Liquidación de gastos operativos
1. Descripción general
Es el cierre económico de un viaje con su conductor: contrasta lo que se le desembolsó contra lo que gastó, calcula el saldo y define qué se hace con ese saldo.
Es la pantalla donde un viaje deja de estar abierto: se revisa el desembolso, los gastos rendidos, y se decide si se le reembolsa al conductor, si se le descuenta del sueldo, si el saldo pasa al siguiente viaje o si se genera una salida de caja rápida.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un viaje terminó y hay que liquidarlo.
- El conductor ya rindió sus gastos y hay que cerrar la cuenta.
- Hay que decidir qué hacer con el saldo a favor o en contra.
- Un gasto debe pasarse a mantenimiento en lugar de liquidarse.
- Hay que anular una liquidación mal hecha.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Manifiestos | El viaje que se liquida. |
| Rendición de gastos | Donde el conductor rindió. |
| Gastos operativos | Los gastos cargados al viaje. |
| Caja rápida | De donde salió el desembolso y a donde puede volver el saldo. |
| Empleados | El conductor y su cuenta bancaria. |
| Mantenimiento de vehículos | A donde pueden traspasarse ciertos gastos. |
Liquidar cierra el viaje para nuevos gastos
Una vez liquidado, el viaje deja de aparecer en Gastos operativos como disponible. Cargue todos los gastos antes de liquidar, o quedarán fuera del costo real de esa operación.
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Liquidación de Gastos Operativos.
- La pantalla se titula «Liquidación de Gastos Operativos».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No ve el botón LIQUIDAR: sin permiso de edición.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Liquidar un viaje: sección 4.1. Qué hacer con el saldo: 3.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período. |
| Tipo Resultado de Búsqueda | VIAJES SIN LIQUIDAR o TODAS LAS LIQUIDACIONES. |
Empiece siempre por «VIAJES SIN LIQUIDAR»
Es su cola de trabajo real: los viajes que todavía esperan cierre.
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | LIQUIDAR, VISUALIZAR y Anular. |
| FECHA | Fecha del viaje. |
| VIAJE | Manifiesto. |
| VEHICULO / REMOLQUE | Unidades. |
| CONDUCTOR | Responsable del viaje. |
| ESTADO | Si está liquidado o no. |
| TOTAL DESEMBOLSO | Dinero entregado al conductor. |
| TOTAL GASTOS | Gastos rendidos y cargados. |
| TOTAL SALDO | La diferencia. |
| TOTAL REEMBOLSADO | Lo reembolsado, si aplica. |
| ACCIÓN REALIZADA | Qué se hizo con el saldo. |
3.3. Ventana «Nueva Liquidación»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Viaje (*) | Sí | Manifiesto a liquidar, en solo lectura. |
| Conductor (*) | Sí | Responsable, en solo lectura. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la liquidación. |
| ACCIÓN FINAL DE SALDO | Sí | Qué se hace con el saldo (ver abajo). |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | TRANSFERENCIA, EFECTIVO o CHEQUE. |
| Cuenta Bancaria de Conductor (*) | Sí | Cuenta del conductor. |
| Cuenta Bancaria de Empresa | No | Cuenta de la empresa. |
| Observación | No | Notas de la liquidación. |
3.4. «ACCIÓN FINAL DE SALDO» — la decisión clave
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| LIQUIDACIÓN COMPLETA | Se cierra la cuenta: se paga o se cobra el saldo y el viaje queda saldado. |
| PASAR SALDO A SIGUIENTE ORDEN | El saldo queda pendiente y se arrastra al próximo viaje del conductor. |
| DESCUENTO SUELDO | El saldo en contra se descuenta de la remuneración del conductor. |
| GENERAR SALIDA DE CAJA RÁPIDA | Se genera un movimiento de salida en caja rápida por el saldo. |
«DESCUENTO SUELDO» afecta la remuneración de una persona
No es una opción operativa: es un descuento sobre el sueldo de un trabajador. Úsela solo con la autorización que corresponda en su empresa y habiendo comunicado al conductor. Ante la duda, elija otra alternativa y consulte con recursos humanos.
«PASAR SALDO A SIGUIENTE ORDEN» sirve para conductores en ruta continua
Si el conductor sale otra vez de inmediato, arrastrar el saldo evita movimientos de dinero innecesarios. El riesgo es que el saldo se acumule sin cerrarse nunca: revíselo periódicamente.
3.5. Traspaso a mantenimiento
El botón Pasar a Mantenimiento permite trasladar un gasto al módulo de mantenimiento de vehículos, en lugar de liquidarlo como gasto de viaje. Se confirma con Traspasar Ahora!.
