Guías de transportista
1. Descripción general
Administra la guía de remisión transportista (GRT): el documento que ampara el traslado de la carga y que debe acompañar al vehículo durante todo el viaje.
Una guía agrupa una o varias órdenes de servicio y las asocia a un vehículo y un conductor concretos, con su punto de partida y de llegada. Es el documento que exige la autoridad en un control de carretera.
La pantalla permite crearlas una por una, de forma masiva, enviarlas a SUNAT y consultar su estado allí.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Sale un vehículo y hay que emitir la guía de la carga que lleva.
- Hay que generar muchas guías de golpe para un despacho grande.
- Se necesita reimprimir una guía.
- La guía no llegó a SUNAT y hay que reenviarla o consultar su estado.
- Se anuló un viaje y hay que anular la guía.
- Se usará una agencia tercera y se necesita una guía interna.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | Son la carga que la guía ampara. La guía también puede generarse desde la propia orden. |
| Paquete vehicular | Completa de golpe vehículo, conductor y semirremolque. |
| Vehículos / Empleados | Proveen las unidades y los conductores. |
| Manifiestos | Las guías se agrupan en manifiestos. |
| Desembarque | La guía se asocia al local donde se desembarca. |
| Guías de remitente | Documento distinto y complementario. |
| Ajustes avanzados / Empresa | Habilitan la emisión electrónica y la conexión con SUNAT. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Guías de Transportista.
- La pantalla se titula «Guias de Transportista».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
- No ve la emisión electrónica: revise los ajustes de Emisión Electrónica (GR-TRANSPORTISTA).
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Crear una guía: sección 4.1. Masiva: 4.3. SUNAT: 4.6. Anular: 4.7.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Barra superior
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Crea una guía. |
| Nuevo Masivo | Crea varias guías de una vez. |
| Buscar | Aplica los filtros al listado. |
| Imprimir Seleccionados | Imprime en lote las guías marcadas. |
Filtros disponibles: Fecha Desde, Fecha Hasta, un buscador con Filtrar de búsqueda (con la opción TODOS LAS COLUMNAS) y Tipo de formato.
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| (casilla) | Selección para acciones en lote. |
| ACCIÓN | Menú con Detalle, Editar y Anular. |
| ESTADO SUNAT | Situación del documento ante SUNAT. |
| FECHA EMIS. / FECHA TRASL. | Emisión y traslado. |
| NÚMERO | Serie y número de la guía. |
| ORDEN DE SERVICIO | Órdenes que ampara. |
| VEHÍCULO / SEMIREMOLQUE / CONDUCTOR | Unidades y responsable. |
| MANIFIESTO | Manifiesto en el que está incluida. |
| DESEMBARQUE / LOCAL DE DESEMBARQUE | Dónde se desembarca. |
3.3. Ventana «Nueva Guía de Transportista»
Datos del documento:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Crear guia Interna | Casilla para guías internas. La propia pantalla explica: «Usar esta opción cuando usará un medio como agencias terceras». |
| Fecha (Emisión) | Fecha de emisión. |
| Fecha (Traslado) | Fecha del traslado. |
| Serie / Número | Numeración; el número se sugiere solo. |
Transporte:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Paquete Vehicular | Completa vehículo, conductor y semirremolque de una vez. |
| Vehículo | Unidad principal (remolcadores). |
| Semiremolque | Unidad de arrastre. |
| Conductor / Conductor Secundario | Responsables del traslado. |
Ruta y partes:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Remitente | Quien envía. |
| Punto de Partida + UBIGEO PARTIDA | Dirección y ubicación oficial de salida. |
| Destinatario | Quien recibe. |
| Punto de Llegada + UBIGEO LLEGADA | Dirección y ubicación oficial de llegada. |
| Local Anexo (Desembarque) | Local donde se desembarcará. |
| Observación | Notas de la guía. |
| Formato | A4/A5 o TICKET. |
Órdenes que ampara: un campo Nro. Orden Servicio (Presionar Enter) para agregar órdenes una a una, y el botón Buscar Órdenes Pendientes para elegirlas de una lista.
Si la ruta es habitual, elija el Paquete Vehicular y vehículo, conductor y semirremolque se completan solos. Se configura en Configuración > Paquete vehicular.
UBIGEO PARTIDA y UBIGEO LLEGADA son datos oficiales que viajan en la guía electrónica. Si están mal, SUNAT rechaza el documento aunque la dirección escrita sea correcta.
3.4. Ventana «Buscar Órdenes Pendientes»
Lista las órdenes que aún no tienen guía, con las columnas FECHA, ORDEN SERVICIO, GUIA REMITENTE, ORIGEN, DESTINO, REMITENTE, DESTINATARIO, DIRECCIÓN ENTREGA, T.PESO, T.VOLUMEN, T.BULTOS y T. IMPORTE.
Se marcan las que correspondan (hay una casilla para seleccionar todas) y se pulsa Agregar Seleccionados.
En lugar de teclear número por número, use Buscar Órdenes Pendientes, filtre por destino y marque todo lo que sale en ese vehículo.
3.5. Ventana «Nueva Guia de Transportista Masivo»
Genera varias guías de golpe. Pide Fecha (Emisión), Fecha (Traslado) y tiene una casilla Editar Número para intervenir la numeración.
3.6. Ventana «Anular Guía de Transportista»
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación» y advierte:
Esta acción no se podrá revertir. Al anular una guía, se eliminará el registro y la referencia en desembarques, manifiestos y reparto.
Se confirma con Anular Ahora!.
No es solo el documento: desaparece su referencia en toda la cadena. Si el vehículo ya salió con esa guía impresa, coordine antes con operaciones.
