Rendición de gastos
1. Descripción general
Es donde el conductor rinde los gastos que hizo durante un viaje o con dinero de caja rápida.
El sistema lleva la cuenta de tres cifras: cuánto se le desembolsó, cuánto gastó y cuál es el saldo resultante. Cada gasto se registra con su tipo, su comprobante y su importe, de modo que al final del viaje se sabe exactamente si el conductor debe devolver dinero o si la empresa le debe a él.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un conductor vuelve de viaje y rinde sus gastos.
- Se rinde el dinero entregado desde caja rápida.
- Hay que registrar un peaje, un viático o un gasto de ruta con su comprobante.
- Se debe cuadrar el saldo de un desembolso.
- Hay que corregir un gasto mal registrado.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Manifiestos | Los gastos pueden rendirse contra el viaje. |
| Tesorería / Caja | La caja rápida es la otra fuente de rendición. |
| Tipos de gasto operativo | Clasifica cada gasto; el interruptor No liquidable decide si entra en la liquidación. |
| Empleados | El conductor que rinde. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Rendición de Gastos.
- La pantalla se titula «Rendición de gastos».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo gasto: sin permiso de creación.
- Sin Eliminar: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Rendir contra un viaje: sección 4.1. Contra caja rápida: 4.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Selección del tipo de rendición
Lo primero es elegir contra qué se rinde:
| Tipo de rendición | Cuándo se usa |
|---|---|
| MANIFIESTO | El gasto corresponde a un viaje concreto. Pide elegir el manifiesto. |
| CAJA RÁPIDA | El gasto se hizo con dinero de una caja rápida. Pide elegir la caja. |
Elija el tipo antes de nada
Según lo que elija, el sistema le pedirá el manifiesto o la caja. Si intenta continuar sin seleccionarlo, avisa: «Debe seleccionar un manifiesto» o «Debe seleccionar una caja rápida».
3.2. Resumen de la rendición
Tres cifras que resumen la situación:
| Campo | Qué muestra |
|---|---|
| Desembolso | Dinero entregado al conductor. |
| Gasto | Total de lo gastado y rendido. |
| Saldo | La diferencia entre ambos. |
El saldo es la conclusión de la rendición
Un saldo positivo significa que sobró dinero: el conductor debe devolverlo. Un saldo negativo significa que gastó de más y la empresa le debe. Revíselo antes de cerrar la rendición.
3.3. Registro de cada gasto
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha | Sí | Fecha del gasto. |
| Tipo Gasto Operativo (*) | Sí | Concepto, del catálogo configurado. |
| Detalle | Sí | Descripción del gasto. |
| Costo (*) | Sí | Importe. |
| Serie / Número | No | Datos del comprobante. |
3.4. Listado de gastos rendidos
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Eliminar. |
| FACTURA | Comprobante del gasto. |
| FECHA | Cuándo se hizo. |
| TIPO GASTO | Concepto. |
| IMPORTE | Monto. |
| DETALLE | Descripción. |
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Rendir los gastos de un viaje
- Operaciones > Rendición de Gastos → Nuevo gasto.
- En Tipo de rendición, elija MANIFIESTO.
- Seleccione el manifiesto del viaje.
- Revise el Desembolso que figura.
- Por cada gasto: complete Fecha, Tipo Gasto Operativo, Detalle, Costo y los datos del comprobante (Serie y Número).
- Guarde cada gasto.
- Al terminar, revise el Saldo y regularice con el conductor.
4.2. Caso: Rendir contra caja rápida
- Nuevo gasto → Tipo de rendición: CAJA RÁPIDA.
- Seleccione la caja rápida correspondiente.
- Registre los gastos igual que en el flujo anterior.
4.3. Caso: Corregir un gasto mal rendido
- Ubique el gasto en el listado y pulse EDITAR.
- Corrija y guarde.
- Verifique que el Saldo quedó correcto.
4.4. Caso: Eliminar un gasto rendido por error
- Menú de la fila → Eliminar.
- Marque la confirmación y confirme.
5. Buenas prácticas de uso
- Rinda contra comprobante, siempre que exista: registre serie y número.
- Clasifique bien el tipo de gasto: es lo que hace útil el análisis de costos después.
- Detalles concretos: «peaje Ancón» sirve; «gasto de ruta» no.
- Rinda al regreso del viaje, no acumulando semanas.
- Verifique el saldo antes de cerrar y regularice en el momento.
- No mezcle rendiciones de viajes distintos: cada gasto contra su manifiesto.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«Debe seleccionar un manifiesto»
- Causa: eligió rendir contra MANIFIESTO pero no seleccionó cuál.
- Cómo resolverlo: elija el viaje correspondiente.
«Debe seleccionar una caja rápida»
- Causa: eligió CAJA RÁPIDA sin seleccionar la caja.
- Cómo resolverlo: elija la caja.
El saldo no cuadra
- Causas probables: falta rendir algún gasto, un importe está mal, o el desembolso registrado no es el que realmente se entregó.
- Cómo resolverlo: revise gasto por gasto y contraste con los comprobantes físicos. Si el desembolso está mal, coordine con tesorería.
No encuentro el manifiesto del viaje
- Causa probable: el manifiesto no está creado, o el viaje ya fue liquidado.
- Cómo resolverlo: verifíquelo en Operaciones > Manifiestos.
El tipo de gasto que necesito no está en la lista
- Cómo resolverlo: créelo en Configuración > Tipos de gasto operativo.
Un gasto no aparece en la liquidación
- Causa probable: su tipo tiene marcado No liquidable.
- Cómo resolverlo: revise la configuración de ese tipo de gasto.
No veo el menú «Rendición de Gastos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La rendición es el cierre económico del viaje: sin ella, el costo real de la operación es una estimación.
- Establezca una regla clara: no se entrega un nuevo desembolso sin haber rendido el anterior.
- Los comprobantes son lo que distingue una rendición de una declaración de buena fe.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.