Empleados
1. Descripción general
Es el maestro del personal: la ficha de cada colaborador de la empresa, sea administrativo, conductor, cotizador o auxiliar.
La ficha va mucho más allá del nombre: reúne los datos laborales (fechas de ingreso y planilla, sueldos, modalidad de contrato, seguros), los datos de licencia de conducir, las cuentas bancarias para pagos y un bloque extenso de certificaciones y documentos de seguridad (Hazmat, primeros auxilios, manejo defensivo, antecedentes, trabajo en altura).
Un empleado registrado aquí es el requisito previo para crearle un usuario, asignarlo como conductor de una unidad y designarlo responsable de un local.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Ingresa personal nuevo a la empresa.
- Debe registrar a un conductor antes de asignarle un vehículo.
- Hay que crear un usuario del sistema para alguien (primero va la ficha de empleado).
- Se renovó una licencia de conducir o una certificación.
- Un colaborador entra de licencia: hay que suspenderlo.
- Un colaborador cesa: hay que darlo de baja.
- Cambian los datos de planilla o sueldo.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Usuarios | Para crear un usuario de tipo EMPLEADO debe existir esta ficha; el nombre se hereda de aquí. |
| Registro de vehículos | Solo los empleados de tipo CONDUCTOR aparecen para asignar a una unidad. |
| Paquete vehicular | Toma de aquí los conductores. |
| Locales anexos | El responsable de local se marca en esta ficha. |
| Tipo de documentos | Los tipos clasificados como PERSONAL son los que se adjuntan aquí. |
| Clientes / Proveedores | En personal de TERCERO, se indica el proveedor que lo provee. |
| Tesorería | Las cuentas bancarias registradas se usan para los pagos. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Empleados.
- La pantalla se titula «Empleados».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
- Sin Suspender / Activar / Dar de Baja: requieren permiso de edición.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un empleado: sección 4.1. Suspender, dar de baja o restaurar: secciones 4.5 a 4.7.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y menú ▾ con las acciones de estado y Eliminar. |
| ESTADO | Si el empleado está activo, suspendido o dado de baja. |
| INTEGRACIÓN | Estado de sincronización con sistemas externos, si su empresa la usa. |
| TIPO EMPLEADO | Administrativo, conductor, cotizador o auxiliar. |
| DOCUMENTO | Número de documento. |
| NOMBRE / APELLIDO | Datos de la persona. |
| DIRECCIÓN / TELÉFONO | Datos de contacto. |
3.2. Modal «Nuevo Empleado» / «Editar Empleado»
El formulario tiene cinco pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Básicos | Identidad, tipo de empleado, contacto y licencia de conducir. |
| Datos 2 | Datos laborales: fechas, sueldos, seguros, modalidad de contrato. |
| Complementarios | Cliente asignado, código SAP, país y datos de integración. |
| Cuentas Bancarias | Cuentas para el pago del colaborador. |
| Datos 4 | Certificaciones, documentos de seguridad y antecedentes. |
También hay un botón Examinar Firma Virtual para cargar la firma digitalizada de la persona.
3.2.1. Pestaña «Básicos»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo de Personal (*) | Sí | ADMINISTRATIVO, CONDUCTOR, COTIZADOR o AUXILIAR. |
| Documento (*) | Sí | Tipo de documento de identidad. |
| Número Doc. (*) | Sí | Número. Junto al campo hay un botón de búsqueda que consulta los datos oficiales y completa nombres y apellidos. |
| Nombres (*) / Apellidos (*) | Sí | Datos de la persona. |
| Género | No | MASCULINO o FEMENINO. |
| Teléfono / Dirección | No | Contacto. |
| UBIGEO | No | Departamento, provincia y distrito. |
| Responsable de local (contacto) | No | Marca a la persona como contacto responsable de un local. |
| Tipo Contratación (*) | Sí | DIRECTA (planilla propia) o TERCERO (provisto por un proveedor). |
| Proveedor | Según el caso | Obligatorio en la práctica si la contratación es de TERCERO. |
| Nº Lic. de Conducir | No | Número de licencia. |
| Cat. Lic. de Conducir / 2DA Cat. | No | Categorías de la licencia. |
Escriba el número y pulse el botón de búsqueda junto al campo: el sistema trae nombres y apellidos oficiales. Evita errores de tipeo en un dato que después aparece en usuarios, guías y planillas.