3.7. Validación en SUNAT
El listado incluye una columna ESTADO SUNAT y acciones para enviar la guía y consultar su estado. La pantalla tiene un bloque de Validación de Guias en la SUNAT con avisos de atención.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Emitir la guía de un vehículo que sale
- Operaciones > Guías de Transportista → Nuevo.
- Verifique Fecha (Emisión) y Fecha (Traslado).
- Confirme Serie y Número.
- Elija el Paquete Vehicular si existe; si no, complete Vehículo, Conductor y Semiremolque a mano.
- Complete Punto de Partida con su UBIGEO PARTIDA, y Punto de Llegada con su UBIGEO LLEGADA.
- Indique el Local Anexo (Desembarque).
- Agregue las órdenes: use Buscar Órdenes Pendientes (ver 4.2) o escriba el número en Nro. Orden Servicio y presione Enter.
- Elija el Formato de impresión.
- Pulse Guardar.
- Imprima la guía y entréguela al conductor: debe ir con la unidad.
4.2. Caso: Agregar órdenes desde la lista de pendientes
- Dentro de la guía, pulse Buscar Órdenes Pendientes.
- Revise la lista y marque las órdenes que van en ese vehículo.
- Use la casilla de seleccionar todas si van todas.
- Pulse Agregar Seleccionados.
- Verifique que los totales de peso, volumen y bultos correspondan a lo que realmente carga la unidad.
4.3. Caso: Generar guías de forma masiva
- Pulse Nuevo Masivo.
- Indique Fecha (Emisión) y Fecha (Traslado).
- Si necesita intervenir la numeración, marque Editar Número.
- Confirme la generación.
- Revise el listado y verifique las guías creadas antes de imprimirlas.
4.4. Caso: Imprimir varias guías juntas
- Marque las guías en el listado.
- Elija el Tipo de formato (A4 o TICKET).
- Pulse Imprimir Seleccionados.
4.5. Caso: Crear una guía interna para una agencia tercera
- Nuevo → marque Crear guia Interna.
- Complete el resto de datos normalmente.
- Guardar.
4.6. Caso: Enviar la guía a SUNAT o consultar su estado
- Ubique la guía y revise la columna ESTADO SUNAT.
- Use la acción de enviar a SUNAT si no fue enviada.
- Use la de consultar estado para verificar cómo quedó.
- Si falla, revise su conexión y reintente.
4.7. Caso: Anular una guía
- Menú de la fila → Anular.
- Lea el aviso sobre lo que se elimina en desembarques, manifiestos y reparto.
- Marque «Confirmo realizar la anulación» y pulse Anular Ahora!.
4.8. Caso: Ver el detalle de una guía
- Menú de la fila → Detalle.
5. Buenas prácticas de uso
- La guía viaja con el vehículo, siempre. Emitirla después de que la unidad salió deja la carga sin amparo documental.
- Verifique los ubigeos antes de guardar: es lo que más rechaza SUNAT.
- Contraste los totales de la guía con la carga real antes de despachar.
- Use paquetes vehiculares en rutas habituales: menos campos, menos errores.
- Revise la columna ESTADO SUNAT al cierre del día y reintente las que no pasaron.
- Antes de anular, confirme que el vehículo no salió ya con esa guía.
- Imprima en lote cuando despache varias unidades a la vez.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«Seleccione al menos una guía para imprimir»
- Causa: pulsó Imprimir Seleccionados sin marcar ninguna fila.
- Cómo resolverlo: marque las casillas de las guías que quiere imprimir.
«Seleccione el tipo de formato (A4 o TICKET)»
- Causa: falta elegir el formato antes de imprimir en lote.
- Cómo resolverlo: elija Tipo de formato y reintente.
«No se pudo enviar la guía a SUNAT. Verifique su conexión e intente de nuevo»
- Causa probable: problema de conexión o de configuración electrónica.
- Cómo resolverlo: reintente. Si persiste, revise las credenciales SUNAT en Configuración > Ajustes avanzados y los datos de Empresa.
«No se pudo consultar el estado de la guía en SUNAT»
- Causa probable: la misma que el anterior.
- Cómo resolverlo: reintente más tarde; si sigue, contacte a soporte.
La orden que busco no aparece en «Órdenes Pendientes»
- Causa probable: ya tiene guía asignada, o no cumple los criterios del listado.
- Cómo resolverlo: verifíquelo en Órdenes de Servicios, columna GUIA TRANSP.
El vehículo no aparece en la lista
- Causa probable: está registrado con un tipo que no corresponde, o está suspendido.
- Cómo resolverlo: revise la unidad en Configuración > Registro de vehículos. En Vehículo solo salen los remolcadores; en Semiremolque, los remolques.
El conductor no aparece
- Causa probable: el empleado no tiene el tipo CONDUCTOR.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Empleados.
«No existe Paquete vehicular registrado para la ruta»
- Cómo resolverlo: complete vehículo y conductor a mano, o cree el paquete en Configuración > Paquete vehicular.
Anulé una guía y desapareció del manifiesto
- Causa: es el comportamiento anunciado: la anulación elimina la referencia en desembarques, manifiestos y reparto.
- Cómo resolverlo: no es reversible. Emita una guía nueva y rehaga la asociación.
La guía sale descuadrada al imprimir
- Causa probable: el cuadre de impresión de ese local no está configurado.
- Cómo resolverlo: vaya a Configuración > Cuadre de guía transportista, elija el local y cuádrelo.
No veo el menú «Guías de Transportista»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La guía de transportista es un documento de control en carretera: un error aquí no es un problema administrativo, es una unidad detenida.
- Emitir antes de que salga la unidad debe ser una regla sin excepciones.
- Revise el estado SUNAT como rutina diaria, no cuando aparezca un problema.
- La anulación en cascada exige coordinación previa con operaciones.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.