Comprobantes electrónicos
1. Descripción general
Es el centro de control de todos los comprobantes emitidos: facturas, boletas y notas de crédito y débito, con su estado ante SUNAT.
Desde aquí se consulta qué se emitió, se envía o reenvía a SUNAT, se consulta el estado de cada documento, se recupera el CDR, se anula (dar de baja), se cobra el comprobante o su detracción, y se envía por correo al cliente.
Tiene dos pestañas: Comprobantes y Resúmenes de Baja.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Revisar qué comprobantes no llegaron a SUNAT.
- Reenviar un documento rechazado o pendiente.
- Consultar el estado de un comprobante ante SUNAT.
- Anular un comprobante (dar de baja).
- Cobrar una factura o su detracción.
- Reenviar el comprobante por correo al cliente.
- Recuperar el CDR (constancia de recepción).
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Cómo emitir una factura | Es donde se generan los comprobantes que aquí se listan. |
| Órdenes de servicio | El origen de lo facturado. |
| Tesorería | Los pagos de factura y de detracción. |
| Pago masivo de detracciones | Agrupa las detracciones pendientes. |
| Empresa / Ajustes avanzados | Configuran la conexión con SUNAT. |
| Registro de ventas | Reporte contable de lo emitido. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Facturación > Comprobantes.
- La pantalla se titula «Comprobantes Electrónicos».
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin opciones de anulación: sin permiso de baja.
- Las acciones de SUNAT fallan: revise la configuración electrónica.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Revisar rechazos: sección 4.2. Anular: 4.5 y 4.6. Cobrar: 4.7.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Pestañas
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Comprobantes | Todos los documentos emitidos. |
| Resúmenes de Baja | Los resúmenes de anulación enviados a SUNAT. |
3.2. Filtros y «Búsqueda Avanzada»
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Comprobante | Tipo de documento. |
| Serie / Número | Identificación concreta. |
| Cliente | A quién se emitió. |
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período. |
| Facturas Rechazadas por SUNAT | Casilla que filtra solo los rechazados. |
La casilla de rechazados es su rutina diaria
Marcar Facturas Rechazadas por SUNAT le da en un clic la lista de lo que hay que corregir. Revísela todos los días: un comprobante rechazado que nadie mira es un problema tributario creciendo en silencio.
3.3. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Menú con todas las operaciones sobre el comprobante. |
| ESTADO/SUNAT | Situación del documento ante SUNAT. |
| RESPUESTA | Respuesta devuelta por SUNAT. |
| FECHA / NÚMERO | Identificación del comprobante. |
| COMPROBANTE | Tipo de documento. |
| PAGO FACTURA | Estado del cobro. |
| PAGO DETRACCIÓN / LOTE DETRACCIÓN | Estado y lote de la detracción. |
| MONEDA | Moneda del comprobante. |
| T GRAVADA / T EXONERADA / T GRATUITA | Bases imponibles. |
| T IMPORTE | Importe total. |
| T AUMENTO / T DESCUENTO / MOTIVO PRECIO | Ajustes aplicados. |
| RUC / CLIENTE / DIRECCIÓN | Datos del cliente. |
| FACTURA AFECTADO | Documento afectado, en notas. |
| USUARIO | Quién lo emitió. |
Vigile la columna «ESTADO/SUNAT»
Es la única que le dice si el comprobante realmente existe para SUNAT. Un documento impreso y entregado al cliente que no llegó a SUNAT no está declarado.
3.4. Acciones sobre cada comprobante
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Enviar a SUNAT | Envía el comprobante. |
| Consultar a SUNAT | Consulta su estado actual. |
| Recuperar CDR | Obtiene la constancia de recepción. |
| Editar | Modifica el comprobante (solo si no fue enviado). |
| Anular (Dar de baja) | Anula el comprobante ante SUNAT. |
| Anular por fuera de Plazo | Anulación cuando venció el plazo normal. |
| Pagar Factura | Registra el cobro del comprobante. |
| Pagar Detracción | Registra el pago de la detracción. |
| Ver Pago | Historial de pagos del comprobante. |
| Imprimir / Imprimir A4 | Versiones impresas. |
| Enviar por correo | Envía el comprobante al cliente. |
En la pestaña de resúmenes: Enviar a SUNAT y Consultar a SUNAT para los resúmenes de baja.
3.5. Ventana de envío por correo
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Factura | Sí | Comprobante a enviar. |
| Correo Electrónico (*) | Sí | Destinatarios; se pueden separar por comas para enviar a varios. |
| Ajuntar Archivo Adicional | No | Documento extra a adjuntar. |
Se envía con el botón Enviar.
Puede enviar a varios correos a la vez
Separe las direcciones por comas. Útil cuando el cliente pide que llegue a contabilidad y al área usuaria.
3.6. Ventanas de anulación
Hay tres formas de anular, cada una con su ventana:
| Ventana | Cuándo se usa |
|---|---|
| Anular Comprobante | Anulación normal ante SUNAT. |
| Anular Comprobante Internamente | Anulación solo en el sistema. |
| Anular Comprobante por fuera de plazo | Cuando venció el plazo de anulación de SUNAT. |
Todas piden marcar «Confirmo realizar la anulación» y advierten que no se podrá revertir.
En notas de crédito se solicita además el Tipo Nota de Crédito («Elija un motivo…»).
Las tres anulaciones no son intercambiables
La anulación normal comunica la baja a SUNAT. La interna solo afecta a su sistema y no informa a SUNAT: si la usa por error en un documento ya declarado, sus registros y los de SUNAT dejarán de coincidir.