Solo quienes estén marcados como CONDUCTOR podrán asignarse a un vehículo o a un paquete vehicular. Es el error de configuración más frecuente de esta pantalla.
3.2.2. Pestaña «Datos 2» — datos laborales
Fechas: Fecha de Nacimiento, Fecha de Ingreso, Fecha de Planilla y Fecha de Salida.
Remuneración: Sueldo Básico, Sueldo Variable y Sueldo Interno.
Contrato y seguros: Nº Seguro, Modalidad de Contrato, Seguro complementario de trabajo y riesgo, Seguro de salud y Seguro vida ley.
Las modalidades de contrato disponibles son: POR INICIO O INCREMENTO DE ACTIVIDAD, POR NECESIDAD DE MERCADO, POR RECONVERSIÓN EMPRESARIAL, OCASIONAL, DE SUPLENCIA, DE EMERGENCIA, POR OBRA DETERMINADA O SERVICIO ESPECÍFICO, INTERMITENTE, DE TEMPORADA y CONTRATACIÓN INDETERMINADO.
Esta pestaña contiene remuneraciones. Cualquiera con permiso de edición sobre Empleados podrá verlas. Restrinja este permiso a recursos humanos y gerencia.
3.2.3. Pestaña «Complementarios»
Cliente asignado, Código SAP, País, y campos de control como Filtro Security, Vigencia Filtro, Foto Check y Licencia Interna. Se usan sobre todo cuando el personal opera en instalaciones de clientes con control de acceso.
3.2.4. Pestaña «Cuentas Bancarias»
Registro de las cuentas del colaborador, para pagos y liquidaciones.
3.2.5. Pestaña «Datos 4» — certificaciones y seguridad
Campos para el control de habilitaciones: Hazmat I y Hazmat II, Capacitación MTC, Certificado Primeros Auxilios, Certificado Manejo Defensivo, Certificado Manejo Extintores, Portuaria Seguridad, Protección Portuaria, Trabajo en Altura, Curriculum, Record, Antecedentes Policiales, Antecedentes Penales, Otros y Status/Observación.
Un conductor sin certificaciones vigentes es un riesgo legal y operativo. Complete estos campos y revíselos con la misma disciplina que los vencimientos de los vehículos.
3.3. Acciones de estado
| Acción | Modal | Botón |
|---|---|---|
| Suspender | «Suspender Personal» | Suspender Ahora! |
| Activar | «Activar Personal» | Activar Ahora! |
| Dar de Baja | «Dar de Baja» — pide Escriba el Motivo | Aceptar |
| Restaurar | «Restaurar Personal» | Restaurar |
| Eliminar | «Eliminar Empleado» — con casilla de confirmación | Eliminar Ahora! |
A diferencia de la suspensión, Dar de Baja exige escribir el motivo. Ese texto queda registrado: aprovéchelo para dejar constancia clara (renuncia, término de contrato, cese), porque es lo que consultará meses después.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un empleado administrativo
- Configuración > Empleados → Nuevo.
- Tipo de Personal: ADMINISTRATIVO.
- Elija Documento, escriba el Número Doc. y pulse el botón de búsqueda.
- Verifique Nombres y Apellidos.
- Complete Género, Teléfono, Dirección y UBIGEO.
- Tipo Contratación: DIRECTA.
- Pase a Datos 2 y complete fechas laborales, sueldos y seguros.
- En Cuentas Bancarias, registre la cuenta de pago.
- Guardar.
4.2. Caso: Registrar un conductor
- Nuevo → Tipo de Personal: CONDUCTOR ← este paso es el crítico.
- Complete los datos de identidad como en el flujo anterior.
- Registre Nº Lic. de Conducir y sus categorías.
- Complete Datos 2 (datos laborales).
- Vaya a Datos 4 y registre las certificaciones que correspondan.
- Guardar.
- Verifique que ahora aparece disponible en Registro de vehículos al asignar conductor.
4.3. Caso: Registrar personal de tercero
- Nuevo → complete la identidad.
- Tipo Contratación: TERCERO.
