Clientes y proveedores
1. Descripción general
Es el maestro de socios comerciales: quienes le compran servicios (clientes), quienes le venden (proveedores) y quienes son ambos.
Cada ficha reúne los datos fiscales (documento, razón social, dirección), múltiples direcciones, múltiples contactos y las cuentas bancarias del socio. Es la base de la facturación, de las tarifas negociadas, de los pagos a proveedores y de las agencias tercero.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Llega un cliente nuevo, sobre todo si va a facturar a crédito.
- Contrata un proveedor nuevo (grifo, taller, corresponsal, arrendador).
- Un cliente tiene varias sedes y hay que registrar sus direcciones.
- Necesita registrar contactos de un cliente corporativo.
- Va a pagarle a un proveedor y necesita su cuenta bancaria.
- Cambió la razón social o la dirección fiscal de un socio.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de servicio | El remitente y el destinatario se toman de este catálogo. |
| Tarifas | Las tarifas negociadas se asocian a un cliente de aquí. |
| Usuarios | Los usuarios de tipo CLIENTE se enlazan a una ficha de este catálogo. |
| Agencias tercero | Cada agencia pertenece a un proveedor registrado aquí. |
| Gastos recurrentes | El beneficiario del gasto es un proveedor de este catálogo. |
| Tipos de gasto operativo | Los gastos que requieren proveedor lo toman de aquí. |
| Empleados | El personal de TERCERO se asocia al proveedor que lo provee. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Configuración > Clientes / Proveedores.
- La pantalla se titula «Clientes y Proveedores».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un socio: sección 4.1. Direcciones y contactos: secciones 4.3 y 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Sobre la tabla hay filtros por Tipo socio y Tipo documento; la opción Todos quita el filtro. Botón amarillo Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Advertencia | Marca de alerta sobre la ficha, cuando corresponde. |
| ACCIÓN | Botón EDITAR y menú ▾ con Eliminar. |
| TIPO | Cliente, proveedor o ambos. |
| DOCUMENTO | Número de documento. |
| RAZÓN SOCIAL | Nombre o razón social. |
| DIRECCIÓN | Dirección fiscal. |
| Correo registrado. | |
| ENCARGADO | Persona de contacto principal. |
| CONTACTOS | Contactos registrados en la ficha. |
3.2. Modal de creación / edición
Cuatro pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Datos Personales | Identidad fiscal y contacto principal. |
| Direcciones | Varias direcciones del socio. |
| Contactos | Varias personas de contacto. |
| Cuentas Bancarias | Cuentas del socio, para pagos. |
3.2.1. Pestaña «Datos Personales»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Tipo socio (*) | Sí | CLIENTE, PROVEEDOR o AMBOS. |
| Documento (*) | Sí | Tipo de documento (RUC, DNI, etc.). |
| Número DOC. (*) | Sí | Número. Junto al campo hay un botón de búsqueda que trae los datos oficiales. |
| Razón Social (*) | Sí | Nombre o razón social. |
| Dirección Fiscal (*) | Sí | La dirección que se imprime en los comprobantes. |
| Teléfono | No | Contacto. |
| No | Correo; útil para enviarle documentos y avisos. | |
| UBIGEO | No | Departamento, provincia y distrito. |
| Persona / Encargado | No | Contacto principal. |
«AMBOS» existe por una buena razón
Si a un socio le vende y le compra (por ejemplo, un corresponsal que también le contrata envíos), regístrelo como AMBOS. Así aparece en las dos listas y evita tener la misma empresa duplicada en dos fichas.
La dirección fiscal se imprime en los comprobantes
No use aquí la dirección del almacén ni la de entrega. Esa va en la pestaña Direcciones. En este campo debe ir la dirección fiscal registrada oficialmente.
3.2.2. Pestaña «Direcciones»
Permite registrar varias direcciones del socio (sedes, almacenes, puntos de entrega). Con el botón Agregar se añade una fila.
3.2.3. Pestaña «Contactos»
Permite registrar varias personas de contacto. Botón Agregar para añadir y un botón rojo para quitar cada fila.
3.2.4. Pestaña «Cuentas Bancarias»
Cuentas bancarias del socio, necesarias para pagarle si es proveedor.
Aviso al guardar el documento
La pantalla advierte: «Una vez guardado el documento, no se podrán realizar cambios». Verifique el tipo y número de documento antes de guardar: es el dato que identifica al socio ante SUNAT y no se corrige después.
3.3. Modal «Eliminar»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso rojo de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un cliente empresa
- Configuración > Clientes / Proveedores → Nuevo.
- Tipo socio: CLIENTE.
- Documento: RUC. Escriba el Número DOC. y pulse el botón de búsqueda.
- Verifique Razón Social y Dirección Fiscal.
