Caja
1. Descripción general
Es la caja general de la empresa: el registro de ingresos y egresos de mayor alcance que la caja chica de un local, con su propia numeración por serie y número, y con la posibilidad de adjuntar el comprobante de cada movimiento.
A diferencia de la caja chica —que abre y cierra por turno— esta pantalla es un registro continuo de movimientos, pensado para la administración central: pagos a proveedores, transferencias, movimientos entre cuentas.
Caja y Caja Rápida son la misma pantalla
Caja Rápida usa exactamente el mismo formulario y las mismas columnas; cambia solo el tipo de registro. Lo que lea aquí aplica a ambas.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Registrar un ingreso o egreso de la caja general.
- Pagar a un proveedor desde administración.
- Registrar un movimiento con su comprobante adjunto.
- Asociar un gasto o descuento a un manifiesto.
- Consultar los movimientos de un período.
- Anular un movimiento mal registrado.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Caja chica | La caja diaria del local; esta es la general. |
| Manifiestos | Los gastos y descuentos pueden asociarse a un viaje. |
| Empleados / Clientes y Proveedores | Proveen las personas de los movimientos. |
| Cuentas bancarias | Origen y destino del dinero. |
| Locales anexos | El local al que corresponde el movimiento. |
| Rendición de gastos | Los conductores rinden contra caja rápida. |
| Reportes de tesorería | Consolidan lo registrado aquí. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Caja (o Caja Rápida).
- El título de la pantalla es «Caja» o «Caja Rápida» según la opción elegida.
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un movimiento: sección 4.1. Con comprobante: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | VISUALIZAR, Editar y Anular. |
| FECHA / NÚMERO | Identificación del movimiento. |
| TIPO / TIPO MOVIMIENTO | Naturaleza del movimiento. |
| MANIFIESTO | Viaje asociado, si lo hay. |
| MOTIVO / DESCRIPCION | Concepto. |
| MODALIDAD | Forma de pago. |
| PERSONA | Con quién se hizo el movimiento. |
| IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
| ESTADO | Situación del movimiento. |
| COMENTARIO | Observaciones. |
3.2. Ventana «Nueva Caja»
Identificación:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha del movimiento. |
| Serie (*) / Número (*) | Sí | Numeración del movimiento. |
| Local | No | Local al que corresponde. |
| Manifiesto | No | Viaje asociado, para gastos y descuentos. |
Concepto e importes:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Motivo (*) | Sí | Motivo del movimiento. |
| Descripción (*) | Sí | Detalle. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | Forma de pago. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda del movimiento. |
| Tipo Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Importe (*) | Sí | Monto. |
Persona y cuentas:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo Persona (*) | Sí | PROVEEDOR, CONDUCTOR, ADMINISTRATIVO u OTRO. |
| Persona (*) | Sí | La persona concreta. |
| Nombre completo de persona (*) | Según el caso | Se escribe a mano si no está registrada. |
| Cuenta Bancaria de Persona (*) | Según el caso | Cuenta destino. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de origen. |
| Número de Operación | No | Referencia bancaria. |
Respaldo:
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Archivo | Comprobante adjunto del movimiento. |
| Observación | Notas. |
| No aplica para liquidación de manifiesto | Excluye el movimiento de la liquidación del viaje. |
Adjunte siempre el comprobante
El campo Archivo es la diferencia entre un movimiento sustentado y una anotación. Es lo primero que pide contabilidad y lo que evita discusiones meses después.
Verifique las cuentas bancarias
Los movimientos de caja mueven dinero real. Contraste el número de cuenta del beneficiario con su ficha oficial antes de guardar.
3.3. Ventana de anulación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación», advierte que no se podrá revertir, y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un movimiento de caja
- Tesorería > Caja → Nuevo.
- Verifique Fecha, Serie y Número.
- Indique el Local si corresponde.
- Complete Motivo y Descripción.
- Elija Modalidad de Pago, Moneda y verifique el Tipo Cambio.
- Registre el Importe.
- Indique Tipo Persona y la Persona.
- Complete las cuentas bancarias de origen y destino.
- Registre el Número de Operación si aplica.
- Adjunte el comprobante en Archivo.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Registrar un gasto asociado a un viaje
- Nuevo → seleccione el Manifiesto.
- Complete el resto del movimiento.
- Si el gasto no debe descontarse en la liquidación del viaje, marque No aplica para liquidación de manifiesto.
- Guardar.
4.3. Caso: Adjuntar el comprobante de un movimiento
- Escanee o fotografíe el comprobante.
- En el formulario, cárguelo en Archivo.
- Guarde y verifique que quedó asociado.
4.4. Caso: Consultar los movimientos de un período
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta.
- Pulse Buscar.
- Use VISUALIZAR para ver el detalle de un movimiento.
4.5. Caso: Anular un movimiento
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Un movimiento, un comprobante. Adjúntelo siempre que exista.
- Verifique las cuentas bancarias con doble revisión en pagos a terceros.
- Motivos y descripciones que se entiendan fuera de contexto.
- Asocie el manifiesto en los movimientos de viaje: es lo que permite conocer el costo real.
- Registre el número de operación en todo movimiento bancario: es lo que permite conciliar.
- Revise los movimientos del período antes de cada cierre contable.
- Restrinja el acceso: esta pantalla mueve dinero de la empresa.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No puedo guardar el movimiento
- Causa probable: falta un campo obligatorio: fecha, serie, número, motivo, descripción, modalidad, moneda, tipo de cambio, importe, tipo de persona o persona.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario revisando los campos con (*).
La persona no aparece en la lista
- Causa probable: no está registrada como empleado o proveedor.
- Cómo resolverlo: use el campo de nombre completo para escribirla, o regístrela en Configuración > Clientes / Proveedores o Empleados.
La cuenta bancaria del beneficiario no aparece
- Causa probable: su ficha no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en la pestaña Cuentas Bancarias de su ficha.
El importe convertido sale mal
- Causa probable: el Tipo Cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
El archivo no se adjunta
- Causa probable: el archivo es muy grande o tiene un formato no admitido.
- Cómo resolverlo: reduzca el tamaño del escaneo.
El gasto no aparece en la liquidación del viaje
- Causas probables: no se asoció el Manifiesto, o está marcada la casilla No aplica para liquidación de manifiesto.
- Cómo resolverlo: edite el movimiento y corrija.
No encuentro un movimiento
- Cómo resolverlo: amplíe el rango de fechas y use el buscador de la tabla por motivo o persona.
Anulé un movimiento que era correcto
- Causa: la anulación no se revierte.
- Cómo resolverlo: registre el movimiento nuevamente, dejando constancia en la observación de lo ocurrido.
No veo el menú «Caja»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta caja es el registro central del dinero de la empresa: cada movimiento debería poder explicarse con su comprobante.
- El número de operación y el archivo adjunto son lo que hace posible conciliar con el banco sin sufrir.
- Restrinja el acceso a administración y tesorería.
- Todo movimiento queda registrado en la auditoría con el usuario que lo hizo.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.