Gastos operativos
1. Descripción general
Registra los gastos de la operación asociados a un viaje: combustible, peajes, estiba, cocheras, reparaciones en ruta.
A diferencia de la Rendición de gastos —donde el conductor rinde lo que se le desembolsó—, aquí se registran los gastos operativos con su proveedor, su moneda, su tipo de pago y su comprobante, para que el costo del viaje quede completo y contabilizado.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Se paga combustible, peaje o estiba de un viaje.
- Hay que registrar un gasto con proveedor y comprobante.
- Se contrata un servicio a crédito durante la operación.
- Se necesita adjuntar el comprobante escaneado.
- Hay que conocer el costo real de un viaje.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Manifiestos | Cada gasto se asocia a un viaje sin liquidar. |
| Tipos de gasto operativo | Clasifica el gasto; decide si exige proveedor y si admite crédito. |
| Clientes / Proveedores | Provee el proveedor del gasto. |
| Monedas / Tipo de cambio | Permiten registrar gastos en divisa. |
| Tesorería | Los gastos impactan en la liquidación del viaje. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Gastos Operativos.
- La pantalla se titula «Gastos Operativos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Eliminar: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un gasto: sección 4.1. A crédito: 4.2. En moneda extranjera: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta con el botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Eliminar. |
| FECHA | Fecha del gasto. |
| TIPO DE DOCUMENTO | Documento de respaldo. |
| SEDE | Local que lo registró. |
| TIPO GASTO OPERATIVO | Concepto del gasto. |
| PROVEEDOR | A quién se le pagó. |
| DETALLE | Descripción. |
| MONEDA / IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores del gasto. |
| TIPO PAGO / DIAS A PAGAR | Condición de pago. |
| DOCUMENTO (REFERENCIA) | Número del comprobante. |
| ARCHIVO | Comprobante adjunto. |
3.2. Ventana «Nuevo Gasto»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Viaje (Sin liquidar) (*) | Sí | Manifiesto al que se carga el gasto. Solo se listan los viajes no liquidados. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha del gasto. |
| Tipo Gasto Operativo (*) | Sí | Concepto, del catálogo. |
| Proveedor (*) | Sí | A quién se le pagó. |
| Detalle (*) | Sí | Descripción del gasto. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda del importe. |
| Tipo Cambio | Según moneda | Cotización aplicada. |
| Importe (*) | Sí | Monto del gasto. |
| Tipo Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Dias a Pagar | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Número Documento (Referencia) | No | Número del comprobante. |
| Archivo | No | Comprobante escaneado o fotografiado. |
Solo se listan viajes «sin liquidar»
Una vez liquidado el viaje, ya no se le pueden cargar gastos. Registre los gastos antes de que el viaje se liquide, o quedarán fuera del costo real.
Adjunte siempre el comprobante
El campo Archivo permite guardar la foto del comprobante junto al registro. Es lo que después necesita contabilidad y lo que evita que el papel se pierda en el camino.
3.3. Ventana de eliminación
Pide marcar «Confirmo realizar la eliminación» y se confirma con Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un gasto al contado
- Operaciones > Gastos Operativos → Nuevo.
- Elija el Viaje (Sin liquidar).
- Indique la Fecha del gasto.
- Elija el Tipo Gasto Operativo y el Proveedor.
- Escriba el Detalle.
- Elija Moneda e Importe.
- En Tipo Pago, elija CONTADO.
- Registre el Número Documento (Referencia) del comprobante.
- Adjunte el archivo del comprobante.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar un gasto a crédito
- Igual que el flujo anterior, pero en Tipo Pago elija CRÉDITO.
- Complete Dias a Pagar con el plazo acordado.
- Guarde y coordine con tesorería el seguimiento del pago.
El tipo de gasto debe permitir crédito
Si el concepto no tiene marcada la opción Permitir Crédito en Configuración > Tipos de gasto operativo, no podrá registrarlo a crédito.
4.3. Caso: Registrar un gasto en moneda extranjera
- Complete el gasto normalmente.
- Elija la Moneda correspondiente.
- Verifique el Tipo Cambio: debe ser el vigente. Si está desactualizado, corríjalo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
- Guarde.
4.4. Caso: Consultar los gastos de un período
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta.
- Pulse Buscar.
- Revise la columna IMPORTE y el detalle por tipo de gasto.
4.5. Caso: Eliminar un gasto mal registrado
- Menú de la fila → Eliminar → confirme → Eliminar Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Registre el gasto el mismo día, antes de que el viaje se liquide.
- Adjunte siempre el comprobante: el papel se pierde, el archivo no.
- Clasifique correctamente el tipo de gasto: de eso depende su análisis de costos.
- Verifique el tipo de cambio en gastos en divisa antes de guardar.
- Registre el proveedor real, no uno genérico: es lo que permite negociar después.
- Detalles concretos que identifiquen el gasto meses más tarde.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«Seleccione un manifiesto»
- Causa: falta elegir el viaje al que se carga el gasto.
- Cómo resolverlo: elija el Viaje (Sin liquidar).
El viaje que necesito no aparece en la lista
- Causa probable: ya fue liquidado; la lista solo muestra viajes sin liquidar.
- Cómo resolverlo: consulte con tesorería cómo registrar un gasto de un viaje ya liquidado.
El proveedor no aparece
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores como PROVEEDOR o AMBOS.
No puedo registrar el gasto a crédito
- Causa probable: el tipo de gasto no tiene marcada la opción Permitir Crédito.
- Cómo resolverlo: actívela en Configuración > Tipos de gasto operativo.
El sistema me exige un proveedor y no lo tengo
- Causa: el tipo de gasto tiene marcada la opción Requiere Proveedor.
- Cómo resolverlo: registre el proveedor, o revise si esa exigencia corresponde para ese concepto.
El importe convertido sale mal
- Causa probable: el tipo de cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
El costo del viaje no cuadra
- Causa probable: faltan gastos por registrar, o se cargaron a otro viaje.
- Cómo resolverlo: filtre por fechas y revise si algún gasto quedó asociado al manifiesto equivocado.
No veo el menú «Gastos Operativos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta pantalla es la que permite saber cuánto cuesta realmente cada viaje. Registros incompletos producen márgenes ficticios.
- La regla práctica más útil: ningún viaje se liquida sin que sus gastos estén cargados.
- Los comprobantes adjuntos ahorran discusiones con contabilidad y con los proveedores.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.