Liquidación de terceros
1. Descripción general
Es el cierre de cuentas con los transportistas terceros: cuando un viaje lo cubrió un proveedor externo, aquí se registra su factura y se liquida lo que hay que pagarle.
El circuito tiene dos pasos claros: primero se ingresa la factura que emite el tercero, y después se liquida ese comprobante, calculando el total a pagar, la detracción que corresponde y la cuenta del Banco de la Nación donde depositarla.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Un transportista tercero completó un viaje y presentó su factura.
- Hay que registrar la factura de un proveedor de transporte.
- Toca liquidar lo que se le debe a un tercero.
- Hay que calcular y registrar la detracción de ese servicio.
- Se necesita revisar qué viajes tercerizados están sin liquidar.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Manifiestos | El viaje tercerizado. |
| Clientes / Proveedores | El transportista tercero. |
| Gastos operativos | Los gastos cargados al viaje. |
| Agencias tercero | Los corresponsales con los que se trabaja. |
| Pago de requerimiento | Donde se ejecuta el pago. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Tesorería > Liquidación de Terceros.
- La pantalla se titula «Liquidación de Terceros».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- No ve los botones de liquidación: sin permiso de edición.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Ingresar la factura: sección 4.1. Liquidar: 4.2.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período. |
| Tipo | VIAJES SIN LIQUIDAR o TODAS LAS LIQUIDACIONES. |
| Razón Social de Proveedor | Filtra por transportista. |
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | INGRESAR FACTURA, LIQUIDAR, VISUALIZAR y Anular. |
| FECHA | Fecha del viaje. |
| ESTADO | Situación de la liquidación. |
| PROVEEDOR | El transportista tercero. |
| VEHICULO / REMOLQUE | Unidades del tercero. |
| VIAJE | Manifiesto. |
| CONDUCTOR | Quien condujo. |
| TOTAL SERVICIO | Costo del servicio contratado. |
| TOTAL GASTOS OPERATIVOS | Gastos cargados al viaje. |
| TOTAL A PAGAR | Lo que corresponde pagar al tercero. |
| FECHA DETRACCIÓN | Fecha del pago de detracción. |
| TOTAL DETRACCIÓN / % DETRACCIÓN | Monto y porcentaje detraído. |
| BANCO DETRACCIÓN | Cuenta del Banco de la Nación. |
«TOTAL A PAGAR» no es «TOTAL SERVICIO»
Los gastos operativos que la empresa ya cubrió se descuentan del servicio contratado. Pague siempre por TOTAL A PAGAR, no por el costo del servicio.
3.3. Ventana «Insertar Factura de Tercero»
Se abre con el botón INGRESAR FACTURA:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Serie (*) | Sí | Serie de la factura del tercero. |
| Número (*) | Sí | Número de la factura. |
Primero la factura, después la liquidación
Sin factura ingresada no se puede liquidar. El botón de la fila cambia a LIQUIDAR con la serie y número del comprobante una vez registrado.
3.4. Ventana «Nueva Liquidación de Tercero»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Viaje | — | Manifiesto, en solo lectura. |
| Conductor (*) | Sí | Quien condujo. |
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la liquidación. |
| Serie de Factura (*) | Sí | Serie del comprobante del tercero. |
| Número de Factura (*) | Sí | Número del comprobante. |
| Modalidad de Pago (*) | Sí | EFECTIVO, DEPOSITO, TRANSFERENCIA o CHEQUE. |
| Referencia del Pago (*) | Sí | Referencia de la operación. |
| % Detracción (*) | Sí | Porcentaje de detracción aplicable. |
| Fecha Pago Detracción | No | Cuándo se pagó la detracción. |
| Bien o Servicio | No | Concepto del servicio prestado. |
| Número de Cuenta (Detracción - Banco de la Nación) | No | Cuenta de detracciones del proveedor. |
| Observación | No | Notas de la liquidación. |
El porcentaje de detracción lo define la normativa, no el criterio
El % Detracción depende del tipo de servicio de transporte y de la normativa vigente. Consúltelo con su contador: aplicar un porcentaje incorrecto genera contingencias tributarias tanto para su empresa como para el proveedor.