Consulte con su contador cuál corresponde en cada caso.
3.7. Historial de pagos
Muestra los pagos del comprobante con las columnas TIPO PAGO, FECHA, CLIENTE, TIPO, CANAL, MEDIO PAGO, NÚMERO OPERACIÓN, COBRADOR, OBSERVACIÓN e IMPORTE. Cada pago puede imprimirse, editarse o eliminarse.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Buscar un comprobante
- Facturación > Comprobantes.
- Marque Búsqueda Avanzada.
- Complete Comprobante, Serie, Número, Cliente o el rango de fechas.
- Pulse Buscar.
4.2. Caso: Revisar y corregir los rechazados por SUNAT (rutina diaria)
- Marque la casilla Facturas Rechazadas por SUNAT.
- Pulse Buscar.
- Por cada comprobante, lea la columna RESPUESTA para saber el motivo.
- Corrija lo que corresponda y use Enviar a SUNAT nuevamente.
- Verifique con Consultar a SUNAT que quedó aceptado.
4.3. Caso: Enviar un comprobante pendiente a SUNAT
- Ubique el comprobante y revise ESTADO/SUNAT.
- Menú de acciones → Enviar a SUNAT.
- Confirme el resultado con Consultar a SUNAT.
4.4. Caso: Recuperar el CDR de un comprobante
- Menú de acciones → Recuperar CDR.
- El sistema obtiene la constancia de recepción de SUNAT.
4.5. Caso: Anular un comprobante dentro del plazo
- Menú de acciones → Anular (Dar de baja).
- Marque «Confirmo realizar la anulación».
- Pulse Anular Ahora!.
- Verifique en la pestaña Resúmenes de Baja que el resumen se generó, y envíelo a SUNAT.
4.6. Caso: Anular un comprobante fuera de plazo
- Menú de acciones → Anular por fuera de Plazo.
- Confirme.
- Coordine con su contador: la anulación fuera de plazo suele requerir una nota de crédito y un tratamiento distinto.
4.7. Caso: Registrar el cobro de una factura
- Menú de acciones → Pagar Factura.
- Registre el cobro.
- Verifique la columna PAGO FACTURA.
4.8. Caso: Registrar el pago de una detracción
- Menú de acciones → Pagar Detracción.
- Registre el pago.
- Verifique PAGO DETRACCIÓN y LOTE DETRACCIÓN.
4.9. Caso: Enviar el comprobante al cliente por correo
- Menú de acciones → enviar por correo.
- Escriba los correos separados por comas.
- Adjunte un archivo adicional si hace falta.
- Pulse Enviar.
5. Buenas prácticas de uso
- Revise los rechazados todos los días. Es la rutina que evita problemas tributarios acumulados.
- Confirme con «Consultar a SUNAT» después de cada envío: no dé por hecho que llegó.
- Recupere y conserve los CDR: son la prueba de que SUNAT recibió el documento.
- No use la anulación interna sin consultar con su contador.
- Registre los cobros el mismo día para que la cobranza refleje la realidad.
- Envíe el comprobante por correo al emitir: reduce llamadas y reclamos.
- No entregue al cliente un comprobante que no fue aceptado por SUNAT sin advertírselo.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Un comprobante figura como rechazado por SUNAT
- Cómo resolverlo: lea la columna RESPUESTA, que indica el motivo. Los más comunes son datos del cliente incorrectos o problemas de afectación de IGV. Corrija y reenvíe.
«Comprobante no Válido» / «No se pudo validar el comprobante»
- Causa probable: problema de conexión con SUNAT o datos inconsistentes.
- Cómo resolverlo: reintente. Si persiste, revise las credenciales SUNAT en Ajustes avanzados y los datos de Empresa.
El comprobante no se envía a SUNAT
- Causas probables: está activo el ajuste Enviar facturas manualmente a SUNAT (OFFLINE), o hay un problema de configuración.
- Cómo resolverlo: si el envío manual está activo, use la acción Enviar a SUNAT de cada comprobante.
No puedo editar un comprobante
- Causa: ya fue enviado a SUNAT y es inmodificable.
- Cómo resolverlo: emita una nota de crédito.
Anulé internamente y ahora mis registros no cuadran con SUNAT
- Causa: la anulación interna no informa a SUNAT.
- Cómo resolverlo: consulte con su contador para regularizar. Evite esta acción salvo indicación expresa.
Venció el plazo para anular
- Cómo resolverlo: use Anular por fuera de Plazo y coordine con su contador el tratamiento correspondiente.
El cliente no recibió el comprobante por correo
- Causas probables: el correo está mal escrito o el mensaje cayó en spam.
- Cómo resolverlo: verifique la dirección y reenvíe; puede indicar varios correos separados por comas.
La columna PAGO FACTURA sigue sin reflejar el cobro
- Causa probable: el pago no se registró, o se registró contra la orden y no contra la factura.
- Cómo resolverlo: use Ver Pago para revisar el historial y registre el cobro donde corresponda.
No encuentro un comprobante
- Cómo resolverlo: use Búsqueda Avanzada con serie y número, o amplíe el rango de fechas.
No veo el menú «Comprobantes»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Esta pantalla es el control tributario de su empresa: lo que aquí figure como aceptado es lo que está declarado.
- Convierta en rutina diaria la revisión de rechazados y de pendientes de envío.
- CDR y estado SUNAT son su respaldo ante una fiscalización: consérvelos.
- Las tres formas de anulación tienen consecuencias distintas: la elección corresponde a su contador, no a operaciones.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.