el listado.

3.2. Buscador y «Búsqueda Avanzada»

La pantalla tiene un buscador con una casilla Búsqueda Avanzada que despliega todos estos filtros:

Filtro	Para qué sirve
Número Orden de Servicios	Busca por serie y número de la orden.
Guia de Transportista	Busca por la guía asociada.
Documento Referencia del Cliente	Busca por el documento que dio el cliente.
Usuario	Quién registró la orden.
Remitente (Número de Documento)	Busca por documento del remitente.
Destinatario (Número de Documento)	Busca por documento del destinatario.
Fecha Desde / Fecha Hasta	Rango de fechas.
Origen / Destino	Ruta del envío.
Estado Pago	TODOS, PAGADO o NO PAGADO.
Estados	T (todos), E (entregado), N (no entregado), A (anulados), NA (no anulados).

Los atajos de estado son la forma rápida de trabajar

N (NO ENTREGADO) le da la lista de lo que está pendiente de entregar. NO PAGADO le da la cobranza del día. Combinados con un rango de fechas, resuelven la mayoría de las consultas diarias sin exportar nada.

Puede haber un límite de días en la búsqueda

Si su usuario tiene la restricción de días activa, el sistema avisa: «El rango de fechas excede el límite permitido de…». No es un error: es una restricción configurada en su ficha de usuario.

3.3. La tabla y sus columnas configurables

Con el botón Configuración se elige qué columnas ver. Las disponibles son:

Grupo	Columnas
Identificación	ID, FECHA, NÚMERO O.S., REFERENCIA INTERNA, USUARIO, DOC. REFERENCIA
Partes	REMITENTE, DESTINATARIO, TERCERO
Ruta	ORIGEN, DESTINO, DIRECCIÓN ENTREGA
Estado	ESTADO, ENTREGA, CLAVE ENTREGA, CARGO
Documentos	FACTURA, GUIA TRANSP., MANIFIESTO, DESEMBARQUE
Importes	PAGO ORDEN, TOTAL IMPORTE, TOTAL IMPORTE REAL, TOTAL DESCUENTO
Carga	DETALLE, T. CANTIDAD, T. PESO

Los estados que puede mostrar la columna ESTADO son: ACTIVO, PREPARANDO, EN RUTA, EN DESTINO, ENTREGADO y ANULADO.

Si la tabla aparece vacía de columnas

El sistema avisa: «No ha seleccionado ningún campo para mostrar. Por favor, abre la configuración y agregue los campos que desea visualizar». Entre a Configuración y elija sus columnas.

Configure sus columnas una vez y trabaje cómodo

Son más de veinte columnas posibles. Deje visibles las cinco o seis que su puesto realmente mira (número, fecha, destinatario, estado, pago) y oculte el resto: la tabla se vuelve legible.

3.4. Menú de acciones de cada orden

Cada fila tiene un botón de impresión y un menú desplegable con todas estas opciones:

Opción	Qué hace
Editar	Abre la orden para modificarla.
Fotos Adjuntadas	Ve y agrega fotos de la carga.
Pagar Orden	Registra el cobro de la orden.
Modificar Importe Total	Cambia el importe total de la orden.
Emitir Factura	Genera la factura.
Emitir Boleta	Genera la boleta.
Emitir Recibo	Genera el recibo.
Pagar Detracción	Registra el pago de la detracción.
Crear Guia de Transportista	Genera la guía de la orden.
Entregar a Destinatario	Registra la entrega.
Anular entrega	Revierte una entrega ya registrada.
Retornar Cargo	Inicia el retorno del cargo.
Imprimir Etiqueta	Reimprime las etiquetas de bultos.
Imprimir Declaración	Imprime la declaración jurada.
Anular	Anula la orden.

(Las opciones que ve dependen de sus permisos y del estado de la orden.)

