Inventario (entrega de vehículos)
1. Descripción general
Registra el inventario de lo que lleva un vehículo al entregarlo a un conductor: herramientas, accesorios, documentos, equipamiento de seguridad, y el estado en que se encuentra cada cosa.
Es el acta de entrega de la unidad. Sirve para que quede claro con qué salió el vehículo y en qué condiciones, de modo que al devolverlo se pueda contrastar. Es lo que evita la discusión de «el gato ya no estaba cuando lo recibí».
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Se entrega un vehículo a un conductor.
- Cambia el conductor asignado a una unidad.
- El vehículo vuelve de un viaje largo y hay que verificar el equipamiento.
- La unidad entra o sale de taller.
- Hay que documentar el estado del equipamiento ante un reclamo.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Registro de vehículos | Provee las unidades. |
| Empleados | Provee los conductores. |
| Mantenimiento de vehículos | Complementa el control de la unidad. |
| Incidencias | Donde se registran las faltas detectadas. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Operaciones > Inventario (Entrega de Vehículos).
- La pantalla se titula «Inventario (Entrega de Vehículos)».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar la entrega de un vehículo: sección 4.1.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | VISUALIZAR, Editar y Anular. |
| FECHA | Fecha de la entrega. |
| NÚMERO | Número del inventario. |
| VEHICULO / SEMIREMOLQUE | Unidades entregadas. |
| CONDUCTOR | A quién se entregó. |
| ESTADO | Situación del registro. |
3.2. Ventana de registro
Cabecera:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la entrega. |
| Vehículo (*) | Sí | Unidad principal. |
| Semiremolque | No | Unidad de arrastre, si aplica. |
| Conductor (*) | Sí | Quien recibe la unidad. |
| Descripción General | No | Observaciones generales del estado del vehículo. |
Detalle del inventario: con el botón Agregar se añade una línea por cada elemento, y cada una tiene:
| Columna | Qué se registra |
|---|---|
| CANTIDAD | Cuántas unidades del elemento. |
| DESCRIPCIÓN | Qué es (llave de ruedas, extintor, conos, gata, documentos…). |
| ESTADO | En qué condiciones está. |
| VALOR | Valor del elemento. |
| OBSERVACIÓN | Detalles particulares. |
Cada línea puede quitarse. Botones Cerrar y Guardar.
La columna ESTADO es la que evita las discusiones
Registrar «extintor — 1 — operativo, con carga vigente» es distinto de registrar «extintor — 1». Cuando la unidad vuelva y el extintor esté descargado, la diferencia estará documentada.
Registre el valor de los elementos
El campo VALOR es lo que permite cuantificar una pérdida. Sin él, un faltante se convierte en una discusión sobre cuánto costaba la herramienta.
3.3. Ventana de anulación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación» y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Entregar un vehículo a un conductor
- Operaciones > Inventario (Entrega de Vehículos) → Nuevo.
- Indique la Fecha.
- Elija el Vehículo y, si lleva, el Semiremolque.
- Seleccione el Conductor que recibe.
- Recorra la unidad con el conductor presente y, por cada elemento, pulse Agregar y registre CANTIDAD, DESCRIPCIÓN, ESTADO, VALOR y OBSERVACIÓN.
- Escriba la Descripción General con el estado global del vehículo.
- Pulse Guardar.
- Imprima el acta con VISUALIZAR y hágala firmar.
Hágalo con el conductor delante
Un inventario llenado en la oficina, sin el conductor, no sirve como respaldo: cualquiera puede decir que nunca vio esa lista. El recorrido conjunto es lo que le da validez.
4.2. Caso: Verificar la devolución de un vehículo
- Busque el inventario de entrega de esa unidad y ese conductor.
- Use VISUALIZAR para ver la lista original.
- Recorra la unidad contrastando elemento por elemento.
- Registre las diferencias como incidencia.
4.3. Caso: Consultar inventarios anteriores
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta, y pulse Buscar.
- Use VISUALIZAR para revisar el detalle.
4.4. Caso: Anular un inventario mal registrado
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Siempre con el conductor presente, recorriendo la unidad juntos.
- Registre el estado, no solo la existencia de cada elemento.
- Imprima y haga firmar el acta: el respaldo en papel sigue siendo el más difícil de discutir.
- Repita el inventario al devolver la unidad y contraste.
- Sea exhaustivo con el equipamiento de seguridad (extintor, conos, botiquín, triángulos): es lo que fiscaliza la autoridad.
- Registre las diferencias como incidencia, no solo como comentario verbal.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El vehículo no aparece en la lista
- Causa probable: está suspendido en el registro de vehículos.
- Cómo resolverlo: revise su estado en Configuración > Registro de vehículos.
El conductor no aparece
- Causa probable: el empleado no tiene el cargo de CONDUCTOR.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Empleados.
No puedo guardar el inventario
- Causa probable: falta Fecha, Vehículo o Conductor, que son obligatorios.
- Cómo resolverlo: complételos.
Falta un elemento al devolver la unidad
- Cómo resolverlo: contraste con el inventario de entrega, registre la diferencia como incidencia y comuníquelo al responsable de flota. El campo VALOR le da el monto de la pérdida.
El conductor niega haber recibido un elemento
- Cómo resolverlo: revise si el acta fue firmada. Si no lo fue, el registro pierde fuerza: es exactamente la razón por la que conviene imprimir y firmar siempre.
No veo el menú «Inventario (Entrega de Vehículos)»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Este inventario es el acta de responsabilidad sobre la unidad: su valor está en el detalle y en la firma.
- Conviértalo en un procedimiento obligatorio en cada cambio de conductor, sin excepciones.
- El equipamiento de seguridad merece atención especial: su ausencia es infracción, no solo pérdida.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.