Utilidad
1. Descripción general
Es el reporte gerencial de rentabilidad: contrasta ingresos contra egresos para mostrar la utilidad de la empresa, con desglose por mes y por local.
Es la vista de más alto nivel del sistema. Mientras el resto de reportes muestran operación o movimientos, este responde la pregunta de fondo: ¿se está ganando dinero, y dónde?
1.1. Cuándo usar esta pantalla (casos típicos)
- Cierre mensual: revisar la utilidad del período.
- Comparar la rentabilidad entre locales.
- Ver la evolución mensual a lo largo del año.
- Preparar información para directorio o gerencia.
- Detectar meses o agencias con resultado negativo.
1.2. Relación con otros módulos
| Módulo | Relación |
|---|---|
| Tesorería | Los ingresos y egresos que se consolidan. |
| Caja / Caja chica | Origen de los movimientos. |
| Facturación | Los ingresos facturados. |
| Gastos operativos / Liquidaciones | Los egresos de la operación. |
| Locales anexos | La comparación por agencia. |
2. Acceso al módulo y permisos
2.1. Cómo abrir esta pantalla
- Menú izquierdo: Reportes Generales > Utilidad.
- La pantalla se titula «Utilidad» e incluye la sección Gráficos Gerenciales.
2.2. Si falta una opción
- No aparece en el menú: sin permiso de vista.
Muestra la rentabilidad completa de la empresa. El acceso debería estar limitado a gerencia y dirección, no al personal operativo ni administrativo.
2.3. Dónde está el «cómo lo hago»
- Ver la utilidad del año: sección 4.1. Comparar locales: 4.3.
3. Pantallas y componentes principales
3.1. Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Seleccionar Año | Ejercicio a consultar. |
| Seleccionar Mes | Mes concreto, o Todos los meses. |
| Fecha Desde / Fecha Hasta | Período específico. |
Botones Actualizar Datos para refrescar y Exportar para descargar.
Es la vista más útil para gerencia: muestra cómo se comportó cada mes del ejercicio y permite identificar estacionalidad y meses problemáticos.
3.2. Bloques del reporte
| Bloque | Qué muestra |
|---|---|
| Importe mensuales | La evolución del resultado mes a mes. |
| Importe por locales | Cómo se distribuye entre las agencias. |
| UTILIDADES | El resultado consolidado. |
| UTILIDADES POR LOCALES | El resultado desglosado por agencia. |
3.3. Composición del resultado
El reporte se construye contrastando dos columnas:
| Columna | Qué acumula |
|---|---|
| INGRESO | Lo que entró en el período. |
| EGRESO | Lo que salió. |
Con el detalle por LOCAL, MOTIVO e IMPORTE.
Si hay gastos operativos sin cargar, viajes sin liquidar o cobros sin registrar, la utilidad mostrada es optimista. Antes de tomar una decisión basada en este reporte, verifique que el período esté cerrado: gastos cargados, viajes liquidados y cobros al día.
Puede estar absorbiendo costos que benefician a toda la red, o tener gastos mal atribuidos. Antes de concluir, revise cómo se le están cargando los egresos.
3.4. Gráficos gerenciales
La sección Gráficos Gerenciales presenta la información en formato visual, para lectura rápida de tendencias.
4. Flujos de uso paso a paso
4.1. Caso: Revisar la utilidad del año
- Reportes Generales > Utilidad.
- En Seleccionar Año, elija el ejercicio.
- En Seleccionar Mes, elija Todos los meses.
- Pulse Actualizar Datos.
- Revise Importe mensuales para ver la evolución.
4.2. Caso: Analizar el resultado de un mes
- Seleccione el Año y el Mes concreto.
- Actualice y revise UTILIDADES.
- Contraste INGRESO contra EGRESO y revise los MOTIVO de los egresos principales.
4.3. Caso: Comparar la rentabilidad entre locales
- Fije el período.
- Revise Importe por locales y UTILIDADES POR LOCALES.
- Identifique las agencias con mejor y peor resultado.
- Antes de concluir, verifique cómo se les están atribuyendo los egresos.
4.4. Caso: Preparar información para gerencia
- Fije el período a presentar.
- Actualice los datos.
- Revise los Gráficos Gerenciales.
- Pulse Exportar para llevarse el detalle.
4.5. Caso: Investigar un mes con resultado negativo
- Aísle ese mes con los filtros.
- Revise los MOTIVO de los egresos más grandes.
- Baje al detalle en Tesorería > Flujo de caja y en Gastos operativos.
5. Buenas prácticas de uso
- Cierre el período antes de analizarlo: gastos cargados, viajes liquidados, cobros registrados.
- Compare períodos equivalentes, no un mes completo contra uno a medias.
- Baje al detalle cuando algo llame la atención; este reporte señala, no explica.
- Revise la atribución de egresos por local antes de juzgar una agencia.
- Exporte y archive el resultado de cada cierre.
- Trate la información como estrictamente confidencial.
6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)
La utilidad parece demasiado alta
- Causa probable: hay egresos sin registrar: gastos operativos no cargados o viajes sin liquidar.
- Cómo resolverlo: verifique en Gastos operativos y en Liquidación de gastos operativos que el período esté cerrado.
La utilidad parece demasiado baja
- Causa probable: hay ingresos sin registrar, o cobros no aplicados.
- Cómo resolverlo: revise Cuentas por cobrar y Facturas por cobrar.
Un local aparece con pérdida
- Causas probables: egresos mal atribuidos, o realmente opera con pérdida.
- Cómo resolverlo: revise el detalle de sus egresos por MOTIVO antes de concluir.
Los números cambian entre consultas
- Causa probable: se siguen registrando movimientos del período.
- Cómo resolverlo: analice sobre períodos cerrados, no sobre el mes en curso.
El reporte sale vacío
- Cómo resolverlo: verifique el año y el mes seleccionados, y pulse Actualizar Datos.
No coincide con lo que dice contabilidad
- Causa: este reporte refleja los movimientos registrados en el sistema, con criterios operativos; la contabilidad aplica criterios contables y tributarios.
- Cómo resolverlo: úselo como herramienta de gestión, no como estado financiero. Los estados formales los emite contabilidad.
No veo el menú del reporte
- Cómo resolverlo: es un permiso de dirección; solicítelo solo si su puesto lo justifica.
7. Recomendaciones finales
- Es el reporte que responde si el negocio está funcionando: dedíquele tiempo al cierre de cada mes.
- Su fiabilidad depende por completo de la disciplina de registro del resto del sistema. Un mes mal cerrado da una utilidad ficticia.
- No lo confunda con un estado financiero: es una herramienta de gestión que le anticipa lo que después confirmará contabilidad.
- Si la pantalla no coincide con este manual tras una actualización, haga una captura, anote la hora y envíela a soporte.