- Complete Teléfono, Email, UBIGEO y Persona / Encargado.
- Guardar.
- Si el cliente tendrá precios negociados, vaya a Configuración > Tarifas y créelos.
4.2. Caso: Registrar un proveedor
- Nuevo → Tipo socio: PROVEEDOR.
- Complete la identidad fiscal como en el flujo anterior.
- Vaya a Cuentas Bancarias y registre la cuenta a la que le pagará.
- Guardar.
4.3. Caso: Agregar direcciones a un cliente con varias sedes
- EDITAR el socio → pestaña Direcciones.
- Pulse Agregar y complete la dirección.
- Repita por cada sede.
- Guardar.
4.4. Caso: Registrar los contactos de un cliente corporativo
- EDITAR → pestaña Contactos.
- Pulse Agregar y registre a la persona.
- Repita según haga falta; use el botón rojo para quitar los que ya no correspondan.
- Guardar.
4.5. Caso: Registrar la cuenta bancaria de un proveedor
- EDITAR → pestaña Cuentas Bancarias → registre la cuenta → Guardar.
- Verifique el número dígito por dígito antes de guardar.
4.6. Caso: Buscar un socio en un catálogo grande
- Use los filtros Tipo socio y Tipo documento sobre la tabla.
- Complete con el buscador de la tabla.
4.7. Caso: Eliminar un socio
- Menú
▾→ Eliminar → marque la confirmación → Eliminar Ahora!.
Casi nunca conviene eliminar un socio
Si tiene órdenes, facturas, tarifas o pagos asociados, la eliminación rompe esas referencias. Si dejó de trabajar con él, simplemente no lo use.
5. Buenas prácticas de uso
- Use siempre el buscador por documento: la razón social escrita a mano termina en fichas duplicadas y facturas rechazadas.
- Antes de crear, busque. El duplicado es el problema número uno de este catálogo: dos fichas del mismo cliente parten su historial en dos.
- Registre «AMBOS» cuando corresponda, en vez de crear dos fichas.
- Complete el email: habilita el envío de documentos y avisos.
- Direcciones fiscales y de entrega en su lugar: la fiscal en Datos Personales, las demás en la pestaña Direcciones.
- Verifique las cuentas bancarias de proveedores con doble revisión, igual que las de su empresa.
- Depure el catálogo una vez al año, corrigiendo duplicados y datos vencidos.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
Tengo el mismo cliente registrado dos veces
- Causa probable: se creó sin buscar antes, o una vez como cliente y otra como proveedor.
- Cómo resolverlo: defina cuál ficha queda (idealmente la que tiene el historial), cámbiela a AMBOS si aplica, y deje de usar la otra. Coordine con contabilidad antes de eliminar cualquiera.
El cliente no aparece al registrar una orden
- Causa probable: no está registrado, o está como PROVEEDOR solamente.
- Cómo resolverlo: verifique su Tipo socio y cámbielo a CLIENTE o AMBOS.
El proveedor no aparece al registrar un gasto o una agencia tercero
- Causa probable: está registrado solo como CLIENTE.
- Cómo resolverlo: cambie el Tipo socio a PROVEEDOR o AMBOS.
La factura sale rechazada por datos del cliente
- Causa probable: la Razón Social o el número de documento no coinciden con los registros oficiales.
- Cómo resolverlo: use el buscador por documento para traer los datos oficiales y corrija la ficha.
Registré mal el número de documento y no puedo cambiarlo
- Causa: el sistema advierte que el documento no se modifica una vez guardado.
- Cómo resolverlo: registre la ficha correcta y deje de usar la errónea. Consulte con contabilidad qué hacer con los documentos ya emitidos.
La búsqueda por documento no trae datos
- Causa probable: el número está mal, o el servicio de consulta no responde.
- Cómo resolverlo: revise el número; si es correcto, complete a mano y reintente más tarde.
No puedo guardar
- Causa probable: falta alguno de los cinco obligatorios: Tipo socio, Documento, Número DOC., Razón Social o Dirección Fiscal.
- Cómo resolverlo: complételos.
No encuentro al socio en un catálogo enorme
- Cómo resolverlo: use los filtros de Tipo socio y Tipo documento antes de buscar por nombre.
No veo el menú «Clientes / Proveedores»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- Este catálogo es el que más crece y el que más rápido se ensucia. La disciplina de buscar antes de crear vale más que cualquier limpieza posterior.
- Nombre a un responsable del maestro de socios, idealmente en administración.
- Los datos fiscales aquí registrados determinan si sus facturas son aceptadas: trátelos con el mismo cuidado que los de su propia empresa.
- Todo cambio queda registrado en la auditoría del sistema.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, envíe una captura y la hora a soporte.