Para reparaciones que no son costo del viaje
Si en ruta se hizo una reparación que corresponde al mantenimiento de la unidad y no al costo de esa operación, tráspásela: así el costo del viaje no se distorsiona.
3.6. Eliminación de un gasto
Permite eliminar un gasto operativo de la liquidación, marcando «Confirmo realizar la eliminación del gasto operativo» y confirmando con Eliminar Ahora!.
3.7. Anulación de la liquidación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación» y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Liquidar un viaje
- Tesorería > Liquidación de Gastos Operativos.
- En Tipo Resultado de Búsqueda, elija VIAJES SIN LIQUIDAR.
- Complete el período y pulse Buscar.
- Antes de liquidar, verifique que todos los gastos del viaje estén cargados en Gastos operativos y que el conductor haya rendido.
- Revise TOTAL DESEMBOLSO, TOTAL GASTOS y TOTAL SALDO.
- Pulse LIQUIDAR.
- Verifique Viaje y Conductor.
- Elija la ACCIÓN FINAL DE SALDO que corresponde.
- Complete Modalidad de Pago y las cuentas bancarias.
- Escriba una Observación explicando la decisión tomada.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Liquidar con saldo a favor del conductor
- Si TOTAL SALDO indica que el conductor gastó más de lo desembolsado, la empresa le debe.
- Elija LIQUIDACIÓN COMPLETA y registre el reembolso con su modalidad y cuenta.
- Verifique después la columna TOTAL REEMBOLSADO.
4.3. Caso: Liquidar con saldo en contra del conductor
- Si sobró dinero del desembolso, el conductor debe devolverlo.
- Decida entre LIQUIDACIÓN COMPLETA (devuelve el efectivo), PASAR SALDO A SIGUIENTE ORDEN o DESCUENTO SUELDO, según la política de su empresa.
- Deje la decisión documentada en la Observación.
4.4. Caso: Traspasar un gasto a mantenimiento
- Ubique el gasto en la liquidación.
- Pulse Pasar a Mantenimiento.
- Confirme con Traspasar Ahora!.
4.5. Caso: Anular una liquidación mal hecha
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Cargue todos los gastos antes de liquidar. Liquidar cierra el viaje.
- Verifique que el conductor haya rendido antes de cerrar la cuenta.
- Documente la acción sobre el saldo en la observación: dentro de tres meses nadie recordará por qué se decidió eso.
- Use «DESCUENTO SUELDO» solo con autorización y con el conductor informado.
- Revise periódicamente los saldos arrastrados: no deberían acumularse indefinidamente.
- Trabaje con el filtro de viajes sin liquidar como cola de trabajo.
- Liquide con regularidad, no en lotes de meses.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Liquidé un viaje y faltaban gastos por cargar
- Causa: liquidar cierra el viaje para nuevos gastos.
- Cómo resolverlo: anule la liquidación, cargue los gastos faltantes y vuelva a liquidar.
El saldo no coincide con lo que esperaba
- Causas probables: faltan gastos rendidos, el desembolso registrado no es el real, o hay gastos cargados a otro viaje.
- Cómo resolverlo: revise Rendición de gastos y Gastos operativos del viaje antes de liquidar.
El conductor no aparece con su cuenta bancaria
- Causa probable: su ficha no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en Configuración > Empleados, pestaña Cuentas Bancarias.
El viaje no aparece entre los sin liquidar
- Causas probables: ya fue liquidado, o el período del filtro no lo incluye.
- Cómo resolverlo: cambie a TODAS LAS LIQUIDACIONES y amplíe las fechas.
Los saldos arrastrados se acumulan
- Causa: se usó repetidamente PASAR SALDO A SIGUIENTE ORDEN sin cerrar nunca.
- Cómo resolverlo: cierre la cuenta con una LIQUIDACIÓN COMPLETA.
Apliqué un descuento de sueldo por error
- Cómo resolverlo: anule la liquidación de inmediato y comuníquelo a recursos humanos antes del cierre de planilla.
Un gasto de reparación distorsiona el costo del viaje
- Cómo resolverlo: use Pasar a Mantenimiento para reclasificarlo.
No veo el menú «Liquidación de Gastos Operativos»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La liquidación es el momento en que se conoce el costo real de un viaje: hacerla con datos incompletos invalida toda la información de rentabilidad.
- La acción sobre el saldo es una decisión con consecuencias para una persona: documéntela siempre.
- Establezca una regla clara: ningún viaje se liquida sin gastos cargados y rendición completa.
- Toda liquidación queda registrada en la auditoría con el usuario que la ejecutó.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.