3.5. Ventana «Entregar Orden»

Campo	Detalle
ORDEN	Número de la orden, solo lectura.
DESTINATARIO	A quién corresponde entregar.
CONFIRMAR LA CLAVE DE ENTREGA (PRESIONAR ENTER)	Clave que debe presentar quien recibe.
Fecha / Hora	Momento de la entrega.
Observación	Notas de la entrega.
Confirmo registrar la entrega	Casilla obligatoria.

Se confirma con Guardar Entrega.

Al validar la clave, la pantalla responde «Contraseña Correcta» o «Clave incorrecta».

La entrega tiene bloqueo por intentos fallidos

Si se escribe mal la clave varias veces, el sistema bloquea la entrega y muestra «Entrega Bloqueada, intentar en:» con un tiempo de espera. Es una protección contra intentos de adivinar la clave: no insista, verifique la clave correcta con quien corresponda.

3.6. Ventana «Anular Orden»

Pide marcar «Confirmo realizar la anulación» y advierte de forma explícita:

Esta acción también anulará automáticamente los pagos vinculados, guías transportistas, desembarques y repartos de esta orden. No se podrá revertir.

Se confirma con Anular Ahora!.

Anular una orden arrastra todo lo que cuelga de ella

No es solo la orden: se anulan pagos, guías de transportista, desembarques y repartos asociados. Lea el aviso completo antes de confirmar y asegúrese de que es lo que quiere.

3.7. Ventana Exportar Excel

Se abre con el botón Exportar Excel. Los filtros de esta ventana son independientes de la tabla: lo que tenga puesto en el listado no se copia aquí.

Campo	Qué hace
Fecha desde / Fecha hasta	Obligatorios. Definen el período que se descarga.
Remitente (Número de Documento)	Busca por razón social o documento del remitente. Escriba al menos dos caracteres. Puede dejarlo vacío.
Destinatario (Número de Documento)	Igual que el remitente, para quien recibe.
Estado Pago	TODOS, PAGADO o NO PAGADO.
Estados	T (TODOS), E (ENTREGADO), N (NO ENTREGADO), A (ANULADOS) o NA (NO ANULADOS).
Origen / Destino	Ruta del envío. TODOS no restringe el lugar.
Exportar	Inicia la descarga.
Cancelar	Cierra la ventana sin exportar.

Estos filtros no salen de la tabla

Si en el listado tiene Destino o NO PAGADO, la exportación no los hereda. Vuelva a elegirlos dentro de Exportar Excel.

T (TODOS) incluye también las anuladas

En esta ventana, T (TODOS) descarga activas y anuladas del período. Si solo quiere las vigentes, elija NA (NO ANULADOS).

3.8. Ventanas de pagos y detalle

• Pagos de la orden: tabla con FECHA, CLIENTE, TIPO, CANAL, MEDIO PAGO, NÚMERO OPERACIÓN, COBRADOR, OBSERVACIÓN e IMPORTE. Cada pago se puede imprimir, editar o eliminar.
• Pagos de factura: igual, con la columna COMPROBANTE añadida.
• Detalle de la orden: CANTIDAD, U.M., DESCRIPCIÓN, PRECIO e IMPORTE.

3.9. Ventana de fotos adjuntas

Permite subir un Archivo con un Comentario. Sirve para dejar constancia del estado de la carga.

4. Flujos de uso paso a paso

4.1. Caso: Encontrar la orden de un cliente que llama

1. Operaciones > Órdenes de Servicios.
2. Si tiene el número, escríbalo en Número Orden de Servicios.
3. Si no lo tiene, marque Búsqueda Avanzada y busque por Destinatario (Número de Documento) o por Remitente, acotando con Fecha Desde y Fecha Hasta.
4. Revise la columna ESTADO para saber dónde está el envío.

