Compras
1. Descripción general
Registra la entrada de mercadería al almacén con su comprobante: es lo que aumenta el stock de los artículos.
Puede registrarse desde cero o, mejor, a partir de una orden de compra ya emitida. Además del comprobante y el proveedor, registra el origen del pago y el medio con el que se pagó, y permite generar los códigos QR de lo recibido en el mismo acto.
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Llega mercadería al almacén y hay que ingresarla.
- Se recibe la factura de un proveedor por repuestos.
- Hay que registrar una compra que venía de una orden de compra.
- Se necesita etiquetar con QR lo que acaba de ingresar.
- Se anula una compra mal registrada.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Órdenes de compra | El origen recomendado de la compra. |
| Artículos | Su stock aumenta con la compra. |
| Kardex | Registra el movimiento de ingreso. |
| Clientes / Proveedores | El proveedor. |
| Pagos de compras al crédito | Donde se pagan las compras a crédito. |
| Tesorería | El pago impacta en caja o banco. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Almacén / Taller > Compras.
- La pantalla se titula «Compras».
2.2. Si falta una opción o no puede guardar
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
- Sin botón Nuevo: sin permiso de creación.
- Sin Anular: sin permiso de baja.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Desde una orden: sección 4.1. Directa: 4.2. QR: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Barra superior
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Nuevo | Registra una compra desde cero. |
| Nuevo desde Orden | Registra la compra a partir de una orden de compra. |
| Buscar | Aplica los filtros de fecha. |
Prefiera «Nuevo desde Orden»
Trae los artículos y las condiciones de la orden ya cargados: menos tecleo, menos errores, y deja la compra vinculada a su orden para la trazabilidad.
3.2. Columnas del listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| ACCIÓN | VISUALIZAR, Editar y Anular. |
| FECHA | Fecha de la compra. |
| ESTADO | Situación. |
| SERIE / NÚMERO | Numeración del comprobante. |
| CONDICIÓN PAGO | Contado o crédito. |
| ORIGEN PAGO | De dónde salió el dinero. |
| PAGADO POR | Medio con el que se pagó. |
| VENCIMIENTO | Fecha de vencimiento, en compras a crédito. |
| ORDEN DE COMPRA | Orden que la originó. |
| PROVEEDOR | A quién se compró. |
| IMPORTE / TIPO CAMBIO | Valores. |
3.3. Ventana de registro
| Campo | Obligatorio | Detalle |
|---|---|---|
| Fecha (*) | Sí | Fecha de la compra. |
| Comprobante (*) | Sí | Tipo de documento recibido. |
| Serie (*) / Número (*) | Sí | Numeración del comprobante. |
| Moneda (*) | Sí | Moneda de la compra. |
| Tipo de Cambio (*) | Sí | Cotización aplicada. |
| Condición de Pago (*) | Sí | CONTADO o CRÉDITO. |
| Días a Pagar (*) | Solo en crédito | Plazo acordado. |
| Origen de pago | No | Sede o fuente del pago (por ejemplo LIMA o HUANCAYO). |
| Pagado mediante | No | Cuenta o caja con la que se pagó: BCP CORRIENTE, BCP AHORRO, BBVA, CAJA HUANCAYO o CAJA CHICA. |
| Proveedor (*) | Sí | A quién se compró. |
| Observaciones | No | Notas de la compra. |
| Generar Impresión QR inmediatamente | No | Imprime los QR de lo ingresado al guardar. |
Ítems: con Agregar Nuevo Item, con las columnas ARTÍCULO, DESCRIPCIÓN, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, PRECIO UNITARIO, IGV e IMPORTE. El IGV se trata como INCLUIDO IGV o MÁS IGV.
Antes de guardar hay que marcar «Confirmo que los datos llenados en el formulario son correctos».
Las cantidades registradas son las que entran al stock
Registre lo que realmente llegó, no lo que decía la orden. Si el proveedor envió menos, registre menos: de lo contrario el sistema mostrará stock que no existe.
Marque «Generar Impresión QR inmediatamente»
Etiquetar en el momento del ingreso es la única forma de que las etiquetas realmente se peguen. Si lo deja para después, no ocurre.
