Pre orden
1. Descripción general
Es un registro rápido y previo al alta formal de la orden de servicio.
Sirve para el momento en que el cliente deja la carga pero todavía no hay tiempo, datos o tarifa para registrar la orden completa: se anota lo mínimo indispensable —quién envía, quién recibe, de dónde a dónde, cuántos bultos y cuánto pesan— y se le entrega al cliente un comprobante. La orden formal se completa después.
Su valor añadido es la declaración jurada con firma digital: el cliente puede firmar en pantalla declarando que los datos y el contenido son correctos, y esa firma queda guardada.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Hay cola en mostrador y necesita recibir la carga sin demorar al cliente.
- El cliente deja la mercadería pero faltan datos para la orden completa.
- Se recoge carga en el domicilio del cliente y se registra en el momento.
- Necesita que el cliente firme una declaración jurada sobre el contenido.
- Quiere consultar el historial de pre órdenes registradas.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Clientes / Proveedores | Provee remitente y destinatario. |
| Lugares / Destinos | Provee origen y destino. |
| Nueva Orden | Es donde se completa después la orden formal. |
| Órdenes de Servicio | Es donde vive la orden definitiva. |
Es un paso previo. Mientras la carga esté solo como pre orden, no entra en manifiestos, guías ni cobranza. Completar la orden formal es parte del trabajo, no algo opcional.
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Pre Orden.
- La pantalla se titula «Pre Orden Servicio».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- No puede guardar: falta un campo obligatorio o la casilla de confirmación.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar una pre orden: sección 4.1. Con firma: 4.3. Historial: 4.5.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Barra superior
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Registra una pre orden. |
| Ver Historial | Muestra las pre órdenes registradas. |
La tabla del historial tiene las columnas ORDEN, FECHA Y HORA y ACCIÓN, con los botones de editar e imprimir en cada fila.
3.2. Formulario
Partes del envío:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Remitente (*) | Sí | Quien entrega la carga. |
| Destinatario (*) | Sí | Quien la recibirá. |
| Dirección Fiscal | Sí | Dirección del cliente. Tiene un botón para editarla en el momento. |
| Teléfono | Sí | Teléfono de contacto. También editable desde su botón. |
Ruta:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Lugar Origen (*) | Sí | Desde dónde sale. |
| Lugar Destino (*) | Sí | A dónde va. |
Los botones junto a esos campos permiten actualizar los datos del cliente en el momento. Aproveche: el cliente está delante y puede confirmarlos.
3.3. Ítems de carga
Cada ítem tiene tres campos, todos obligatorios:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Cant. Bultos | Cantidad de bultos. |
| Total. Peso | Peso en kilos. |
| Descripción | Qué contiene. |
Con Agregar Item se añaden más líneas; si hay más de una, aparece el botón para eliminarlas.
Encima se muestran dos acumuladores que se actualizan solos: TOTAL BULTOS y TOTAL PESO (KG).
3.4. Verificación y declaración jurada
| Control | Detalle |
|---|---|
| ¿Verificado? | Indica si el contenido fue verificado por el personal. |
| Firma de Declaración Jurada | Al marcarla, aparece el recuadro de firma. |
| Datos son Correctos | Casilla obligatoria para poder guardar. |
Cuando se marca la declaración jurada, se despliega un recuadro para firmar con el dedo o el mouse, con un botón Limpiar Firma para volver a empezar.
Botón Guardar al pie.
Si el cliente declara y firma que el contenido es el que dice, tiene un respaldo frente a reclamos posteriores sobre mercadería no declarada. Úsela sobre todo en envíos de valor.
La firma se captura tal como quedó en pantalla. Si salió un trazo accidental o incompleto, pulse Limpiar Firma y pida al cliente que firme de nuevo antes de guardar.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar una pre orden rápida
- Operaciones > Pre Orden → Nuevo.
- Seleccione el Remitente. Verifique Dirección Fiscal y Teléfono; corríjalos con sus botones si hace falta.
- Seleccione el Destinatario.