4.2. Caso: Sacar la lista de envíos pendientes de entrega

1. Marque Búsqueda Avanzada.
2. En Estados, elija N (NO ENTREGADO).
3. Acote con Destino y un rango de fechas.
4. Si necesita el archivo, pulse Exportar Excel y, en la ventana, vuelva a indicar Estados: N (NO ENTREGADO), el Destino y las fechas. La tabla y la exportación no comparten filtros.

4.3. Caso: Sacar la cobranza pendiente

1. Búsqueda Avanzada → Estado Pago: NO PAGADO.
2. Acote por fechas y, si aplica, por Origen.
3. Trabaje la lista en pantalla, o pulse Exportar Excel y elija otra vez Estado Pago: NO PAGADO (y el Origen, si lo usó).

4.4. Caso: Cobrar una orden

1. Ubique la orden → menú de acciones → Pagar Orden.
2. Registre el cobro con su medio de pago y referencia.
3. Verifique después que la columna PAGO ORDEN refleje el cobro.

4.5. Caso: Emitir la factura de una orden

1. Ubique la orden → menú → Emitir Factura (o Emitir Boleta / Emitir Recibo según corresponda).
2. Complete y confirme los datos del comprobante.
3. Verifique la columna FACTURA.

4.6. Caso: Registrar la entrega al destinatario

1. Ubique la orden → menú → Entregar a Destinatario.
2. Verifique el DESTINATARIO que muestra la ventana.
3. Pida la clave de entrega a quien recibe, escríbala y presione Enter.
4. Espere el mensaje «Contraseña Correcta».
5. Ajuste Fecha y Hora si la entrega fue en otro momento.
6. Escriba una Observación si hubo alguna novedad.
7. Marque «Confirmo registrar la entrega» y pulse Guardar Entrega.

4.7. Caso: Anular una entrega registrada por error

1. Ubique la orden → menú → Anular entrega.
2. Indique el motivo: el sistema lo exige.
3. Confirme.

Esta acción necesita un permiso especial

Si no ve la opción, su usuario no tiene activa la función Permitir anular entrega de orden. Es intencional: solo supervisores deberían revertir entregas.

4.8. Caso: Anular una orden

1. Ubique la orden → menú → Anular.
2. Lea el aviso completo sobre lo que se anulará en cascada.
3. Marque «Confirmo realizar la anulación» y pulse Anular Ahora!.

Si la orden está facturada, primero anule la factura

El sistema lo rechazará con el mensaje: «La orden está facturada, debería anular primero la factura y seguidamente anular la orden». Es el orden correcto y no se puede saltar.

4.9. Caso: Reimprimir una etiqueta o la declaración

1. Ubique la orden → menú → Imprimir Etiqueta o Imprimir Declaración.

4.10. Caso: Adjuntar la foto de una carga dañada

1. Ubique la orden → menú → Fotos Adjuntadas.
2. Elija el Archivo y escriba un Comentario describiendo el daño.
3. Guarde.

4.11. Caso: Exportar un período a Excel

1. Pulse Exportar Excel.
2. Indique Fecha desde y Fecha hasta.
3. Si hace falta, acote con Remitente (Número de Documento), Destinatario (Número de Documento), Estado Pago, Origen, Destino o Estados.
4. Pulse Exportar.

Qué pasa: el sistema prepara el archivo y lo descarga. Mientras dura, el botón Exportar Excel queda deshabilitado.

5. Buenas prácticas de uso

• Filtre antes de mirar. Con miles de órdenes, buscar a ojo es perder el tiempo.
• Configure sus columnas según su puesto; no todos necesitan ver los importes.
• Registre la entrega en el momento, no al final del día: el estado desactualizado genera llamadas y reclamos.
• Nunca comparta la clave de entrega por teléfono ni la lea en voz alta en mostrador.
• Antes de anular, lea qué se anula en cascada y confirme con su supervisor si hay pagos o facturas de por medio.
• Documente con fotos cualquier carga que llegue dañada, en el momento en que se detecta.
• Use la Referencia Interna para localizar envíos por sus propios códigos.
• Exporte a Excel para analizar, no para operar: la operación se hace en el sistema.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)

«La orden está facturada, debería anular primero la factura»

• Causa: existe un comprobante emitido sobre esa orden.
• Cómo resolverlo: anule primero la factura desde el módulo de facturación y luego la orden. No hay atajo.

