Registro de ventas
1. Descripción general
Es el reporte contable de las ventas: la relación de comprobantes emitidos en un período, en el formato que necesita contabilidad.
Su función principal es exportar: genera el archivo en formato SUNAT para la declaración, y también en formato Cóntasis para quienes usan ese sistema contable.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Cierre mensual: entregar el registro de ventas a contabilidad.
- Preparar la declaración ante SUNAT.
- Cargar las ventas en el sistema contable.
- Revisar lo emitido en un período por tipo de comprobante o por serie.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Comprobantes electrónicos | Es la fuente de los datos. |
| Cómo emitir una factura | Donde se generan los comprobantes. |
| Empresa | Datos del emisor que acompañan al registro. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Facturación > Reportes > Registro de Ventas.
- La pantalla se titula «Registro de Ventas».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
Contiene información financiera completa
Este reporte muestra todas las ventas de la empresa. Restrinja el acceso a contabilidad, administración y gerencia.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Exportar para SUNAT: sección 4.2. Para Cóntasis: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Comprobante | Tipo de documento; incluye la opción TODOS. |
| Serie | Serie concreta. |
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período del registro. |
Con el botón de búsqueda se aplican los filtros.
3.2. Exportaciones
| Botón | Qué genera |
|---|---|
| Exportar Formato SUNAT | El archivo con la estructura que exige SUNAT para la declaración. |
| Exportar Cóntasis | El archivo con el formato del sistema contable Cóntasis. |
Elija el formato según quién lo va a usar
Formato SUNAT es para la declaración tributaria. Cóntasis es para cargar en ese software contable. No son intercambiables: pregunte a su contador cuál necesita antes de exportar.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Consultar las ventas de un período
- Facturación > Reportes > Registro de Ventas.
- Complete Fecha Desde y Fecha Hasta.
- Deje Comprobante en TODOS o acote por tipo.
- Pulse buscar.
4.2. Caso: Exportar el registro para la declaración a SUNAT
- Fije el período del mes a declarar.
- Deje Comprobante en TODOS, salvo indicación contraria de su contador.
- Pulse Buscar y revise el resultado.
- Pulse Exportar Formato SUNAT.
- Entregue el archivo a contabilidad.
4.3. Caso: Exportar para Cóntasis
- Fije el período y aplique los filtros.
- Pulse Exportar Cóntasis.
4.4. Caso: Revisar los comprobantes de una serie
- Escriba la Serie en el filtro.
- Complete el período y pulse Buscar.
5. Buenas prácticas de uso
- Antes de exportar el cierre, revise los rechazados en Comprobantes electrónicos: un comprobante no aceptado por SUNAT distorsiona el registro.
- Exporte por mes completo para la declaración, no por rangos arbitrarios.
- Archive los archivos exportados de cada período junto con su respaldo.
- Coordine el formato con su contador antes de exportar.
- No modifique los archivos exportados: se generan con la estructura que espera el destino.
- Contraste el total del registro con lo que espera facturar en el mes.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El registro no cuadra con lo facturado
- Causas probables: hay comprobantes rechazados por SUNAT que no debieran contarse, comprobantes anulados, o el período está mal fijado.
- Cómo resolverlo: revise Comprobantes electrónicos filtrando por rechazados y por anulados antes de cerrar el período.
El reporte sale vacío
- Causas probables: no hay comprobantes en ese período, o los filtros son demasiado restrictivos.
- Cómo resolverlo: amplíe el rango y ponga Comprobante en TODOS.
Contabilidad rechaza el archivo exportado
- Causa probable: se exportó en el formato equivocado, o el archivo fue modificado.
- Cómo resolverlo: confirme con su contador si necesita Formato SUNAT o Cóntasis, y exporte de nuevo sin abrir el archivo.
Faltan comprobantes en el registro
- Causa probable: no fueron emitidos, quedaron pendientes de envío, o están fuera del rango de fechas.
- Cómo resolverlo: revise en Comprobantes electrónicos el estado de esos documentos.
El reporte tarda mucho
- Causa probable: el rango de fechas es muy amplio.
- Cómo resolverlo: exporte mes a mes.
No veo el menú «Registro de Ventas»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Este reporte es la base de su declaración de ventas: su exactitud depende de que los comprobantes estén correctamente emitidos y aceptados.
- La rutina sana es: revisar rechazados → verificar anulados → exportar → archivar.
- Guarde los archivos de cada cierre: son el respaldo de lo declarado.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.