Órdenes de compra
1. Descripción general
Es la solicitud formal de compra a un proveedor: el documento que autoriza y deja constancia de qué se va a comprar, a quién, a qué precio y con qué condición de pago.
Es el paso previo a la compra: primero se emite la orden, y cuando la mercadería llega se registra la compra a partir de ella. Incluye un campo de prioridad para distinguir lo urgente de lo regular.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Hay artículos por debajo del stock mínimo que hay que reponer.
- El taller solicita repuestos para una reparación.
- Se formaliza una cotización aceptada a un proveedor.
- Hay que dejar constancia de quién autorizó una compra.
- Se anula una orden que no se concretará.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Artículos | Lo que se solicita comprar. |
| Compras | Se registran desde la orden cuando llega la mercadería. |
| Clientes / Proveedores | El proveedor y su cuenta bancaria. |
| Monedas / Tipo de cambio | Para compras en divisa. |
| Pagos de compras al crédito | Donde se pagan las compras a crédito. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Almacén / Taller > Órdenes de Compra.
- La pantalla se titula «Órdenes de Compras».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Emitir una orden: sección 4.1. Anular: 4.4.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros y listado
Botón Nuevo, filtros de Fecha Desde y Fecha Hasta, y botón Buscar.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | VISUALIZAR, Editar y Anular. |
| ESTADO | Situación de la orden. |
| FECHA | Fecha de emisión. |
| SERIE / NÚMERO | Numeración. |
| PROVEEDOR | A quién se compra. |
| IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
| PRIORIDAD | Regular, alta o urgente. |
3.2. Ventana «Nueva Orden compra»
Datos del documento:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la orden. |
| Serie (*) / Número (*) | Sí | Numeración. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda de la compra. |
| Tipo de Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Condición de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días a Pagar (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Prioridad (*) | Sí | REGULAR, ALTA o URGENTE. |
Proveedor y gestión:
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Proveedor (*) | Sí | A quién se compra. |
| Número de Cotización | No | Cotización que respalda la compra. |
| Cuenta Bancaria de Proveedor | No | Cuenta para el pago. |
| Contacto del Proveedor | No | Persona de contacto. |
| Solicitante | No | Quién pide la compra. |
| Motivo | No | Por qué se compra. |
| Lugar de Entrega | No | Dónde debe entregarse. |
| Autorizado por: | No | Quién aprobó la compra. |
| Observaciones | No | Notas de la orden. |
Ítems: con Agregar Nuevo Item se detalla lo solicitado, con las columnas ARTÍCULO, DESCRIPCIÓN, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, PRECIO UNITARIO, IGV e IMPORTE.
El tratamiento del IGV se elige entre INCLUIDO IGV y MÁS IGV.
Antes de guardar hay que marcar «Confirmo que los datos llenados en el formulario son correctos».
«INCLUIDO IGV» y «MÁS IGV» cambian el total
Si el proveedor cotizó sin IGV y usted registra como incluido, el importe quedará mal. Confirme con la cotización antes de elegir.
Complete «Solicitante» y «Autorizado por»
Son campos opcionales, pero son los que después permiten saber quién pidió y quién aprobó una compra. En una revisión, esa trazabilidad vale mucho.
3.3. Ventana «Anular Orden de Compra»
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación», advierte que no se podrá revertir, y se confirma con Anular Ahora!.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Emitir una orden de compra
- Revise en Artículos qué está por debajo del stock mínimo.
- Almacén / Taller > Órdenes de Compra → Nuevo.
- Verifique Fecha, Serie y Número.
- Elija Moneda, verifique el Tipo de Cambio y la Condición de Pago.
- Indique la Prioridad según la urgencia real.
- Seleccione el Proveedor y complete sus datos de contacto y cuenta.
- Registre el Número de Cotización si la hay.
- Complete Solicitante, Motivo, Lugar de Entrega y Autorizado por:.
- Pulse Agregar Nuevo Item por cada artículo solicitado.
- Verifique el tratamiento del IGV y el importe total.
- Marque «Confirmo que los datos llenados en el formulario son correctos».
- Pulse Guardar y envíe la orden al proveedor.
4.2. Caso: Emitir una orden urgente
- Siga el flujo anterior eligiendo Prioridad: URGENTE.
- Deje el motivo bien explicado: la prioridad debería justificarse.
4.3. Caso: Registrar la compra cuando llega la mercadería
- Vaya a Almacén / Taller > Compras.
- Use Nuevo desde Orden y seleccione esta orden de compra.
- Complete los datos del comprobante recibido.
4.4. Caso: Anular una orden que no se concretó
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
5. Buenas prácticas de uso
- Emita la orden antes de comprar, no después para justificar.
- Use la prioridad con criterio. Si todo es urgente, nada lo es.
- Registre la cotización que respalda el precio acordado.
- Complete solicitante y autorizante: es la trazabilidad de la compra.
- Verifique el tratamiento del IGV contra la cotización del proveedor.
- Revise las órdenes pendientes periódicamente: una orden emitida sin compra registrada es mercadería que no llegó.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«No existe items»
- Causa: intentó guardar sin agregar artículos.
- Cómo resolverlo: use Agregar Nuevo Item.
«Existe item sin Descripción»
- Causa: un ítem quedó sin descripción.
- Cómo resolverlo: complete la descripción de todas las líneas.
El proveedor no aparece
- Cómo resolverlo: regístrelo en Configuración > Clientes / Proveedores como PROVEEDOR o AMBOS.
La cuenta bancaria del proveedor no aparece
- Causa probable: su ficha no tiene cuentas registradas.
- Cómo resolverlo: agréguelas en su ficha, pestaña Cuentas Bancarias.
El importe no coincide con la cotización
- Causa probable: el tratamiento del IGV elegido no corresponde.
- Cómo resolverlo: cambie entre INCLUIDO IGV y MÁS IGV según cómo cotizó el proveedor.
El importe en divisa sale mal
- Causa probable: el Tipo de Cambio está desactualizado.
- Cómo resolverlo: actualícelo en Configuración > Monedas / Tipo de cambio.
No puedo guardar
- Causa probable: falta un campo con (*), o no marcó la casilla de confirmación.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario y marque la confirmación.
No veo el menú «Órdenes de Compra»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La orden de compra es el control previo del gasto: emitirla después de comprar la convierte en un trámite vacío.
- Solicitante, autorizante y cotización son los tres datos que sostienen la trazabilidad.
- Revise las órdenes emitidas sin compra: son compromisos abiertos con proveedores.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.