- Seleccione el Proveedor que provee a esa persona.
- Guardar.
4.4. Caso: Designar al responsable de un local
- EDITAR al empleado.
- Marque Responsable de local (contacto) → Guardar.
4.5. Caso: Suspender a alguien (licencia, permiso temporal)
- Menú
▾de la fila → Suspender. - Confirme con Suspender Ahora!.
- Qué pasa: queda como suspendido conservando toda su información. Para reactivarlo, use Activar → Activar Ahora!.
4.6. Caso: Dar de baja a alguien que cesa
- Menú
▾→ Dar de Baja. - Escriba el Motivo con claridad.
- Marque «Confirmar Acción» y pulse Aceptar.
- Importante: dar de baja al empleado no suspende su usuario del sistema. Vaya también a Configuración > Usuarios y suspenda su acceso el mismo día.
Es el descuido de seguridad más común: se da de baja al colaborador en Empleados y su usuario sigue activo, pudiendo entrar al sistema. Haga siempre las dos cosas.
4.7. Caso: Restaurar a alguien que volvió
- Menú
▾→ Restaurar → pulse Restaurar. - Reactive también su usuario en Usuarios si corresponde.
4.8. Caso: Actualizar una certificación vencida
- EDITAR → pestaña Datos 4 → actualice el campo → Guardar.
5. Buenas prácticas de uso
- Registre al empleado antes de crearle el usuario. Es el orden que exige el sistema.
- Verifique el «Tipo de Personal» al guardar: define si la persona podrá conducir.
- Complete «Datos 4» en todos los conductores y revise vencimientos con periodicidad.
- Dé de baja el mismo día del cese, y suspenda su usuario a continuación.
- Escriba motivos de baja que se entiendan meses después.
- Restrinja el acceso a esta pantalla: contiene sueldos, antecedentes y datos personales.
- Use el buscador por documento en lugar de tipear los nombres.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El conductor no aparece al asignarlo a un vehículo
- Causa probable: su Tipo de Personal no es CONDUCTOR.
- Cómo resolverlo: EDITAR su ficha y corrija el tipo.
No puedo crear el usuario de una persona
- Causa probable: no existe su ficha de empleado, o la busca por un nombre distinto al registrado.
- Cómo resolverlo: registre primero al empleado aquí; el usuario tomará de ahí nombre y apellidos.
El nombre del usuario sale mal y no puedo corregirlo desde Usuarios
- Causa: en usuarios de tipo EMPLEADO el nombre se hereda de esta ficha.
- Cómo resolverlo: corríjalo aquí; el usuario tomará el dato actualizado.
La búsqueda por número de documento no trae datos
- Causa probable: el número está mal, o el servicio de consulta no responde en ese momento.
- Cómo resolverlo: revise el número; si es correcto, escriba los datos a mano y reintente después.
Di de baja al empleado pero sigue entrando al sistema
- Causa: la baja del empleado no afecta a su usuario.
- Cómo resolverlo: vaya a Configuración > Usuarios y suspéndalo de inmediato.
No encuentro al proveedor del personal de tercero
- Causa probable: no está registrado como proveedor.
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores.
No puedo guardar el empleado
- Causa probable: falta un campo obligatorio de la pestaña Básicos: Tipo de Personal, Documento, Número, Nombres, Apellidos o Tipo Contratación.
- Cómo resolverlo: revise los campos con (*) en esa pestaña.
Un conductor circula con certificaciones vencidas
- Causa probable: la pestaña Datos 4 está vacía o desactualizada.
- Cómo resolverlo: complete los campos y establezca una revisión periódica.
No veo el menú «Empleados»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
Eliminé un empleado por error
- Causa: la eliminación es definitiva. Para un cese, la vía correcta es Dar de Baja, que conserva el historial.
- Cómo resolverlo: vuelva a registrarlo; el historial anterior puede no recuperarse.
7. Recomendaciones finales
- Es una de las fichas más extensas y más sensibles del sistema: datos personales, sueldos y antecedentes.
- Integre esta pantalla a su procedimiento formal de alta y baja de personal, junto con Usuarios y Destinos de notificación.
- Para conductores, trate las certificaciones con la misma seriedad que los documentos del vehículo.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.