La cuenta de detracción es del Banco de la Nación
Es una cuenta distinta de la cuenta corriente del proveedor. Solicítesela expresamente y verifíquela antes de registrar.
3.5. Ventana de anulación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación», advierte que no se podrá revertir, y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Ingresar la factura de un transportista tercero
- Tesorería > Liquidación de Terceros.
- En Tipo, elija VIAJES SIN LIQUIDAR.
- Complete el período y pulse Buscar.
- Ubique el viaje y pulse INGRESAR FACTURA.
- Registre la Serie y el Número de la factura que presentó el tercero.
- Guarde.
4.2. Caso: Liquidar a un transportista tercero
- Con la factura ya ingresada, pulse LIQUIDAR en esa fila.
- Verifique Viaje, Conductor y los datos de la factura.
- Indique la Fecha de la liquidación.
- Elija la Modalidad de Pago y registre la Referencia del Pago.
- Complete el % Detracción que corresponde al servicio.
- Registre el Número de Cuenta (Detracción - Banco de la Nación) del proveedor.
- Indique la Fecha Pago Detracción si ya se pagó.
- Complete Bien o Servicio describiendo lo prestado.
- Escriba una Observación si hace falta.
- Pulse Guardar.
- Verifique en el listado TOTAL A PAGAR y TOTAL DETRACCIÓN.
4.3. Caso: Revisar los viajes tercerizados pendientes
- En Tipo, elija VIAJES SIN LIQUIDAR.
- Complete el período y pulse Buscar.
- Use Razón Social de Proveedor para acotar por transportista.
4.4. Caso: Consultar el histórico de un proveedor
- En Tipo, elija TODAS LAS LIQUIDACIONES.
- Escriba la Razón Social de Proveedor.
- Revise las columnas de importes y detracciones.
4.5. Caso: Anular una liquidación
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Exija la factura antes de liquidar. Es el orden correcto y el que exige el sistema.
- Verifique el % de detracción con contabilidad, no lo repita de memoria de un viaje anterior.
- Registre la cuenta de detracción del Banco de la Nación en la ficha del proveedor para no tener que pedirla cada vez.
- Contraste TOTAL A PAGAR con TOTAL SERVICIO: la diferencia son los gastos que ya cubrió su empresa.
- Liquide con regularidad: los terceros esperan sus pagos y la relación comercial depende de ello.
- Describa el bien o servicio con precisión: es lo que sustenta el gasto.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
No puedo liquidar: no aparece el botón
- Causa probable: falta ingresar la factura del tercero.
- Cómo resolverlo: use primero INGRESAR FACTURA y luego aparecerá LIQUIDAR.
El viaje no aparece entre los pendientes
- Causas probables: ya fue liquidado, o el período del filtro no lo incluye.
- Cómo resolverlo: cambie a TODAS LAS LIQUIDACIONES y amplíe fechas.
El total a pagar no coincide con la factura del tercero
- Causa probable: hay gastos operativos cargados al viaje que su empresa cubrió y se descuentan.
- Cómo resolverlo: revise TOTAL GASTOS OPERATIVOS y contraste con el proveedor antes de pagar.
No sé qué porcentaje de detracción aplicar
- Cómo resolverlo: consúltelo con su contador. Depende del tipo de servicio y de la normativa vigente; no lo estime.
El proveedor no tiene cuenta de detracción
- Cómo resolverlo: solicítesela; es obligatoria para el depósito de la detracción. Regístrela en su ficha de Clientes / Proveedores.
Ingresé mal la serie o el número de factura
- Cómo resolverlo: si aún no liquidó, corríjalo. Si ya liquidó, anule la liquidación y rehágala con los datos correctos.
La detracción figura sin pagar
- Cómo resolverlo: registre la Fecha Pago Detracción una vez efectuado el depósito, y consérvela junto con la constancia del banco.
No veo el menú «Liquidación de Terceros»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta pantalla cierra la relación económica con sus transportistas terceros: de ella depende que sigan trabajando con usted.
- Factura primero, liquidación después. El orden no es negociable.
- Las detracciones de transporte son un punto sensible ante SUNAT: trabájelas con su contador, no por costumbre.
- Toda liquidación queda registrada en la auditoría con el usuario que la ejecutó.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.