- Elija Lugar Origen y Lugar Destino.
- Complete el primer ítem: Cant. Bultos, Total. Peso y Descripción.
- Pulse Agregar Item por cada tipo de carga adicional.
- Verifique TOTAL BULTOS y TOTAL PESO (KG).
- Marque ¿Verificado? si revisó el contenido.
- Marque Datos son Correctos.
- Pulse Guardar e imprima el comprobante para el cliente.
4.2. Caso: Registrar varios tipos de carga
- Complete el primer ítem.
- Pulse Agregar Item y complete el siguiente.
- Repita según haga falta; use el botón de eliminar para quitar líneas de más.
- Confirme que los totales cuadran con lo que recibió físicamente.
4.3. Caso: Registrar con declaración jurada firmada
- Complete el formulario como en el flujo 4.1.
- Marque Firma de Declaración Jurada → aparecerá el recuadro de firma.
- Pida al cliente que firme en pantalla.
- Si la firma no quedó bien, pulse Limpiar Firma y repita.
- Marque Datos son Correctos y pulse Guardar.
4.4. Caso: Corregir una pre orden
- Pulse Ver Historial.
- Ubique la pre orden y use el botón de editar.
- Corrija y guarde.
4.5. Caso: Reimprimir el comprobante de una pre orden
- Ver Historial → ubique la pre orden → botón de imprimir.
4.6. Caso: Convertir la pre orden en orden de servicio
- Vaya a Operaciones > Nueva Orden.
- Registre la orden completa con los datos de la pre orden, agregando lo que faltaba: tipo de servicio, tipo de entrega, tarifa y forma de pago.
- Verifique que bultos, peso y descripción coincidan con lo registrado en la pre orden.
Una carga que solo existe como pre orden no está en el circuito: no se manifiesta, no se factura y no se cobra. Revise el historial al cierre del día y complete las que queden pendientes.
5. Buenas prácticas de uso
- Use la pre orden solo cuando de verdad no pueda registrar la orden completa. No la convierta en el flujo normal.
- Convierta las pre órdenes el mismo día, idealmente al cierre del turno.
- Pese y cuente antes de anotar, no de memoria: esos números son la base del cobro posterior.
- Descripciones concretas. «Mercadería» no sirve para nada en un reclamo.
- Use la firma en envíos de valor o cuando el contenido no se puede verificar.
- Marque «¿Verificado?» solo si realmente revisó el contenido: es una afirmación con consecuencias.
- Entregue siempre el comprobante impreso al cliente.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No puedo guardar la pre orden
- Causa probable: falta un campo obligatorio (remitente, destinatario, origen, destino, o los tres datos de algún ítem), o no marcó Datos son Correctos.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario y marque la casilla de confirmación.
No aparece el recuadro para firmar
- Causa: no está marcada la casilla Firma de Declaración Jurada.
- Cómo resolverlo: márquela y el recuadro se desplegará.
La firma quedó mal
- Cómo resolverlo: pulse Limpiar Firma y pida al cliente que firme de nuevo, antes de guardar.
Los totales no cuadran con lo que recibí
- Causa probable: un ítem quedó con bultos o peso mal escritos.
- Cómo resolverlo: revise línea por línea; los acumuladores se recalculan solos al corregir.
No encuentro una pre orden que registré
- Cómo resolverlo: pulse Ver Historial y busque por número o por fecha y hora.
La carga no aparece en manifiestos ni en cobranza
- Causa: sigue siendo solo una pre orden; no se convirtió en orden de servicio.
- Cómo resolverlo: regístrela en Operaciones > Nueva Orden.
El cliente no está en la lista de remitentes
- Causa probable: no está registrado.
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores.
No veo el menú «Pre Orden»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La pre orden es una herramienta de agilidad en mostrador, no un atajo permanente. Su utilidad depende de que se conviertan en órdenes reales.
- Establezca una rutina de cierre: revisar el historial y completar lo pendiente antes de terminar el turno.
- La firma digital es una protección real: úsela donde el riesgo lo justifique.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.