Documentos del vehículo
1. Descripción general
Es el archivo digital de los documentos de la flota: SOAT, inspección técnica, tarjetas de circulación, pólizas, certificados y todo documento de una unidad que tenga vencimiento.
Cada documento se registra con su emisión, su vencimiento, el archivo escaneado y su costo. Ese último dato permite además conocer cuánto cuesta mantener en regla a cada unidad.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Ingresa una unidad nueva a la flota.
- Se renueva el SOAT o la inspección técnica.
- Hay que adjuntar el escaneo de un documento.
- Se revisa qué unidades tienen documentos por vencer o vencidos.
- El conductor necesita el documento y no lo tiene a mano.
- Se quiere saber cuánto cuesta la documentación de la flota.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Registro de vehículos | Las unidades cuyos documentos se registran. La ficha del vehículo también tiene sus propios campos de vencimiento. |
| Tipo de documentos | Provee los tipos clasificados como VEHÍCULO. |
| Dashboard general / por local | Muestran las alertas de documentos vencidos. |
| Manifiestos / Guías | Una unidad en operación debe tener su documentación vigente. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Documentos > Documentos del Vehículo.
- La pantalla se titula «Vehiculo», dentro de la sección Documentos.
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo / EDITAR / Eliminar: sin permiso de creación, edición o baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Registrar un documento: sección 4.1. Renovar: 4.2. Costo de la flota: 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Listado
Botón Nuevo arriba a la derecha.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | Botón EDITAR y opción Eliminar. |
| VEHÍCULO | La unidad. |
| TIPO DOCUMENTO | Clase de documento. |
| DOCUMENTO | Número o identificación. |
| FECHA EMISION | Cuándo se emitió. |
| FECHA VENCIMIENTO | Cuándo vence. |
| COSTO | Lo que costó el documento. |
| ARCHIVO | El escaneo adjunto. |
3.2. Ventana «Nuevo Documento» / «Editar Documento»
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Vehiculo (*) | Sí | La unidad a la que pertenece. |
| Tipo Documento (*) | Sí | Del catálogo; solo aparecen los clasificados como VEHÍCULO. |
| Documento (*) | Sí | Número o identificación del documento. |
| Archivo | No | Escaneo o fotografía. |
| Fecha Emisión (*) | Sí | Fecha de emisión. |
| Fecha Vencimiento (*) | Sí | Fecha de vencimiento. |
| Costo | No | Lo que costó obtenerlo o renovarlo. |
Botones: Cerrar y Guardar.
El escaneo debe viajar con la unidad
Un SOAT que existe pero nadie encuentra es un SOAT vencido a efectos prácticos. Adjunte el archivo: permite enviárselo al conductor por mensajería en minutos si lo detienen en un control.
El campo «Costo» convierte el archivo en información de gestión
Registrarlo permite saber cuánto cuesta al año mantener documentada cada unidad, y presupuestar las renovaciones en lugar de que aparezcan como gastos sorpresa.
La ficha del vehículo también tiene fechas de vencimiento
En Configuración > Registro de vehículos, pestaña DATOS 3, hay campos de vencimiento (SOAT, inspección técnica, pólizas). Este módulo es el archivo con el documento adjunto. Manténgalos coherentes: si actualiza uno, actualice el otro.
3.3. Ventana «Eliminar Documento»
Casilla «Confirmo realizar la eliminación», aviso de acción irreversible y botón Eliminar Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar un documento de una unidad
- Documentos > Documentos del Vehículo → Nuevo.
- Seleccione el Vehiculo.
- Elija el Tipo Documento (por ejemplo, SOAT).
- Registre el número en Documento.
- Escanee o fotografíe el documento y cárguelo en Archivo.
- Complete Fecha Emisión y Fecha Vencimiento.
- Registre el Costo de obtenerlo.
- Pulse Guardar.
4.2. Caso: Renovar el SOAT de una unidad
- Ubique el documento vencido o por vencer.
- Pulse EDITAR.
- Actualice Fecha Emisión y Fecha Vencimiento.
- Reemplace el archivo por el nuevo escaneo.
- Actualice el Costo de la renovación.
- Guarde.
- Actualice también la fecha en Registro de vehículos, pestaña DATOS 3.
4.3. Caso: Enviar un documento al conductor en ruta
- Ubique la unidad y el documento.
- Abra el ARCHIVO adjunto y envíeselo.
4.4. Caso: Conocer el costo de documentar la flota
- Revise la columna COSTO de los documentos del período.
- Súmelos por unidad para saber cuánto cuesta mantener cada vehículo en regla.
4.5. Caso: Revisar los vencimientos próximos
- Revise las alertas del Dashboard general o por local.
- Vuelva aquí para gestionar la renovación de lo que esté por vencer.
5. Buenas prácticas de uso
- Cargue los documentos al incorporar la unidad, no después.
- Adjunte siempre el escaneo: es lo que resuelve un control en carretera.
- Registre el costo de cada renovación: convierte el módulo en una herramienta de presupuesto.
- Actualice el sistema el mismo día de la renovación.
- Mantenga coherencia con las fechas de la ficha del vehículo.
- Revise las alertas semanalmente y gestione lo que está por vencer, no lo ya vencido.
- No despache unidades con documentos vencidos.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
El tipo de documento no aparece
- Causa probable: está clasificado como PERSONAL y no como VEHÍCULO.
- Cómo resolverlo: corríjalo en Configuración > Tipo de documentos.
El vehículo no aparece en la lista
- Causa probable: está suspendido en el registro de vehículos.
- Cómo resolverlo: revise su estado en Configuración > Registro de vehículos.
Un documento renovado sigue como vencido en el dashboard
- Causas probables: no se actualizó aquí, o no se actualizó la fecha en la ficha del vehículo.
- Cómo resolverlo: actualice ambos lugares.
El archivo no se adjunta
- Causa probable: el archivo es demasiado grande.
- Cómo resolverlo: reduzca la resolución del escaneo.
Detuvieron una unidad y el conductor no tenía el documento
- Cómo resolverlo: si estaba adjunto, envíeselo desde aquí. Si no lo estaba, es exactamente el problema que este módulo existe para evitar: cargue el escaneo de toda la flota.
No puedo guardar
- Causa probable: falta Vehiculo, Tipo Documento, Documento, Fecha Emisión o Fecha Vencimiento.
- Cómo resolverlo: complete los campos con (*).
No sé cuánto gasto en documentación
- Causa probable: el campo Costo está vacío en los registros.
- Cómo resolverlo: complételo en cada renovación de aquí en adelante.
No veo el menú «Documentos del Vehículo»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La documentación de la flota es requisito legal para operar: este módulo es lo que evita que un vencimiento pase inadvertido.
- Los archivos adjuntos resuelven controles en carretera; las fechas alimentan las alertas. Necesita las dos cosas.
- El costo transforma el módulo de un archivo pasivo en una herramienta de presupuesto anual.
- Trabaje siempre sobre lo que está por vencer: cuando el documento ya venció, el problema ya existe.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.