«Entrega Bloqueada, intentar en:»

• Causa: se falló la clave de entrega varias veces y el sistema activó un bloqueo temporal.
• Cómo resolverlo: espere el tiempo indicado y verifique la clave correcta antes de reintentar. Si el destinatario no la tiene, contacte al remitente.

«Clave incorrecta»

• Causa: la clave escrita no coincide con la registrada en la orden.
• Cómo resolverlo: confirme la clave con el remitente. Un usuario con la función Visualizar clave de entrega puede consultarla.

«No tiene clave registrado»

• Causa: esa orden se registró sin clave de entrega.
• Cómo resolverlo: proceda según el procedimiento de su empresa para entregas sin clave; si el tipo de entrega debía exigirla, revise su configuración.

«El rango de fechas excede el límite permitido»

• Causa: su usuario tiene una restricción de días de búsqueda.
• Cómo resolverlo: acote el rango. Si necesita consultar más atrás, pida a un administrador que revise su ficha en Usuarios.

«Búsqueda limitada a…» / «Solo se muestran órdenes generadas en tu local»

• Causa: su usuario tiene activa la restricción Solo ver órdenes de mi local.
• Cómo resolverlo: es intencional. Si su puesto requiere ver todas, pida el cambio en Configuración > Usuarios.

«No ha seleccionado ningún campo para mostrar»

• Causa: no hay columnas configuradas.
• Cómo resolverlo: abra Configuración y agregue las columnas que quiere ver.

No encuentro una orden que sé que existe

• Causas probables: el rango de fechas no la incluye; está anulada y su filtro de Estados la excluye; o pertenece a otro local y usted tiene la restricción activa.
• Cómo resolverlo: amplíe fechas, ponga Estados en T (TODOS) y verifique sus restricciones.

No veo la opción «Anular entrega»

• Causa: falta la función Permitir anular entrega de orden en su usuario.
• Cómo resolverlo: solicítela a un administrador; es un permiso de supervisión.

No veo la columna «CLAVE ENTREGA» con su valor

• Causa: falta la función Visualizar clave de entrega en su usuario.
• Cómo resolverlo: solicítela si su puesto la requiere.

El Excel exportado no trae las columnas que necesito

• Causa probable: la exportación sigue su configuración de columnas.
• Cómo resolverlo: agregue las columnas en Configuración y vuelva a exportar.

La orden aparece como no entregada pero ya se entregó

• Causa probable: nadie registró la entrega en el sistema.
• Cómo resolverlo: regístrela con Entregar a Destinatario, ajustando la fecha y hora reales.

Anulé una orden y desaparecieron sus pagos y guías

• Causa: es el comportamiento anunciado en el modal de anulación: la anulación arrastra pagos, guías, desembarques y repartos.
• Cómo resolverlo: no es reversible. Consulte con su supervisor y con tesorería cómo regularizar.

La pantalla tarda mucho en cargar

• Causa probable: un rango de fechas muy amplio sin filtros.
• Cómo resolverlo: acote fechas y use los filtros de origen, destino o estado.

7. Recomendaciones finales

• Esta pantalla concentra las acciones más sensibles de la operación: cobrar, facturar, entregar y anular. Los permisos sobre ella deben repartirse con criterio.
• La anulación en cascada es la acción más peligrosa del módulo: trátela como una decisión de supervisor, no de counter.
• Mantener los estados al día (entregas registradas en el momento) es lo que hace que el resto de reportes sirvan.
• Toda acción queda registrada en la auditoría del sistema con el usuario que la ejecutó.
• Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.