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Tipo de documentos

1. Descripción general​

Define el catálogo de documentos que su empresa exige y controla a las personas y a los vehículos: por ejemplo DNI, Licencia de conducir, Certificado médico, SOAT, Revisión técnica o Tarjeta de propiedad.

Cada tipo de documento se clasifica como PERSONAL o VEHÍCULO. Esa clasificación decide dónde aparecerá el documento: en la ficha del empleado o en la ficha del vehículo.

Sin este catálogo no puede registrar ni controlar vencimientos de documentos, que es la base para evitar multas y unidades detenidas por papeles vencidos.

1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)​

  • Está configurando el sistema por primera vez y debe cargar los documentos que maneja.
  • La normativa cambia y aparece un documento nuevo que hay que controlar.
  • Un documento dejó de exigirse y quiere quitarlo del catálogo.
  • Un tipo de documento quedó mal clasificado (aparece en vehículos pero es del conductor).

1.2. Relación con otros módulos​

MóduloRelación
EmpleadosLos tipos con clasificación PERSONAL aparecen al adjuntar documentos del empleado.
Registro de vehículosLos tipos con clasificación VEHÍCULO aparecen al adjuntar documentos de la unidad.

2. Acceso al módulo y permisos​

2.1. Cómo abrir esta pantalla​

  • Menú izquierdo: Configuración > Tipo de documentos.
  • La pantalla se titula «Tipos de Documento».

2.2. Si falta una opción o no puede guardar​

  • No aparece en el menú: su rol no tiene permiso de vista.
  • Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
  • Sin EDITAR: sin permiso de edición.
  • Sin Eliminar: sin permiso de baja.
  • Pida al administrador de Bigdrive que revise roles.

2.3. Dónde está el «cómo lo hago»​

  • Crear / editar / eliminar: sección 4. Qué hay en pantalla: sección 3.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado​

Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha. La tabla tiene tres columnas:

ColumnaQué muestra
ACCIÓNBotón EDITAR y menú ▾ con Eliminar.
TIPOPERSONAL o VEHÍCULO.
NOMBREEl nombre del documento.

3.2. Modal «Nueva Tipo Documento» / «Editar Tipo Documento»​

CampoObligatorioDetalle
TipoSíLista con Seleccione…, PERSONAL y VEHÍCULO. Decide en qué ficha aparecerá el documento.
NombreSíNombre del documento tal como lo reconoce su equipo (ej. LICENCIA DE CONDUCIR).

Botones: Cerrar y Guardar.

3.3. Modal «Eliminar Tipo Documento»​

Pide marcar la casilla «Confirmo realizar la eliminación» y advierte en rojo que la acción no se podrá revertir. Botón Eliminar Ahora!.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Caso: Crear un tipo de documento​

  1. Configuración > Tipo de documentos → Nuevo.
  2. En Tipo, elija PERSONAL (documentos de personas) o VEHÍCULO (documentos de unidades).
  3. Escriba el Nombre del documento.
  4. Pulse Guardar. Verá «Guardado Correctamente» y el registro aparecerá en la tabla.

4.2. Caso: Corregir la clasificación de un documento​

  1. Ubique la fila y pulse EDITAR.
  2. Cambie el campo Tipo.
  3. Guardar.
  4. Qué pasa: el documento dejará de ofrecerse en la ficha anterior y pasará a ofrecerse en la nueva.

4.3. Caso: Eliminar un tipo de documento​

  1. Menú ▾ de la fila → Eliminar.
  2. Marque «Confirmo realizar la eliminación».
  3. Pulse Eliminar Ahora!. Verá «Eliminado Correctamente».
Elimine solo lo que nadie usa

Si ya adjuntó documentos de ese tipo a empleados o vehículos, la eliminación puede dejar esos registros huérfanos o impedirse. Ante la duda, deje el tipo y simplemente no lo use.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Un nombre, un documento. Evite duplicados como «LICENCIA» y «LICENCIA DE CONDUCIR».
  • Nombres oficiales. Use el nombre con el que el documento se conoce legalmente; facilita las inspecciones.
  • Clasifique bien desde el inicio. Corregir el tipo después obliga a rehacer adjuntos.
  • Cargue todo el catálogo antes de empezar a registrar empleados y vehículos.
  • Revise el catálogo cuando cambie la normativa de transporte.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

El documento no aparece al registrar un empleado​

  • Causa probable: lo guardó con Tipo: VEHÍCULO.
  • Cómo resolverlo: EDITAR el tipo y cámbielo a PERSONAL.

El documento no aparece al registrar un vehículo​

  • Causa probable: está clasificado como PERSONAL.
  • Cómo resolverlo: EDITAR y cambie el Tipo a VEHÍCULO.

No puedo guardar: el botón no responde​

  • Causa probable: falta elegir el Tipo o escribir el Nombre; ambos son obligatorios.
  • Cómo resolverlo: complete los dos campos y vuelva a pulsar Guardar.

Tengo el mismo documento repetido en la lista​

  • Causa probable: se creó dos veces con nombres parecidos.
  • Cómo resolverlo: decida cuál se queda, migre lo que use el otro y elimine el sobrante.

No veo el menú «Tipo de documentos»​

  • Causa probable: su rol no incluye permiso de vista.
  • Cómo resolverlo: solicite a un administrador que lo active en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.

La pantalla carga vacía o con error​

  • Causa probable: falla de red, sesión caducada o error del servidor.
  • Cómo resolverlo: revise la conexión y actualice la página. Si persiste, anote hora y mensaje para soporte.

Eliminé un tipo por error​

  • Causa: la eliminación es definitiva.
  • Cómo resolverlo: vuelva a crearlo con el mismo nombre y clasificación. Revise si los adjuntos asociados siguen visibles.

7. Recomendaciones finales​

  • Este catálogo es pequeño pero crítico: alimenta el control de vencimientos de toda la flota y del personal.
  • Todas las eliminaciones quedan registradas en la auditoría del sistema.
  • Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.