3.4. Ventana de anulación
Pide marcar «Confirmo realizar la anulación», advierte que no se podrá revertir, y se confirma con Anular Ahora!.
Anular una compra revierte el stock
La mercadería ingresada dejará de figurar en el inventario. Si ya se consumió, el stock puede quedar en negativo o inconsistente. Anule solo compras registradas por error, y verifique el kardex después.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Registrar una compra desde una orden de compra
- Almacén / Taller > Compras → Nuevo desde Orden.
- Seleccione la orden de compra correspondiente.
- Verifique que los artículos y cantidades coincidan con lo recibido; ajuste si llegó menos.
- Complete Comprobante, Serie y Número del documento del proveedor.
- Verifique Moneda, Tipo de Cambio y Condición de Pago.
- Indique Origen de pago y Pagado mediante.
- Marque Generar Impresión QR inmediatamente si va a etiquetar.
- Marque la casilla de confirmación y pulse Guardar.
- Verifique el stock de los artículos en Artículos.
4.2. Caso: Registrar una compra directa
- Nuevo.
- Complete todos los datos del comprobante y del proveedor.
- Pulse Agregar Nuevo Item por cada artículo recibido.
- Verifique el tratamiento del IGV y el importe.
- Marque la confirmación y pulse Guardar.
4.3. Caso: Etiquetar con QR lo que ingresó
- Al registrar la compra, marque Generar Impresión QR inmediatamente.
- Guarde: se generará la impresión de los códigos.
- Etiquete la mercadería antes de guardarla en su ubicación.
4.4. Caso: Registrar una compra a crédito
- En Condición de Pago, elija CRÉDITO.
- Complete Días a Pagar.
- Guarde y verifique la columna VENCIMIENTO.
- El pago se registrará después en Tesorería > Pagos de Compras al Crédito.
4.5. Caso: Anular una compra
- Menú de la fila → Anular.
- Marque la confirmación y pulse Anular Ahora!.
- Verifique el kardex de los artículos afectados.
5. Buenas prácticas de uso
- Registre la compra el día que llega la mercadería, no cuando llega la factura.
- Cuente físicamente antes de registrar: lo que ingrese es lo que el sistema dará por existente.
- Use «Nuevo desde Orden» siempre que exista la orden.
- Etiquete con QR en el momento del ingreso.
- Registre el origen y el medio de pago: es lo que permite conciliar después.
- Verifique el stock tras cada compra.
- No anule compras con mercadería ya consumida sin consultar.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
«Existe item sin Descripción»
- Causa: un ítem quedó incompleto.
- Cómo resolverlo: complete la descripción de todas las líneas.
El stock no aumentó tras la compra
- Causas probables: la compra no llegó a guardarse, o fue anulada.
- Cómo resolverlo: verifique el estado de la compra y el Kardex del artículo.
La orden de compra no aparece en «Nuevo desde Orden»
- Causas probables: ya tiene compra registrada, o fue anulada.
- Cómo resolverlo: verifíquelo en Órdenes de Compra.
Llegó menos mercadería de la que decía la orden
- Cómo resolverlo: ajuste las cantidades al registrar la compra. Deje constancia en las observaciones y reclame al proveedor.
El importe no coincide con la factura
- Causa probable: el tratamiento del IGV no corresponde.
- Cómo resolverlo: cambie entre INCLUIDO IGV y MÁS IGV.
El stock quedó en negativo tras anular
- Causa: se anuló una compra cuya mercadería ya se había consumido.
- Cómo resolverlo: regularice con un ajuste de inventario y revise el kardex. Consulte con el jefe de almacén.
No puedo guardar
- Causa probable: falta un campo con (*) o la casilla de confirmación.
- Cómo resolverlo: recorra el formulario y marque la confirmación.
No veo el menú «Compras»
- Cómo resolverlo: solicite el permiso de vista en Roles y permisos; cierre sesión y vuelva a entrar.
7. Recomendaciones finales
- La compra es la puerta de entrada del inventario: lo que se registre mal aquí se arrastra a todo el kardex.
- Contar antes de registrar es la única forma de que el stock del sistema coincida con el físico.
- El circuito completo es orden de compra → compra → pago: respetarlo da control sobre el gasto.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.